O relatório de Despesas mostra o dinheiro que sai do seu estúdio: o que gastou, com quem gastou e quando é devido. Substitui o relatório de Despesas no back office.
Não conhece os Relatórios? Como utilizar um Relatório aborda os botões e comandos.
Ajuda-o a responder a perguntas como:
O que devo pagar este mês e como se compara com o ano passado?
Quais os fornecedores que me custam mais?
Como se divide a minha despesa pelas categorias?
Quais as despesas pontuais e quais as recorrentes?
Quem na minha equipa está a registar as despesas?
O que este relatório substitui
Este relatório substitui o relatório de Despesas do back office.
Antes de analisar os números
O período do relatório. Os filtros de intervalo de datas incidem sobre a data de vencimento da despesa, não sobre a data em que foi registada. A predefinição são os últimos 6 meses.
💡 Uma despesa registada em janeiro para uma fatura com vencimento em março conta como uma despesa de março. Se pretende ver quando as coisas foram registadas, utilize o filtro Criado em, que é independente do período do relatório.
A comparação. Cada caixa de KPI compara o período selecionado com o período equivalente anterior.
O que significa uma linha
Uma linha corresponde a uma despesa que registou. Uma despesa recorrente é uma única linha com É Recorrente definido como Verdadeiro, e não uma linha por ocorrência, pelo que uma renda mensal aparece uma vez e não doze vezes.
Os KPIs
KPI | O que mostra |
Número de despesas | Quantas despesas se vencem no período. |
Valor Total | A soma dessas despesas. |
Valor Médio | O valor médio de uma delas. |
Colunas
Coluna | O que mostra |
Descrição | Para que era a despesa, tal como a escreveu. Clique para abrir a despesa no back office. |
Valor | O valor da despesa. |
Data de Vencimento | Quando a despesa é devida. É esta a data em que se baseia o período do relatório. |
Staff Atribuído | O membro do staff a quem a despesa está atribuída. Fica em branco quando não foi atribuída a ninguém, ou quando a conta dessa pessoa já foi removida. |
Criado em | Quando a despesa foi registada. |
Fornecedor | A quem foi paga a despesa, tal como a escreveu. |
Categoria | A categoria em que a arquivou. Fica em branco se não definiu uma. |
É Recorrente | Verdadeiro quando a despesa se repete de forma agendada, Falso quando é pontual. |
Filtros
Filtro | O que faz |
Criado em | Despesas registadas num intervalo de datas. É independente do período do relatório, que utiliza a data de vencimento. |
Staff Atribuído | Um ou mais membros do staff específicos. |
Fornecedor | Um ou mais fornecedores específicos. |
Valor | Limita às despesas cujo valor esteja dentro de um intervalo. Defina um mínimo para isolar as suas maiores faturas. |
Categoria | Uma ou mais categorias específicas. |
É Recorrente | Verdadeiro para despesas agendadas, Falso para as pontuais. Selecione ambas para ver tudo. |
Agrupar por
Agrupar por | Utilize para responder a |
Data de Vencimento | Como a sua despesa evolui ao longo do tempo. Escolha o intervalo: dia, semana, mês, trimestre ou ano. |
Criado em | A mesma tendência, mas segundo quando as coisas foram registadas, em vez de quando se vencem. |
Staff Atribuído | Pelo que cada membro da sua equipa é responsável em termos de despesa. |
Categoria | Para onde vai realmente o dinheiro, que é a vista a partir da qual deve começar. |
Fornecedor | Quais os fornecedores que lhe custam mais e quais vale a pena renegociar. |
As linhas agrupadas fornecem-lhe:
Coluna de resumo | O que mede |
Valor | A soma das despesas no grupo. |
Corresponder ao seu antigo relatório do back office
Despesas
Para o reproduzir: deixe Agrupar por desativado. Defina o intervalo de datas para o mesmo período que utilizava anteriormente.
Onde estão agora as suas colunas antigas. Um / significa que a coluna não existe nesse lado.
Nome da coluna nos relatórios antigos | Nome da coluna na exportação de ficheiro Excel antigo | Nome da coluna no novo relatório (e ficheiro transferido) |
Descrição | Descrição | Descrição |
Valor | Valor | Valor |
Data de vencimento | Data de vencimento | Data de Vencimento |
Autor | Autor | Staff Atribuído |
Data de criação | Data de criação | Criado em |
Fornecedor | Fornecedor | Fornecedor |
Categoria | Categoria | Categoria |
Recorrente | Recorrente | É Recorrente |
Estúdio | Franchisado | / |
O que é diferente
Mais partes do relatório são agora filtráveis. O relatório antigo permitia filtrar por valor, data de vencimento, data de criação e se uma despesa é recorrente. Fornecedor, Categoria e Staff Atribuído são agora também filtros, e todos os três podem ser utilizados para agrupar.
Transferência
A transferência dá-lhe exatamente o que está a visualizar: as suas colunas, os seus filtros, o seu intervalo de datas e a vista de resumo, caso esteja a agrupar. Disponível em Excel, CSV ou PDF.
Atualização dos dados
Nas páginas de Relatórios, os dados são atualizados de hora a hora.
Permissões
O acesso segue as suas permissões existentes de relatórios do back office. Todos os que podem ver este relatório veem a empresa na íntegra; as despesas pertencem à empresa e não a um estabelecimento, pelo que não existe filtro de estabelecimento.
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