Kampanya Tablosu
Kampanya tablosu yeni kampanyalar oluşturabildiğiniz ve mevcut kampanyaları yönettiğiniz, tüm kampanyaların listelendiği bir ekrandır. Tabloda kampanyalar isim, kampanya tipi, statü, kuyruk, IVR oluşturulma tarihi ve atanan listeler olmak üzere belirli alanlar gösterilmektedir.
Tablo Filtreleri
Kampanyaları aşağıdaki filtrelere göre süzebilirsiniz.
Kampanyalar: Kampanyaları isimlerine göre birden fazla olacak şekilde seçebilirsiniz.
Kampanya Tipleri: Kampanyaları ön izlemeli, predictive ve IVR çeşitlerine göre birden fazla seçeneğe göre filtrelebilirsiniz.
Statüler: Aktif veya Pasif kampanyalarınızı filtreleyebilirsiniz.
Liste: Kampanyalara tanımlı listeleri birden fazla seçerek kampanyaları filtreleyebilirsiniz.
Kuyruk: Kampanyaları çalıştıran kuyruklara göre filtreleyebilirsiniz.
IVR: Kampanyaları çalıştıran IVRlara göre filtreleyebilirsiniz.
Satır Başı Aksiyonları
İlgili kampanyanın satırındaki menüden aşağıdaki aksiyonları alabilirsiniz.
Düzenle: Mevcut kampanyanın ayar ekranını açarak istenen değişikliklerin yapılmasını sağlar.
Başlat / Durdur: Kampanya durdurulmuşsa başlatılmasına, devam eden bir kampanyanın durudurulmasına imkan sunar.
Kampanya Durumu: Seçilen kampanyanın statüsü, içerdiği kontak adedi, devam eden kontakların tamamlananlara oranı bilgilerinin sunulduğu ayrıca tanımlı listeler bazında bu bilgilerin gösterildiği tabloya erişimi sağlar. Liste yönetimi ekranına kısa yol mevcuttur.
Canlı Takip: Aktif kampanyanın SPV ekranındaki gösterge ekranına yönlendirir.
Kampanya Hızını Ayarla: Kampanyanın tanımlanan hızının kolayca değiştirilmesi için bir pencere açılır, istenen hız değeri girilir.
Döndür: Listelerin döndürülmesi için tanımların yapıldığı ekrana erişim sağlar. Ekran aşağıdaki parametrelerden oluşur.
Listeler: Kampanyaya tanımlanmış listeleri getirir.
Sebepler: Kampanyada tanımlı sebep kodu completed olmayan tüm sonuç kodları ve diğer temel sebep kodlarını getirir.Kontakların aldığı son sonuç kodları burada seçilenlerden biriyse o zaman döndürme işlemine girer.
Başlangıç Tarih Zaman: Son arama tarihi bağlamında döndürülecek datanın başlangıcının tarihi, saat dakika içerecek şekilde seçilmesini sağlar.
Bitiş Tarih Zaman: Son arama tarihi bağlamında döndürülecek datanın bitişinin tarihi, saat dakika içerecek şekilde seçilmesini sağlar.
Liste Döndürme Sonuçlarını E-posta ile Gönder: Toggle alanıdır. Varsayılan olarak kapalı gelir. Aktifleştirilirse liste döndürme işlemini yapan kullanıcıya döndürme işlemi bittikten hemen sonra bilgilendirme emaili gönderilir.
Ayarlar tamamlandıktan sonra liste döndürme emri verilir. Onaydan sonra işlemin başladığı bilgi ekranı gösterilir ve kampanya durumu döndürülüyor olarak görünür. Detay ekranında döndürülen kontak adetlerine ulaşılabilir. Bir kampanyada bir anda bir recycle işlemi bitmeden yeni recycle emri verilemez. İşlem sonucunda döndürülüyor bilgisi kaldırılır. Döndürülen kontaklara ait deneme sayıları sıfırlanır ve yine arama limitlerine göre yeni aramalar başlar. Tamamlanmış kontaklar döndürülemez.
Başlat Durdur: Kampanyaların başlatılıp durdurulması komutlarının girildiği butonlardır. Kampanyayı başlatmak için çalışma tarihlerinin tanımlanmış olması ve en az bir kontağın tanımlanması gerekmektedir. İnaktif edilmiş bir kampanya tekrar başlatılmak için 35 saniye beklenmesi gerekir.
Sil: Mevcut bir kampanyanın silinmesini sağlar.
Aksiyon Butonları
Kampanya tablosunda yer alan aşağıdaki aksiyon butonlarını kullanabilirsiniz:
Yeni: Yeni kampanya ekleme modülünü açar. Kampanya adı ve tipi seçilerek yeni kampanya listesi oluşturulduktan sonra tabloda seçilerek düzenle fonksiyonuyla kampanya ayarları ekranları açılır. Gerekli ayarların ardından kampanya hazırlanır.
Yinele: Tabloyu güncellemek için kullanılır.
Listeler: Liste yönetimi ekranını açar.
Kontaklar: Kontak takip ekranını açar.
Kampanya Düzenleme Ekranı:
Kampanya ayarları preview kampanylar için 8 ana gruba ayrılmaktadır. Bu ayarlara kampanya menüsünde ayrı sekmelerden ulaşılabilmektedir.
Kampanya ayarları: Kampanyanın genel tanımlamalarının ve çalışması için gerekli olan ayarlarının girildiği ekrandır.
Listeler: Kampanyaya tanımlı listelerin yönetilebildiği, yeni listelerin tanımlanabildiği, kontak arama durumlarının kontrol edilebildiği ekrandır.
Arama Ayarları: Kontakların kampanyanın hedefine istinaden aranma yöntemlerinin, sırasının, periyodunun tanımlandığı ekrandır.
