O relatório de Access Control mostra todas as vezes que um cliente se apresentou no teu estúdio, se a verificação permitiu a entrada e o que o staff fez em relação a isso. É o registo de quem entrou e quando.

Novo nos Relatórios? Como usar um Relatório aborda os botões e controlos.

Ajuda-te a responder a perguntas como:

Quantas pessoas entraram no mês passado e quantos clientes diferentes foram esses?
Quais são as horas do dia mais movimentadas na receção?
Com que frequência alguém é recusado, e porquê?
Com que frequência a tua equipa deixa entrar alguém cujo passe ou pagamento não estava em ordem?
Qual estabelecimento ou qual porta tem mais tráfego?
Quem fez o check-in deste cliente e que passe estava a usar?

O que este relatório substitui

Este relatório substitui o relatório Access Monitoring do Back Office.

Antes de leres os números

O período do relatório. O intervalo de datas filtra consoante quando a visita foi registada na porta ou na receção. A predefinição são os últimos 6 meses.

A comparação. Cada caixa de KPI compara o período que selecionaste com o período equivalente anterior.

O que significa uma linha

Uma linha corresponde a uma verificação de acesso: um cliente que se apresenta uma vez. Um cliente que vem duas vezes num dia aparece duas vezes.

Os KPIs

KPI	O que mostra
Número de Visitas	Quantas verificações de acesso foram registadas no período.
Número de Clientes	De quantos clientes diferentes essas visitas vieram.
Entradas Recusadas	Visitas em que o cliente foi recusado.
Substituições de Estado	Visitas em que a verificação concluiu que o cliente não era válido, mas o staff deixou-o entrar mesmo assim.

💡 Substituições de Estado é o número a que vale a pena prestar atenção. Cada uma delas representa um cliente que entrou com um passe expirado, uma fatura por pagar ou sem reserva, e é a diferença entre o que as tuas regras dizem e o que acontece na receção.

Colunas

Coluna	O que mostra
Nome do Cliente	O cliente que se apresentou. Clica no nome para abrir o perfil no Back Office.
Visitado em	Quando a visita foi registada. É a data em que o período do relatório se baseia.
E-mail do Cliente	O endereço de e-mail do cliente.
Número de Telefone do Cliente	O número de telefone do cliente.
Género do Cliente	O género do cliente.
ID de Membro do Cliente	O número de membro do cliente, tal como o definiste.
Hora da Visita	A hora do dia em que a visita foi registada, de 0 a 23.
Nomes dos Estabelecimentos	Todos os estabelecimentos a que a visita concedeu acesso, por ordem alfabética. Uma verificação muitas vezes dá acesso a vários.
Morada do Estabelecimento	A morada do estabelecimento a que a visita é atribuída. Quando uma verificação abrange vários estabelecimentos, esta é a primeira por ordem alfabética.
Motivo da Visita	A reserva que justificou a visita. Fica em branco quando o cliente não tinha nenhuma reserva relevante no momento da verificação, o que acontece em cerca de seis em cada dez visitas.
Estado de Acesso Inicial	O que a verificação concluiu quando o cliente se apresentou pela primeira vez: Válido quando nada impediu a visita, Aviso quando algo precisava de atenção, Não válido quando o acesso deveria ter sido negado.
Estado de Acesso Atualizado	O estado depois de o cliente resolver o que o estava a impedir durante a visita, comprando um passe ou liquidando uma fatura na receção. Fica em branco quando nada mudou.
Estado de Acesso	A conclusão final da verificação, após qualquer ação tomada durante a visita.
Admissão	O que a tua equipa fez, na prática: Entrou, Entrada recusada, ou Não especificado quando não foi registada nenhuma decisão. Isto é diferente do Estado de Acesso, uma vez que o staff pode admitir um cliente cujo estado não é válido.
Nome do Passe do Cliente	O passe em que a verificação se baseou, ou seja, o que o cliente usaria para participar. Fica em branco quando o cliente não tinha nenhum passe que a verificação considerasse relevante.
E-mail do Staff	O membro do staff que registou a visita. Fica em branco quando o cliente fez o check-in sozinho numa porta.
Tipo de Controlo	Como a verificação foi feita: Access Monitoring quando um membro do staff fez o check-in do cliente a partir do Back Office, Self Service quando o cliente fez o check-in sozinho numa porta.
Nome da Porta	A porta que o cliente abriu. Fica em branco a menos que a visita tenha passado por uma porta ligada.
Distância à Porta (Metros)	A que distância estava o telemóvel do cliente da porta, em metros, quando esta abriu.
Nome do Local	O local a que o estabelecimento pertence. Fica em branco quando o estabelecimento não está agrupado num local.

⚠️Aviso no Estado de Acesso Inicial não significa que o cliente foi recusado. Assinala algo que precisava de atenção, como uma fatura por pagar ou um passe prestes a terminar. Usa a Admissão para ver o que foi decidido.

