Os Relatórios são a vista detalhada, linha a linha, dos seus dados. Enquanto uma Análise responde a uma pergunta com gráficos, um Relatório dá-lhe a lista subjacente para que possa filtrá-la, agrupá-la e exportá-la como uma folha de cálculo.
Todos os Relatórios funcionam da mesma forma. Aprenda os controlos uma vez e eles aplicam-se em todo o lado, pelo que esta página aborda o funcionamento e a página específica de cada Relatório aborda o significado dos seus números.
Ajuda-o a responder a perguntas como:
Para que servem todos estes botões no topo de um Relatório?
Como é que obtenho apenas as linhas que me interessam?
Como é que transformo uma lista longa numa síntese?
Como é que exporto isto para uma folha de cálculo?
Até que ponto está atualizado aquilo que estou a ver?
O que consta na página
Todos os Relatórios têm as mesmas cinco partes, de cima a baixo.
O período do relatório 📅 é um intervalo de datas no canto superior esquerdo, e tudo na página é condicionado por ele. Cada Relatório baseia o período numa data específica, que nem sempre é a que seria de esperar. A página específica do Relatório indica qual.
Quatro caixas de KPI dão-lhe os números principais do período, cada uma com uma percentagem que mostra a evolução em relação ao período anterior. O ícone ℹ️ junto ao nome de um KPI explica exatamente o que está a ser contabilizado.
O relatório detalhado apresenta uma linha por registo, e é o núcleo da página. Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar por ela.
Os botões são Filtros, Colunas, Agrupar por e Descarregar, abordados um a um abaixo.
A indicação de última atualização 🕒 está no canto superior direito e diz-lhe quão atuais são os dados.
Filtros 🔍
O botão Filtros abre um painel com todos os filtros disponíveis nesse Relatório, geralmente organizados em grupos. Defina quantos quiser, e todos se aplicam em conjunto.
Os filtros existem em quatro formatos:
Escolher de uma lista. Selecione um ou mais valores, como um professor ou uma categoria. Deixe por definir para incluir tudo.
Verdadeiro / Falso. Estes filtros têm exatamente dois valores. 💡 Não selecionar nenhum não mostra tudo: para ver todos os seus registos, tem de marcar ambos Verdadeiro e Falso. Marque apenas um para restringir.
Intervalo numérico. Um mínimo e um máximo. Preencha apenas um dos lados para obter um intervalo aberto, pelo que um máximo de 3 sem mínimo significa "3 ou menos".
Intervalo de datas. Uma data de início e uma data de fim. Estas são independentes do período do relatório no topo e filtram por uma data diferente, pelo que um Relatório pode ter ambos.
Os filtros são repostos ao mudar entre vistas num Relatório que tenha mais do que uma, pelo que deve defini-los novamente depois de mudar.
⚠️ Alguns Relatórios também excluem permanentemente certos registos, independentemente do filtro aplicado. Quando isso acontece, é indicado perto do topo da página específica do Relatório, e é normalmente a razão pela qual um total parece mais baixo do que o esperado.
Colunas 📋
O botão Colunas lista todas as colunas que o Relatório pode mostrar. Marque as que pretende e desmarque as restantes.
💡 A sua escolha também afeta o Descarregar, uma vez que obtém as colunas que ativou em vez do conjunto completo. Se estiver a preparar uma folha de cálculo para outra pessoa, configure primeiro as colunas.
Agrupar por 🧮
Este é o botão mais útil da página e o menos óbvio.
Por predefinição, um Relatório mostra uma linha por registo. Ao escolher uma opção de Agrupar por, a tabela muda para uma vista de síntese: uma linha por grupo, com os números somados relativamente a tudo o que esse grupo contém. Em vez de milhares de linhas individuais, obtém uma linha por professor, por estabelecimento ou por mês.
Geralmente, pode escolher mais do que uma opção ao mesmo tempo. Agrupar por dois elementos em simultâneo dá-lhe uma linha por combinação, o que permite comparar a mesma coisa entre locais.
O que acontece às suas colunas. 💡 Esta é a parte que surpreende as pessoas. Uma linha de síntese não pode mostrar as colunas que tinha antes, porque não existe um único valor para um grupo de cem registos. Não há um único endereço de e-mail para uma linha que abrange quatro pessoas. Por isso, as colunas mudam:
Os elementos pelos quais agrupou tornam-se as primeiras colunas, identificando a linha.
Os números são somados.
As taxas e percentagens são recalculadas para o grupo inteiro em vez de serem calculadas como média entre linhas. Isso dá-lhe a resposta correta em vez de uma média de médias.
Tudo o resto desaparece, incluindo descrições, endereços de e-mail e datas e horas individuais. Se precisar dessa informação, precisa da vista sem agrupamento.
A página de cada Relatório indica as colunas de síntese que obtém e o que cada uma mede.
Agrupar por data. Quando uma data é oferecida como opção de Agrupar por, aparece um segundo controlo que lhe permite escolher o intervalo: Dia, Semana, Mês, Trimestre ou Ano. 💡 É assim que se transforma um Relatório numa tendência. Agrupe pela data, defina o intervalo para Mês, e terá uma síntese mês a mês.
Para voltar à lista completa, limpe a seleção de Agrupar por.
Descarregar ⬇️
O botão Descarregar oferece três formatos:
Excel, o mais indicado para trabalhar mais os números.
CSV, o mais indicado para importar noutro sítio.
PDF, o mais indicado para partilhar algo para ser lido e não editado.
💡 Obtém exatamente aquilo que está a visualizar: as colunas que ativou, os filtros que definiu, o período do relatório e a vista de síntese, se estiver agrupado. Configure a vista como pretende e depois descarregue.
Atualização dos dados 🕒
Nas páginas de Relatórios, os dados são atualizados de hora a hora. A indicação de Última atualização no canto superior direito indica-lhe quando isso ocorreu pela última vez.
Permissões
O acesso segue as suas permissões de relatórios já existentes no back office. Se conseguia ver o relatório equivalente antes, consegue ver o Relatório agora.
Todos os que conseguem ver um Relatório veem a empresa inteira, sem restrição por estabelecimento ou por local. Quando um Relatório tem um filtro de estabelecimento ou uma opção de Agrupar por estabelecimento, é assim que se restringe a informação a um único local.
Consultar o guia de um Relatório específico
Todos os Relatórios têm a sua própria página, acessível através do link 💡 Consultar o guia por baixo dos botões. Essa página explica o significado de cada coluna, quais os filtros e opções de Agrupar por que esse Relatório oferece e, quando o Relatório substitui algo do back office anterior, como reproduzir o seu antigo relatório e onde os números irão diferir.