Çalışma Saatleri: Kampanyanın çalışacağı tarihler, saat aralığı, zaman dilimi ve özel gün ayarları gibi kompleks kurguların tanımlanabildiği ekrandır.
Sonuç kodları: Kampanya çağrı sonuçlarının, müşteri temsilcileri veya entegre dış servisler tarafından girilebilmesi için kategorik olarak tanımlandığı ekrandır.
Kontak bildirimleri: Kampanya çağrısı ve kontak durumları için bildirimler gönderilmesinin sağlandığı ekrandır.
Koşullu scripter: Kampanya kontak verisinde belirli parametre için seçilmiş değerin karşılanması durumunda özel olarak çalışacak scripter nesnesinin ayarlandığı ekrandır.
Arama duraklatma: Kampanya kontak verisinde yer alan bir koşulu karşılayan kontaklara aramaların durdurulabilmesini sağlayan ayarların tanımlandığı ekrandır.
Predictive tipindeki kampanyalarda ek olarak aşağıdaki üç sekme de ayarlara dahildir.
Kampanya Hızı: Kampanya hızını belirleyen ayarların tanımlandığı sekmedir.
Anons: Son kullancının yanıtladığı kampanya çağrısında dinletilecek anonsun tanımının yapıldığı sekmedir.
Telesekreter tespiti: Kampanya aramalarının telesekreter tarafından karşılanması durumunda müşteri temsilcilerinin zaman kaybetmesinin önlenip yönetilmesinin sağlandığı ayarların girildiği sekmedir.
IVR tipindeki kampanyalarda ek olarak aşağıdaki iki sekme de ayarlara dahildir.
Kampanya Hızı: Kampanya hızını belirleyen ayarların tanımlandığı sekmedir.
Telesekreter tespiti: Kampanya aramalarının telesekreter tarafından karşılanması durumunda müşteri temsilcilerinin zaman kaybetmesinin önlenip yönetilmesinin sağlandığı ayarların girildiği sekmedir.
Kampanya Ayarları
Preview Kampanyalar
Kampanya ayarları aşağıdaki alanlar aracılığıyla kurgulanabilir.
Kampanya Adı: Kullanıcı tarafından tanımlanmış kampanya ad bilgisidir.
Kampanya ID: Kampanya nesnesinin sistem tarafından tanımlandırılmış benzersiz anahtar bilgisidir.
Kuyruk: Preview kampanyalar için çağrıların çıkacağı kuyruğun seçimi zorunludur. Buna ek olarak bir preview kampanyaya sadece bir adet preview kuyruk tanımlanabilir. Preview kuyruklar kuyruk menüsünde yer alan kuyruğun ayarlarında Önizleme (Preview) Kampanya Kuyruğu alanının aktifleştirilmesiyle tanımlanır.
Bir preview kuyruk farklı bir preview kampanyaya eklenemez. Bir müşteri temsilcisi sadece bir preview tanımlı kuyruğa eklenebilir, dolayısıyla aynı anda tek bir preview kampanyada yer alabilir.
Sadece Ön izleme (Preview) kuyruğuna tanımlanmış olan müşteri temsilcilerinin ekranlarında Ön İzleme Hazır statü seçimi yer alacaktır. Bu statüyü seçerek müşteri temsilcileri Ön izleme kampanya çağrılarını almaya başlayabilirler.
Scripter: Predictive, IVR ve Preview kampanya tipinde kampanya çağrısının hazırda olan müşteri temsilcisine bağlanması durumunda gösterilecek olan scripter nesnesinin belirlendiği alandır. Scripter müşteri temsilcilerinin kampanya çağrısı ve kontak ile ilgili bilgileri görüntüleyebildiği, konuşmanın akışı ile ilgili tanımlanmış yönergeleri takip edebildiği, oluşturulmuş alanlarla çağrı sırasında spesifik konularda gerekli notları alabildikleri bir araçtır. Çağrının tamamlanması durumunda scripter üzerinden ayarlarda tanımlanmış olan sonuç kodu, müşteri temsilcisi tarafından girilir. Preview kampanya için zorunludur.
Arama Planı: Kampanyada kullanılacak temel Arama Planı nesnesinin belirlendiği alandır. Arama Planı nesnesinde tanımlanan kurallarla aranacak kontak numarasının desenine göre hangi operatörün, tenant numarasının kullanılacağı belirlenebilir. Böylelikle kontaklara erişim için kullanılacak arama stratejisinin temeli atılmış olur.
Çaldırma Süresi: Kampanya aramalarının kontak telefonlarında ne kadar süre ile çaldırılacağının ayarlandığı alandır. İdeal değer 25 saniyedir. Bu değerin değiştirilmesinin ulaşma oranları üzerinde negatif etkisi olabilir.
Geri Sayım Süresi: Preview kampanya çağrılarında müşteri temsilcisinin ön izleme ekranında geçirebileceği sürenin tanımlandığı alandır. Burada saniye cinsinden girilen süre kadar geri sayım ilerler ve müşteri temsilcisi kontağı atlatma veya arama seçeneklerinden birini seçer. Eğer seçim yapmazsa süre sonunda otomatik olarak hedefteki kontağa arama başlatılır.
Yönlendirme Stratejisi: Kampanya kontak verisinin hangi yöntem ile arama sırasına alınacağının belirlendiği alandır. FIFO veya LIFO iki seçenekten biri seçilir.
Maksimum Efor: Ulaşılan ama geçersiz olan kontakların tekrar kaç kez tekrar aranacağının belirlendiği alandır.
Kontak Atlama Butonu: Bir müşteri temsilcisinin ön izleme yaptığı kontağa aramayı atlayıp atlayamayacağını, eğer atlayabilecekse de bunu bir günde kaç kez yapabileceğinin kontak atlatma limiti giriş alanında belirlendiği ayardır.
