Este artículo te guiará paso a paso para aprovechar al máximo estas funcionalidades, asegurando que puedas optimizar el rendimiento de tu equipo y ofrecer una experiencia excepcional a tus clientes.
✅ Requisitos previos:
Tener permisos de Administrador en Buzzmonitor.
¿Cómo comenzar?
Inicia sesión 🔑 en Buzzmonitor con tus credenciales.
En el menú principal, haz clic en el ícono de la silueta ubicado en la esquina superior derecha y selecciona Configuraciones.
En el menú lateral izquierdo, haz clic en la opción CRM.
Conoce las configuraciones disponibles
En el primer bloque de configuración de CRM, encontrarás herramientas que te permitirán optimizar y organizar mejor el flujo de trabajo de atención al cliente.
✅ Puedes configurar un mensaje automático de bienvenida, saludando al usuario en la primera respuesta. Esto hace que la comunicación sea más personalizada y cercana.
📧 También es posible añadir el correo electrónico al final de las respuestas, aportando un toque de profesionalismo y ofreciendo al cliente otro canal de contacto.
⚡ Para agilizar aún más las respuestas, puedes crear respuestas rápidas para las preguntas más frecuentes, facilitando el día a día del equipo.
🔒 Además, puedes bloquear interacciones (comentarios, mensajes o menciones) durante hasta 15 minutos después de que un ticket haya sido abierto. Esto evita que otro agente responda al mismo mensaje, evitando duplicidad de respuestas.
📧 En la sección "Agregar firma al final de los correos electrónicos", redacta una firma personalizada que se incluirá automáticamente en todos los correos enviados desde la plataforma.
Puedes incluir información como nombre, cargo y datos de contacto.
🕒 En el segundo bloque de configuraciones, podrás gestionar todo lo relacionado con el horario de atención, los tiempos de SLA y los días sin servicio.
📅 Aquí podrás definir los días y horarios de atención al cliente de tu marca.
En la opción "Horas de servicio personalizadas", establece los horarios en los que tu equipo estará disponible para atender interacciones.
⏳ Esto permite que el tiempo de SLA no se contabilice en las interacciones que tus clientes envíen fuera del horario establecido.
🔁 También puedes configurar horarios diferentes por día o replicarlos fácilmente.
Por ejemplo, puedes aplicar el mismo horario de lunes a miércoles usando el botón "Copiar horarios para todos los días", y luego definir horarios distintos para jueves y viernes.🍽️ Además, es posible seleccionar intervalos específicos (como la hora del almuerzo) para que no se incluyan en el cálculo del SLA. Solo tienes que hacer clic en el botón "+" para agregarlos.
📌 En cuanto a los días sin servicio o festivos, puedes registrarlos directamente en la plataforma.
Configura tiempos de respuesta (SLA) ⏳
En la sección Tiempos de respuesta (SLA), define los plazos máximos para responder a las interacciones.
Esto garantiza que tu equipo cumpla con los estándares de servicio al cliente.
En el tercer bloque, podrás configurar palabras ofensivas que, al ser escritas por algún usuario del equipo, bloquearán automáticamente su acceso a la plataforma.
🛑 Base de palabras ofensivas: Buzzmonitor cuenta con una base de palabras predefinida que se utilizará como criterio para bloquear las respuestas a los mensajes o crear nuevos mensajes.
✍️ Añadir palabras: También tienes la opción de añadir más palabras en el campo correspondiente, personalizando la lista según las necesidades de tu equipo.
🚫 Bloqueo automático: Si un usuario escribe alguna de estas palabras, su acceso será bloqueado automáticamente.
🔓 Desbloquear usuarios: Para desbloquear a un usuario, simplemente dirígete a la gestión de usuarios y haz clic en "desbloquear".
Conclusión
Configurar el CRM en Buzzmonitor es un proceso sencillo que te permite optimizar la gestión de interacciones con tus clientes.
Desde Saludos automáticos hasta Filtros de palabras ofensivas, cada funcionalidad está diseñada para mejorar la eficiencia y la calidad del servicio.