A seguinte lógica aplica-se tanto à entrada manual como à entrada automática. Lembra-te de que:
A entrada manual permite-te verificar a validade do acesso dos membros em tempo real e garantir que apenas membros autorizados entram no teu estúdio. As informações mais importantes do membro são apresentadas rapidamente à receção do teu estúdio, garantindo um fluxo tranquilo tanto para os teus membros como para os teus Medewerkers.
A entrada automática permite que o teu membro entre de forma autónoma no teu estúdio. Esta funcionalidade elimina a necessidade de controlar manualmente cada entrada e permite que os teus Medewerkers se concentrem no que realmente importa.
Como tudo acontece nos bastidores, é importante que compreendas a lógica do Access Control, para saberes quando um membro pode entrar e quando não pode.
Antes de leres este artigo, certifica-te de que configuraste tudo corretamente para que o Access Control funcione.
Descobre aqui como os teus membros podem encontrar as suas credenciais de acesso aqui.
O membro pode entrar
Para que um membro possa entrar no estúdio, vamos verificar o seguinte:
1 - Localização
Para garantir que o membro está no local certo, o sistema verifica a localização do membro. Para a entrada manual e a entrada automática, o método utilizado não é o mesmo:
Entrada manual
A localização será baseada no estabelecimento associado aos Medewerkers com sessão iniciada. Apenas os membros com passes ou reservas compatíveis com o estabelecimento dos Medewerkers poderão entrar.
Entrada automática
A localização será baseada na geolocalização do telemóvel do membro. Os membros só poderão entrar em estabelecimentos com os quais os seus passes ou reservas sejam compatíveis.
Isto aplica-se apenas a passes e aulas em grupo, não a marcações ou passes de marcação.
2 - Verificação dos passes e subscrições
De seguida, verificamos se o membro possui pelo menos um passe com a opção Conceder acesso ao estúdio ativada.
Caso contrário, avançamos para a parte número 3.
Caso sim, avançamos para as restantes verificações desta secção.
De seguida, verificamos se o passe é válido e está ativo:
A data de check-in deve estar dentro do período de validade do passe.
O passe não deve estar bloqueado.
Recomendamos vivamente que atives a funcionalidade Desativar subscrições quando os pagamentos falham para bloquear os passes associados a subscrições quando uma subscrição não é paga.
Podes ativá-la em Definições> Faturação.
O passe não deve estar revertido (associado a uma fatura cancelada).
Se o passe fizer parte de uma subscrição, esta não deve estar atualmente em pausa.
Se o passe estiver restrito a determinados horários, a entrada deve ocorrer no dia e horário indicados.
3 - Verificação de marcações futuras
Esta funcionalidade tem de ser ativada, consulta como.
Se esta funcionalidade estiver ativada e o membro não tiver validado as verificações da secção número 2, vamos verificar se o membro tem uma reserva futura e se essa sessão está prestes a começar dentro do intervalo de tempo indicado; nesse caso, o acesso será concedido
Estado válido
Se o membro cumprir todas as condições acima, obtém o estado verde:
Para a entrada manual: significa que o membro pode entrar
Para a entrada automática: significa que a porta vai abrir
Se o membro tiver uma reserva marcada antes do final do dia, podes vê-la na secção Próxima reserva. Podes expandir esta secção para veres o nome do professor da sessão e o número do lugar do membro, se aplicável.
A partir daqui também podes ver qual o passe que o membro está a utilizar e, se necessário, podes abrir o perfil do membro ou faturar-lhe um novo artigo.
Estado de aviso
Neste caso, o membro validou todas as verificações anteriores para entrar; no entanto, há alguns avisos a ter em conta:
o membro tem uma sessão marcada num estabelecimento não compatível com a zona para a qual estás a monitorizar o acesso (apenas para entrada manual)
o membro utiliza um passe não compatível com a zona para a qual estás a monitorizar o acesso (apenas para entrada manual)
o membro tem uma sessão num estabelecimento compatível, mas tem uma fatura por pagar ou um Saldo da conta negativo
o membro tem uma sessão num estabelecimento compatível, mas não tem um passe
o membro alterou recentemente a sua foto de perfil
O comportamento não vai ser o mesmo consoante se trate de entrada manual ou entrada automática:
Entrada manual: É necessária uma ação da tua parte para regularizar o estado do membro e resolver os avisos antes de decidires se o deixas entrar ou não.
Entrada automática: A porta vai continuar a abrir para o membro. No entanto, no histórico de entradas vais ver o estado de aviso associado ao membro.
Reconhecer e resolver os avisos
Esta parte destina-se apenas à entrada manual
Todos os avisos aparecem abaixo das informações do membro e podem ser resolvidos a partir daqui.
O aviso relativo a uma alteração recente da foto de perfil é a única exceção e é apresentado junto à foto do membro
Para resolver este aviso, confirma que o membro que está a fazer check-in é a mesma pessoa que aparece na foto.
Para isso, clica em \"Ver anteriores\" e abre o histórico de fotos. Se conseguires confirmar que o membro corresponde à foto, clica em \"Validar identidade\". O aviso desaparece então.
Depois de teres tomado conhecimento de todos os avisos e de teres resolvido alguns ou todos, podes clicar no botão \"Atualizar estado\".
Se todos os avisos tiverem sido resolvidos e o estado do membro tiver mudado, serás notificado nas informações do membro
Indicar se o membro está autorizado a entrar ou não
Se o membro tiver um estado de aviso, terás de indicar se o membro está autorizado a entrar ou não.
Podes decidir permitir a entrada de um membro mesmo que nem todos os avisos tenham sido resolvidos, consoante o tipo de aviso e a política do teu estúdio.
Para isso, clica em \"Recusar entrada\" ou em \"Permitir entrada\"
A partir daqui podes optar por fechar ou permanecer na página do membro se quiseres continuar a ver as informações e os avisos do membro.
Para a entrada automática, a opção \"Permitir entrada\" é selecionada automaticamente.
Estado inválido
Este estado significa que o membro não tem autorização para entrar.
São necessárias ações da tua parte e o membro não pode entrar enquanto os avisos não forem resolvidos.
O que se espera de ti não é o mesmo consoante se trate de entrada manual ou entrada automática:
Entrada manual: Verifica o motivo pelo qual o membro não pode entrar e tenta resolver a situação.
Entrada automática: A porta não vai abrir para o membro.
A partir daqui podes resolver os avisos e atualizar o estado do membro conforme explicado acima, ou informar o membro de que não pode entrar
Histórico de acesso das visitas
Para veres o histórico de todas as visitas dos membros nesse dia, vai a Access e clica no separador Visitas por localização
Se fores rececionista do estúdio, verás todas as visitas dos membros que fizeram check-in na tua receção (apenas para entradas manuais; para entradas automáticas, verás todas as entradas).
Se fores administrador ou proprietário do estúdio, verás as visitas de todos os membros que fizeram check-in em qualquer uma das receções do estúdio.
O motivo da visita indica o nome da sessão para a qual o membro veio. Se não houver sessão, indica \"Nenhum\".
A partir daqui podes voltar a abrir as informações do membro clicando no botão à direita
Depois poderás realizar as mesmas ações mencionadas acima ou voltar ao histórico de visitas
Tem em atenção que, no final do dia, o histórico é atualizado e esvaziado. Para teres uma lista completa das visitas dos membros ao teu estúdio num determinado período, podes consultar o relatório Access Monitoring em Relatórios.