Geri Sayım Sonu Davranışı: Bu ayar, geri sayım bittiğinde sistemin otomatik olarak ne yapacağını belirler. İki seçenek vardır:
Çağrı Başlat: Geri sayım bitince otomatik olarak kişi aranır (varsayılan).
Kontağı Atla: Geri sayım bitince kişi atlanır ve atlama sayısından düşülür. Atlanma limiti dolunca, geri sayım sonrasında otomatik arama başlatılır.
Kontak İptal Butonu: Bu özellik etkinleştirildiğinde, müşteri temsilcileri önizleme ekranında kontakları iptal edebilir. İptal edilen kontaklar kampanya listesinden kaldırılır. İstenirse, müşteri temsilcilerinin bu kontakları iptal ederken sonuç kodları girmesine de izin verilebilir.
Arama limitinin yenilenmesini engelle: Etkinleştirildiğinde, randevu sonuç kodlarına sahip kontaklar için arama limitleri sıfırlanmayacaktır. Son deneme araması randevu şekilde ayarlanmışsa, randevu araması başlatılmayacak ve kontak limitine ulaşıldığı için tamamlanacaktır.
Kontak Çağrı Yönetimi: Arama sıralamasında planlanmış verilerin mi yoksa yeni verilerin mi önce aranacağının seçildiği alandır. Planlanmış veriler, tekrar aramalar veya randevular gibi belirli bir tarih ve saatte aranacak kontaklara yapılan aramaları ifade eder. Eğer Planlanmış Veriler Önce seçilirse, kampanya belirli bir tarih ve saatte aranacak aramaları başlatacaktır. Eğer Yeni Veriler Önce seçilirse, kampanya ilk temasları, yani kontakları ilk kez aramaya başlayacaktır. Bu durumda, randevulara veya tekrar aramalara yapılan çağrılar, aranacak çok fazla yeni veri olması durumunda gecikebilir.
Liste Çağrı Önceliği Yönetimi: Önce En Yüksek Öncelikli: Kampanya, bir sonraki listeye geçmeden önce listedeki en yüksek öncelikli kontakları arar. Daha yüksek öncelikli listede yalnızca geri arama aramaları kaldıysa, aramalar bir sonraki listeden başlayabilir. Önceliğe Göre Dağıt: Kampanya, listedeki kontakları her listenin öncelik seviyesine göre arayacaktır. Kampanya, kampanyadaki aktif listelerin tüm öncelik seviyelerini dikkate alarak oran bazlı bir dağılım hesaplar ve buna göre arama çıkar.
Veri tamamlanma bildirimi eposta adresleri: Girilen e-posta adreslerine, kampanya listelerinin tümünde aranacak veri kalmadığında bildirim yollanır. 20 adet e-posta adresi girilebilir.
Kampanya bitiş bildirimi eposta adresleri: Girilen e-posta adreslerine, kampanya bitiş zamanına ulaşıldığında bildirim yollanır. 20 adet e-posta adresi girilebilir.
Kara liste Kontrolü Yap: Aktif edilmesi durumunda kampanya çağrısı çıkmadan önce ilgili numaranın kara listede olup olmadığı kontrol edilir. Kara liste menüsünde kampanya çağrıları için girilmiş numaralara, bu ayar aktif edilmişse kampanya araması çıkılmaz.
Listeler
Listeler sekmesinde kampanyaya tanımlı tüm listeleri tek noktadan görüp yönetebileceksiniz.
Kampanya Durumu: Kampanyanın aktif veya pasif olduğu bilgisini verir.
Toplam Kontak: Kampanyaya tanımlı toplam kontak adedi bilgisini verir.
Toplam DT oranı: Bu veri, kampanya genelinde devam eden kontakların tamamlanan kontaklara oranını gösterir. Her tamamlanan kontak ile bu değer dinamik olarak değişir.
Atanan listeler: Bu tabloda kampanyadaki listeler tek tek görünüp yönetilebilir. Tabloda aşağıdaki sütunlar yer alır.
Statü: Listenin aktif veya pasif olduğu bilgisini verir. Butona tıklanarak aktiften pasife ya da pasiften aktife liste durumu değiştirilebilir.
Liste Adı: Listenin kullanıcı tarafından verilmiş isim bilgisini gösterir.
Öncelik Değeri: Listenin 1 - 10 (10 en yüksek öncelikli) arasında nümerik öncelik değerini verir. Yeni aramalar bu öncelik değerine göre ilerler. En yüksek önceliğe sahip listelerdeki kontaklar ilk aranacaktır. O listede taze (dokunulmamış) veri kalmadığında, daha yüksek önceliğe sahip listedeki taze kontaklar aranacaktır. Aynı öncelik değerine sahip iki liste varsa, daha önce eklenmiş olan liste önceliklendirilecektir.
Her bir listedeki kontaklar için arama sırası şu şekildedir:
Planlanmış Zamanlı > Atanmış MT sahibi randevu > Atanmış MT sahibi tekrar arama > Taze Randevu > Taze tekrar arama > Atanmış MT sahibi Taze (ilk dokunuş) > Taze havuz kontak (ilk dokunuş, önceliğe göre)
Kontak Adedi: Listedeki toplam kontak sayısını gösterir.
DT oranı: Bu veri, devam eden kontakların tamamlanan kontaklara oranını gösterir. Her tamamlanan kontak ile bu değer dinamik olarak değişir.
Son Veri Yüklenme Tarihi: Listeye eklenen son verinin ne zaman yüklenmiş olduğu bilgisini verir.
Aksiyon Butonları:
Aksiyon butonlarının işlevi aşağıdaki gibidir:
Atama: Kampanyaya daha önce oluşturulmuş listelerden atamalar yapılmasını sağlar.
Yeni liste ekle: Kampanyaya sıfırdan bir liste oluşturup eklemek için kullanılır. Liste oluşturma ekranını bu menüye getirerek pratik bir şekilde tanımlamanın yapılmasını sağlar.