Filtros

Filtro	O que faz
E-mail do Cliente	Um ou mais clientes específicos, por endereço de e-mail.
Estado de Acesso	Visitas cuja conclusão final foi Válido, Aviso ou Não válido.
Admissão	Visitas em que o cliente Entrou, teve Entrada recusada, ou em que nada foi registado.
Estado de Acesso Inicial	A conclusão a que a verificação chegou antes de algo ser resolvido na receção.
Tipo de Controlo	Access Monitoring para check-ins na receção, Self Service para check-ins na porta.
Motivo da Visita	Visitas justificadas por uma reserva específica.
Nomes dos Estabelecimentos	Visitas que concedem acesso a um ou mais estabelecimentos específicos.
Nome da Porta	Visitas através de uma ou mais portas específicas.
Nome do Local	Visitas em estabelecimentos de um ou mais locais específicos.
Hora da Visita (0-23)	Limita a visitas registadas dentro de um intervalo de horas. Define 6 a 9 para o público do início da manhã.
Nome do Passe do Cliente	Visitas em que a verificação se baseou num passe específico.
E-mail do Staff	Visitas registadas por um ou mais membros do staff específicos.

Agrupar por

Agrupar por	Usa para responder a
Visitado em	Se o número de visitas está a crescer. Escolhe o intervalo: dia, semana, mês, trimestre ou ano.
Cliente	Quem são os teus visitantes mais frequentes e quem está a ser recusado repetidamente.
Estado de Acesso Inicial	Quantas pessoas chegam com algo errado antes de ser resolvido na receção.
Estado de Acesso	A divisão entre verificações válidas, com aviso e inválidas.
Nomes dos Estabelecimentos	Quais os estabelecimentos com mais tráfego.
Admissão	A divisão geral entre pessoas que entraram e pessoas que foram recusadas.
Tipo de Controlo	Que parte dos teus check-ins acontece na receção em comparação com a porta.
Nome da Porta	Quais as portas realmente usadas.
Hora da Visita	As tuas horas mais movimentadas, a vista a usar para organizar a equipa da receção.
Nome do Local	Tráfego por local em vez de por estabelecimento individual.

As linhas agrupadas dão-te:

Coluna de resumo	O que mede
Número de Visitas	Quantas verificações de acesso pertencem ao grupo.
Entradas Recusadas	Quantas dessas visitas terminaram com o cliente recusado.
Substituições de Estado	Quantas entraram apesar de a verificação ter concluído que não eram válidas.
Taxa de Recusa	A percentagem dessas visitas em que o cliente teve a entrada recusada.
Taxa de Substituição	A percentagem em que a verificação indicou não válido e o cliente entrou mesmo assim.

Correspondência com o teu antigo relatório do back office

Studio Access

Onde estão agora as tuas colunas antigas. Uma / significa que a coluna não existe nesse lado.

Nome da coluna nos relatórios antigos	Nome da coluna na exportação antiga para Excel	Nome da coluna no novo relatório (e no ficheiro descarregado)
Primeiro nome	Primeiro nome	Nome do Cliente
Último nome	Último nome	Nome do Cliente
E-mail	E-mail	E-mail do Cliente
Telefone	Telefone	Número de Telefone do Cliente
Sexo	Sexo	Género do Cliente
ID de Membro	ID de Membro	ID de Membro do Cliente
Data da visita	Data da visita	Visitado em
Hora da visita	Hora da visita	Visitado em / Hora da Visita
Local	local	Nome do Local
Morada	Morada	Morada do Estabelecimento
Estabelecimento	Estabelecimento	Nomes dos Estabelecimentos
Motivo da visita	Motivo da visita	Motivo da Visita
Estado de autorização	Estado de autorização	Estado de Acesso Inicial
Estado atualizado	Estado atualizado	Estado de Acesso Atualizado
Admissão	Admissão	Admissão
ID da Porta	door_id	/
Nome da porta	door_name	Nome da Porta
Distância da porta (m)	door_distance	Distância à Porta (Metros)
Estúdio	Franchisee	/
/	/	Estado de Acesso
/	/	Nome do Passe do Cliente
/	/	E-mail do Staff
/	/	Tipo de Controlo

O que é diferente

Data e hora são agora uma única coluna. O relatório antigo tinha uma Data da visita e uma Hora da visita separadas; aqui, Visitado em contém ambas, e Hora da Visita dá-te apenas a hora para filtrar e agrupar. Se precisares delas como duas colunas separadas numa folha de cálculo, consulta Dividir data e hora no Excel.
A janela horária é agora um filtro. O relatório antigo permitia restringir a um intervalo de horas em todos os dias do período. Agora podes usar o filtro Hora da Visita (0-23), que também pode ser usado para agrupar.
Quatro colunas são novas. Estado de Acesso mostra a conclusão final da verificação, enquanto o relatório antigo apenas dava a inicial e a atualização. Tipo de Controlo indica se a verificação aconteceu na receção ou numa porta, algo que o relatório antigo nunca distinguia. Nome do Passe do Cliente e E-mail do Staff também são novos.
Primeiro nome e Último nome foram combinados numa única coluna, Nome do Cliente.

Descarregar

O download dá-te exatamente o que estás a ver: as tuas colunas, os teus filtros, o teu intervalo de datas e a vista de resumo, caso estejas a agrupar. Disponível em Excel, CSV ou PDF.

Atualização dos dados

Nas páginas de Relatórios, os dados são atualizados de hora a hora.

Permissões

O acesso segue as permissões de relatórios já existentes no Back Office. Todos os que conseguem ver este relatório veem todos os estabelecimentos da tua empresa; usa o filtro Nomes dos Estabelecimentos, ou agrupa por Nomes dos Estabelecimentos ou Nome do Local, para restringir a um único local.

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Relatórios: Access Control