Liste satır aksiyonları
Atanan listeler tablosunda yer alan listelerde aşağıdaki işlemlerin yapılabilmesini sağlar.
Kontakları görüntüle: Listeye tanımlı tüm yüklenmiş kontaklar bu ekranda gösterilir. Burada filtreleme işlemi yapılarak kontaklar görüntülenebilir. Kullanıcı dilerse listeyi csv formatında indirebilir.
İndirme Geçmişi: Kontak listelerinin indirilme işlemleri burada kayıt altına alınabilir.
Önceliği Değiştir: Bu buton ile açılan menüden 1 - 10 (10 en yüksek öncelikli) arasında öncelik değeri değiştirilebilir. Aramalar ilk olarak en yüksek öncelikli listeden yapılır ve bir liste tamamlandığında, aramalar bir sonraki listeden devam eder. Aynı önceliğe sahip listeler için, ilk yüklenen listedeki kişiler ilk aranır.
Özel Arama Planı: Liste özelinde kampanyanınkinden bağımsız bir arama planı tanımlanmasını sağlar. Böylece farklı sebep kodlarına göre farklı arama stratejileri kampanyanın genel ayarı haricinde çalıştırılabilir. İstendiğinde özel arama planı deaktif edilebilir.
Atamayı Kaldır: İlgili listeyi kampanyadan ayırarak, bu kampanyadan bu listeye ait aramaların çıkması durdurulur.
Arama Ayarları
Arama kurallarında kampanya kontağına ulaşabilmek için daha kompleks stratejilerin belirlenmesi sağlanabilir. Bu ayarlarda kontağa daha önce aldığı ve ulaşılamayan çağrının sonucuna göre, belirlenen süre sonrasında, istenilen profilinden ve gerekirse farklı bir arama planı ile ulaşılması sağlanabilir.
Örnek olarak bir kontak cep telefonundan arandığında, çağrıyı yanıtlamasına rağmen müşteri temsilcisine bağlanmadan kapatmışsa, kaçan çağrı sebebine göre 20 dakika sonra bu sefer iş telefonu numarası üzerinden, farklı bir arayan numara kullanılarak (test2 arama planında tanımlı olan) aranabilir.
Bu noktada tenantın arayan numaralarının çeşitli kullanılması da önemlidir. Yukarıdaki örnek de kontak cep telefonu numarasından, 0850’lili bir numara ile aranıp çağrı kaçtıysa aynı numara ile aramak yerine coğrafi bir numara üzerinden (0232 kodu ile başlayan) veya bir cep telefonu numarası ile (FCT kullanılarak) aranması durumunda yanıt verme olasılığı da artacaktır.
Telefon profili: Kampanyaya kontak verisi yüklenirken, her kontak için 4 adet profilde birer adetten maksimum 4 numarası tanımlanabilir. Profiller cep, iş, ev ve özel olarak 4 gruba ayrılmaktadır. Aynı profilden iki numara eklenmesi durumunda rastgele biri aranır.
Başlangıç profili, dosya yükleme ekranında belirlenir. Kontak ilk çağrısını burada belirlenen numaradan alır. Her profilin günlük ve toplam limitleri bulunur. Tüm profillerde tanımlanan bu değerlere göre bir kontağa kampanya boyunca tamamlanmadığı müddetçe kaç kez günlük ve toplam arama denemesi yapılacağı bu alanlarda belirlenmiş olur.
Sebep: Sebepler çağrıların bağlanmaması durumunda ortaya çıkan sonuçlardır. Aranan kontağın meşgul, cevap vermeme, geçersiz numarasının olması veya arama devam ederken bağlantının kesilmesi gibi durumlarda tekrar arama senaryoları geliştirilebilir.
Tekrar Aramayı Engelle: İstenildiği takdirde ilgili sebep için tekrar arama yapılması buradaki kontrolle engellenebilir.
Bekleme: Kontak ilgili sebep kodu alındıktan kaç dakika sonra tekrar aranacağının belirleneceği alandır.
Hedef Profil: İlgili sebep kodu alındıktan sonra kontağın hangi profilden aranacağının belirleneceği alandır.
Özel Arama Planı: Bu alanda seçilen arama planı tekrar arama yapılacak arama planını belirler.
Çalışma Saatleri
Zaman Dilimi: Kampanyanın hangi zaman dilimine göre çalışacağının belirleneceği alandır. Burada tenantın zaman diliminden bağımsız olarak kampanya çağrılarının dünya üzerindeki herhangi bir zaman dilimine göre çalışması sağlanabilir.
Giriş
Çalışma Saatleri üç ana ayar alanından oluşmaktadır.
Tarih Ayarları: Kampanyanın çalışacağı tarih ve saat aralığının tanımlandığı alandır.
Varsayılan Çalışma Saatleri: Kampanyanın çalıştığı zaman aralığında haftanın günlerinde hangi saat aralığında aktif olacağının tanımlandığı alandır.
Özel Tarihler: Kampanyanın özel günler için ileride aktif ya da pasif olacağı tarihi ve saati belirlendiği alandır.
Aşağıdaki örneklerle bu ayarlar arasındaki ilişki daha net anlaşılabilir.
Tarih Ayarları
Kampanyanın çalışacağı tarih ve saat aralığının tanımlandığı alandır. Bu, kampanyanın başlangıç ve bitiş zamanlarını belirtir. Aşağıdaki tüm tarih ve saat koşulları burada belirtilen zaman dilimi içinde geçerli olur. Eğer diğer ayarlara bir tanım girilmezse kampanya burada belirtilen tarih aralığında, belirlenmiş saat aralığında her gün için çalışır.
Örnekten yola çıkarsak, farklı ayar tanımlanmadığı müddetçe kampanya 9 Şubat'tan 31 Aralık 2025'e kadar her gün sabah 09:00'dan akşam 18:00'e kadar aktif olur ve uygun şartlar olması durumunda çağrılar çıkar.
Bir başka bakış açısıyla buradaki tanımın kampanyanın çalışma aralığını belirlediğini söyleyebiliriz; kampanya 9 Şubat 2025 saat 09:00'da başlayıp, 31 Aralık 2025 saat 18:00'de tamamlanmış olacaktır.
Varsayılan Çalışma Saatleri
Burada tanımlanan kurallar prensip olarak Tarih Ayarlarındaki gün ve saat tanımlarının önüne geçer. Kampanya aramaları bu durumda kampanya bitiş tarihine kadar burada girilen tanımlara göre çalışacaktır.
Bu örnekten yola çıkarsak kampanya Tarih Ayarlarında tanımlanmış çalışma aralığı içinde sadece Pazartesi günleri 10:00 ve 16:00 arasında aktif olacaktır. 31 Aralık 2025 saat 18:00'de de tamamlanacaktır. Yani 9 Şubat ile 31 Aralık 2025 tarihleri arasında sadece her Pazartesi günü 10:00 ile 16:00 arasında çalışacaktır.
Örneği detaylandırmak gerekirse;
Bu durumda kampanya 9 Şubat ve 31 Aralık 2025 tarihleri arasında
Her Pazartesi günü 10:00 ve 16:00 arası,
Her Salı günü 11:00 ve 14:00 arası,
Haftanın diğer günleri ise 07:00 ve 19:30 arası çalışacaktır.
Hafta sonlarında ise çalışmayacaktır.
Hafta sonlarını dahil etmek istediğimizde ise;
Yukarıdaki akışa ek olarak hafta sonları 15:00 - 17:00 arasında kampanya çalışacaktır.
Şimdi yukarıdaki örneği biraz değiştirip inceleyelim;
Bu örnekte aynı gün içinde iki ayrı saat aralığı girilmiş.
Bu durumda kampanya Pazartesi günleri 10:00 ve 16:00 arasında çalışacak. Diğer saatlerde duracak ve 17:00 - 18:00 arasında yine çalışacaktır.
Haftanın diğer günlerinde ise 09:00 - 17:30 arasında çalışacak. Haftasonu ise çalışmayacaktır.
Varsayılan çalışma saatleriyle, birbiriyle uyumlu gün ve saat aralıklarını kullanarak kampanya çalışmasını daha esnek bir hale getirebilirsiniz. Burada tanımlanan kurallara göre kampanyanın çalışacağını, diğer zamanlarda Tarih Ayarlarında girilmiş olsa bile çalışmayacağını bilmek kurguları oluştururken size yardımcı olacaktır.
Özel Tarihler
Özel tarihler Tarih Ayarlarında tanımlanan kampanya çalışma aralığı içinde geçerli olacak şekilde, Varsayılan Çalışma Saatlerinin önüne geçen bir ayardır.
Kampanyanın özel günler için çevrimiçi veya çevrimdışı olacağı tarih ve saati seçilmesini sağlar. Bu ayarlar, tarih ayarlarında girilen tarihlerle sınırlıdır. Tarih Ayarları içinde olmayan tarih girişleri kapsam dışıdır. Çevrimiçi olarak tanımlanan ve Tarih Ayarları içinde olan özel tarih ve saat girişleri, kampanyanın bu zamanlarda aktif olacağını ve duruma uyan diğer girişleri geçersiz kılacağını belirtir.
Çevrimdışı olarak tanımlanan ve Tarih Ayarları içinde olan özel tarih ve saatler, kampanyanın bu zamanlarda çalışmayacağını ve duruma uyan diğer girişleri geçersiz kılacağını belirtir. Ancak, belirtilen çevrimdışı giriş içinde olmayan bir tarih ve zaman tanımlaması varsa kampanya aktif olacaktır.
Bir örnek ile açıklamak gerekirse;
Kampanya çalışma aralığı 9 Şubat ile 31 Aralık 2025 arası olarak tanımlıdır.
Varsayılan Çalışma saatlerine göre hafta içinde 09:00-17:30 arasında kampanyanın çalışacağı tanımlanmış. Hafta sonları ise kampanya çalışmayacak.
Özel tarihleri baz aldığımızda 30 Ağustos'un tanımlandığını görüyoruz. Bu tarih hafta sonuna geliyor fakat özel tarih olduğu için varsayılan çalışma saatlerindeki kuralın önüne geçerek kampanya 30 Ağustos 2025 Cumartesi günü saat 09:00 ile 10:30 arasında aktif olacaktır.
Benzer şekilde 9 Eylül 2025'in tanımlı olduğu kural bir salı gününe karşılık geliyor. Varsayılan çalışma saatlerine göre kampanyanın 09:00-17:30 arasında çalışması gerekiyor. Fakat özel tarihlerdeki ayara istinaden 9 Eylül 2025 günü kampanya 09:00-12:59 arası çalışıp, 13:00 - 14:00 arası kapalı olup, 14:01-17:30 arasında yine çalışarak günü tamamlayacaktır.
Aşağıdaki örnekte ise tanımlanan özel tarih Tarih Ayarlarında belirtilen aralığa uymadığı için etki göstermeyecektir.
Sonuç Kodları
Kampanya çağrısı kontak tarafından yanıtlandıktan sonra müşteri temsilcisine atanarak görüşme başlar. Müşteri temsilcisi scripter üzerinde görüşme ile ilgili işlemlerini tamamladıktan sonra çağrı için önceden belirlenmiş bir sonuç kodunu girer. Sonuç kodları bu sekmede tanımlanmaktadır. Çağrının muhteviyatına göre sınıflandırılabilecek kategoriler olarak düşünülebilir. Kampanyanın hedef ve amaçları doğrultusunda oluşturulurlar.
Sebep kodu: Sonuç kodunun temelini oluşturan kategorilerdir. Aşağıdaki 4 seçenekten biri olabilir.
Randevu Alındı
Tamamlandı
Numara Silinmiş
Geçersiz Çağrı
Sonuç kodu: Çağrının yukarıdaki sebeplere ek olarak durumunu özetleyen, kapsamını nitelendiren kategorik bir tanımdır.
Örnek olarak
Sonuç kodu: Satış gerçekleştirildi
Sebep kodu: Tamamlandı
Tamamlanan kontaklar kalan veriden düşer ve bu kontaklara ek efor girilmemişse çağrı çıkışı yapılmaz. Randevu dışındaki sebeplerde artık çağrı çıkışı gerçekleşmez.
Başarılı: Çağrı kampanya hedefleri doğrultusunda başarılı olarak değerlendirilip değerlendirilemeyeceği bu alandan yönetilebilir.
Randevu öteleme: Sadece randevu sonuç kodunda görünür. Randevu öteleme sayesinde varsayılan randevu tarih ve saati, scripterı bitir butonuna basıldığı anın üstüne belirlenen süre eklenmiş olarak hesaplanarak sunulacaktır. Böylece randevu kurmanız çok daha kolay olacaktır. Gün, saat, dakika cinsinden belirlenir.
Eksik sonuç kodu yönetimi: Kampanyalarda müşteri temsilcilerinin scripterlarını doldurmaması, scripterların yanlışlıkla kapatılması gibi durumlarda çağrı için sonuç kodu girilmemektedir. Bu gibi durumlarda çağrı agent_answered koduyla tanımlanmaktadır ve tamamlanmamış sayılmaktadır. Görüşme olduğu için de tekrar arama çıkmamaktadır. Eksik sonuç kodu seçenekleri, kampanyanın eksik sonuç kodu olması durumunda nasıl davranacağını belirler. Agent_answered sonuç kodu ile devam et seçeneğinde mevcut kampanya çalışma mantığı devam eder. Sonuç kodunu sonra tanımla seçeneğinde giriş zaman aşımında belirtilen süre boyunca MT’nin tekrar sonuç kodu girebilmesi sağlanır. Giriş zaman aşımı bir çağrı için ne kadar sürede eksik sonuç kodunun girilmesi gerektiğinin belirlendiği alandır. 30 - 240 dakika arasında olabilir.
Kontak Bildirimleri
Sistem kontakları için seçilen belirli durumlarda bildirimler gönderebilir. Bildirimler kontak ile ilgili bilgileri kullanıcının tanımladığı Webhook URL’lerine atar.
Kontak Webhook etkin seçeneği seçili ise kontak tamamlandığında bildirim gönderilir.
Çağrı Sonrası Webhook Etkin seçeneğinde ise kontağa gerçekleşen her çağrı sonrasında bildirim gönderilir.
Daha çok müşterilerin entegre servislerinde iş akışını devam ettiren senaryolarda kullanılır.
Koşullu Scripter
Kampanya kontak datasında yer alan bir parametrede seçilen değere istinaden, kampanya ayarlarında tanımlı olan scripter'ın aksine açılacak scripterlar bu alanda tanımlanır. Kullanıcı parametrelere uygun operatörler yardımıyla hedef değerler girerek koşulları tanımlarlar.
Arama Duraklatma
Kampanya kontak verisindeki belirli parametrelerdeki değerlere istinaden bu kontaklara çıkılacak aramaların duraklatılması bu sekmedeki koşullarla sağlanabilir.
Kampanya modülünün yeni özelliği Arama Duraklatma sayesinde kampanya listelerinde yer alan kontaklara aramaları seçtiğiniz kriterlere uygun olarak duraklatabilirsiniz. Kampanya duraklatma ile afet gibi olumsuz durumlarda kampanya verisinde o bölgedeki kontaklara aramaları duraklatabilirsiniz. Arama duraklatma aynı zamanda dolaylı olarak kampanya verinizdeki segmentlerin hangi öncelikte aranmasına ve koşula bağlı olarak aramaları yönetmenize olanak tanıyarak, tüm kampanyayı duraklatmadan daha esnek bir arama yönetimi yapmanıza imkan sunar.
Kampanya listelerindeki kontakların verileri AloTech’te belirli parametrelere bağlı olarak tutulur. Bazı durumlarda kampanya bazında özel değişken ekleme kısmında, özel parametreler de tanımlanabilir.
Arama Duraklatma özelliğini kullanmak isteyen kullanıcıların, duraklatılacak kontakların sistem tarafından tespiti için koşul tanımlamaları gerekir. Kullanıcılar toplamda 3 koşul girişi yapabilir. Koşulu oluşturan unsurları aşağıda yakından tanıyabilirsiniz;
Parametre: Kontağın detaylarını ifade eden başlıklar olarak düşünebilirsiniz. Örneğin şehir, ülke, eğitim durumu vb. başlıklar birer parametre olarak değerlendirilebilir. Arama duraklatmada kullanılacak parametrelerin, kontakları içeren dosyada yer almalı ve aynı zamanda özel değişken girişinde tanımlanmış olması gereklidir.
Operatör: Girilen değerlerin parametrede nasıl işleneceğini belirtir. Örnek olarak Şehir parametresinde sadece Bursa değeri hedeflenmek isteniyorsa, Eşit operatörü kullanılır.
Değer: Parametrenin bir kontak için karşılığıdır. Mesela veri dosyasında A kontağı için meslek alanında doktor yazmaktaysa, meslek parametresinin A kontağındaki değeri doktordur.
Koşulları girdikten sonra Aramaları Duraklat butonuna basabilirsiniz. Sistem koşullara karşılık gelen veriyi kampanya çalışmasından bağımsız olarak duraklamaya alacaktır. Böylece eğer arama duraklatılmışken, kampanya başlatılsa da koşula uyan kontaklara çağrı çıkmayacaktır. Sistem arama duraklatma öncesi sizden teyit alarak ilerler.
Onayınızın devamında sistem kampanya kontak verinizde ilgili koşullara uygun kontaklara çağrı çıkışlarını duraklatmaya başlar. Bu süreç verinizin boyutuna göre değişkenlik gösterir. Koşullara karşılık gelen kontak sayısı fazlaysa süreç uzayacaktır. Duraklatma süreci devam ederken “İşlem devam ediyor” ifadesini göreceksiniz. Aynı zamanda olası karışıklıkları önlemek için işlem butonları ve alanlar pasif olacaktır. Yenile butonunu kullanarak son durum hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
İşlem tamamlandıktan sonra Yenile butonu kalkacak ve Toplam duraklatılan kontak sayısı son değerini alacaktır. Bu noktada ilgili koşullara uygun kontaklara yapılacak çağrılar duraklatılmıştır. Arama duraklatma işlemi tamamlandıktan sonra eğer müsait alan varsa yeni koşullar da tanımlanabilir. Yeni koşul tanımlandıktan sonra Kaydet butonuna basılır ve devamında onay verilir. Onayın devamında Aramaları Başlat butonunun yerini Aramaları Duraklat butonu alacaktır. Bu butona basıldıktan sonra tüm koşullara uyan kontaklara aramalar tekrar duraklatılmaya başlayacaktır. Süre verinin boyutuyla orantılı olacaktır. Çok sayıda duraklatılacak kontak olması durumunda önce duraklatılmış koşullara ait bazı kontaklara çağrı çıkışı olabilir. Aramalar duraklatıldığı durumda Aramaları Başlat butonuna basılarak ilgili koşullara uyan kontaklara çağrıların çıkması başlatılabilir.
Veriye orantılı olarak değişen bir işlem süresi sonrasında süreç tamamlanır. Koşullar tekrar duraklatılmak üzere Arama Duraklatma ekranında yerini korur. Kullanıcı dilerse koşul grubunu silebilir. Eğer koşul grubuna karşılık gelen duraklatılmış kontaklar varsa bu kontaklara arama çıkışı başlayacaktır. Silme işlemi de kontak sayısına göre değişen bir süre sonrasında tamamlanır. İşlem devam ediyor ifadesi kaybolur ve Devam edilecek toplam kontak sayısı son değerini alır. Silme işlemi tamamlandığında tüm koşul alanları boş bir şekilde yerlerini alır.
Ön izleme (Preview) Kampanya Çağrı Ekranı
Aranacak kontakla ilgili bilgileri içeren bir modal pencere, müşteri temsilcisine gösterilir. Müşteri temsilcisi bu bilgileri inceleyebilir ve çağrı için stratejisini hazırlayabilir, ardından belirlenen süre limiti içinde aramayı atlamayı veya kontağı aramayı seçebilir. Belirtilen sürede müşteri temsilcisi bir aksiyon almazsa otomatik olarak kontak aranır.
Predictive Kampanyalar
Kampanya ayarları aşağıdaki alanlar aracılığıyla kurgulanabilir.
Kampanya Adı: Kullanıcı tarafından tanımlanmış kampanya ad bilgisidir.
Kampanya ID: Kampanya nesnesinin sistem tarafından tanımlandırılmış benzersiz anahtar bilgisidir.
Kuyruk: Kampanya Tipi Predictive olarak seçili ise tanımlanması gereken kuyruk nesnesinin seçildiği alandır. Kampanya çağrıları seçili kuyruktan çıkartılır.
Scripter: Predictive kampanya tipinde kampanya çağrısının hazırda olan müşteri temsilcisine bağlanması durumunda gösterilecek olan scripter nesnesinin belirlendiği alandır. Scripter müşteri temsilcilerinin kampanya çağrısı ve kontak ile ilgili bilgileri görüntüleyebildiği, konuşmanın akışı ile ilgili tanımlanmış yönergeleri takip edebildiği, oluşturulmuş alanlarla çağrı sırasında spesifik konularda gerekli notları alabildikleri bir araçtır. Çağrının tamamlanması durumunda scripter üzerinden ayarlarda tanımlanmış olan sonuç kodu, müşteri temsilcisi tarafından girilir.
Arama Planı: Kampanyada kullanılacak temel Arama Planı nesnesinin belirlendiği alandır. Arama Planı nesnesinde tanımlanan kurallarla aranacak kontak numarasının desenine göre hangi operatörün, tenant numarasının kullanılacağı belirlenebilir. Böylelikle kontaklara erişim için kullanılacak arama stratejisinin temeli atılmış olur.
Çaldırma Süresi: Kampanya aramalarının kontak telefonlarında ne kadar süre ile çaldırılacağının ayarlandığı alandır. İdeal değer 25 saniyedir. Bu değerin değiştirilmesinin ulaşma oranları üzerinde negatif etkisi olabilir.
Yönlendirme Stratejisi: Kampanya kontak verisinin hangi yöntem ile arama sırasına alınacağının belirlendiği alandır. FIFO veya LIFO iki seçenekten biri seçilir.
Maksimum Efor: Ulaşılan ama geçersiz olan kontakların tekrar kaç kez tekrar aranacağının belirlendiği alandır.
Arama limitinin yenilenmesini engelle: Etkinleştirildiğinde, randevu sonuç kodlarına sahip kontaklar için arama limitleri sıfırlanmayacaktır. Son deneme araması randevu şekilde ayarlanmışsa, randevu araması başlatılmayacak ve kontak limitine ulaşıldığı için tamamlanacaktır.
Etkin Hazır Temsilci Kullanımını Etkinleştir: Bu ayar, predictive kampanyalar için 'Etkin Hazır Temsilciler' kullanımını etkinleştirir veya devre dışı bırakır. Etkinleştirildiğinde, sistem birden fazla predictive kampanyaya atanmış temsilcileri dikkate alarak predictive arama için mevcut temsilci sayısını doğru bir şekilde belirler. Bu, sistemin tüm aktif predictive kampanyalardaki gerçek temsilci kullanılabilirliğine göre arama hacmini ayarlamasını sağlayarak aşırı arama ve kaçan çağrı oranını en aza indirir. Predictive kampanyalarda doğru çağrı dağılımını sağlamak için, birden fazla kampanyaya atanan MT'lerin etkisini toplam atanan MT sayısından çıkararak Etkin Hazır MT Sayısını hesaplayın; bu etki, birden fazla aktif kampanyada bulunan MT sayısının, atandıkları toplam aktif kampanya sayısına bölünmesiyle elde edilir, böylece kullanılabilirlikleri katıldıkları her kampanyaya etkin bir şekilde dağıtılır.
Kontak Çağrı Yönetimi: Arama sıralamasında planlanmış verilerin mi yoksa yeni verilerin mi önce aranacağının seçildiği alandır. Planlanmış veriler, tekrar aramalar veya randevular gibi belirli bir tarih ve saatte aranacak kontaklara yapılan aramaları ifade eder. Eğer Planlanmış Veriler Önce seçilirse, kampanya belirli bir tarih ve saatte aranacak aramaları başlatacaktır. Eğer Yeni Veriler Önce seçilirse, kampanya ilk temasları, yani kontakları ilk kez aramaya başlayacaktır. Bu durumda, randevulara veya tekrar aramalara yapılan çağrılar, aranacak çok fazla yeni veri olması durumunda gecikebilir.
Liste Çağrı Önceliği Yönetimi: Önce En Yüksek Öncelikli: Kampanya, bir sonraki listeye geçmeden önce listedeki en yüksek öncelikli kontakları arar. Daha yüksek öncelikli listede yalnızca geri arama aramaları kaldıysa, aramalar bir sonraki listeden başlayabilir. Önceliğe Göre Dağıt: Kampanya, listedeki kontakları her listenin öncelik seviyesine göre arayacaktır. Kampanya, kampanyadaki aktif listelerin tüm öncelik seviyelerini dikkate alarak oran bazlı bir dağılım hesaplar ve buna göre arama çıkar.
Veri tamamlanma bildirimi eposta adresleri: Girilen e-posta adreslerine, kampanya listelerinin tümünde aranacak veri kalmadığında bildirim yollanır. 20 adet e-posta adresi girilebilir.
Kampanya bitiş bildirimi eposta adresleri: Girilen e-posta adreslerine, kampanya bitiş zamanına ulaşıldığında bildirim yollanır. 20 adet e-posta adresi girilebilir.
Randevudan önce MT rezervasyon başlangıç süresi (Dakika): Kampanya çağrılarında randevu sonuç kodu tanımlanırken, çağrıdaki müşteri temsilcisi tarafından sadece bana ata seçeneği işaretlenmişse sistemin kontağa randevu çağrısı yanıtlandığında çağrıyı ilk olarak bu randevuyu seçen müşteri temsilcisine bağlamaya çalışacaktır. Bunun için müşteri temsilcisi önceden rezerve edilir. Randevu çağrısı yaklaştığında müşteri temilcisi çağrıyı beklemek üzere özel bir statüye çekilecektir. Bu rezervasyonun çağrıdan ne kadar önce başlaması gerektiğinin belirlendiği alandır.
Randevu Çağrısı Zaman Aşım Süresi (Dakika): Bir önceki maddede belirtilen senaryoda eğer müşteri temsilcisi rezerve edilemezse çağrı başlatılmaz. Bu durumda kontağa ulaşmak için zaman aşımı dolduktan sonra çağrı kuyruğa atanmak üzere aranır. Bu zaman aşımı dakika cinsinden bu alanda belirlenir.
Çaldırma Süresi: Kampanya aramalarının kontak telefonlarında ne kadar süre ile çaldırılacağının ayarlandığı alandır. İdeal değer 21 saniyedir. Bu değerin değiştirilmesinin ulaşma oranları üzerinde negatif etkisi olabilir.
Rezerv MT Sayısı: Inbound ve kampanya aramalarını bir arada kullanan kuyruklar için önerilir. Ne kadar kampanya çağrısının kuyruktaki müşteri temsilcilerine yönlendirileceği, bu alandaki değer ile hesaplanır. Örneğin, kuyruktaki hazır müşteri temsilcisi sayısı 20 ve rezerv müşteri temsilcisi sayısı 5 ise 15 müşteri temsilcisi kampanya çağrısı alacaktır. 5 müşteri temsilcisi gelen çağrıları beklemek için kullanılacaktır.
Kara liste Kontrolü Yap: Aktif edilmesi durumunda kampanya çağrısı çıkmadan önce ilgili numaranın kara listede olup olmadığı kontrol edilir. Kara liste menüsünde kampanya çağrıları için girilmiş numaralara, bu ayar aktif edilmişse kampanya araması çıkılmaz.
Çağrı Bağlanma Bekleme Zaman Aşımı: Cevaplanmayan çağrılar için saniye cinsinden belirli bir zaman aşımı süresi ayarlayarak, belirlenen süre içinde müşteri temsilcisine bağlanılmazsa otomatik olarak çağrı bağlantısını keser.
Kampanya Hızı
Kampanya Arama Hızı: Kampanya çağrılarının çıkış hızını belirler. Kampanyadaki kontakların eritilme sürecini belirleyen faktörlerden biridir. 1 - 10 arası bir değer verilir.
Predictive kampanya: Sistem her 25 saniyede bir kuyruğu tarayarak hazır müşteri temsilcileri saptar. Kampanya hızında belirlenen değer ile o an hazırda olan müşteri temsilcisi sayısını çarparak elde edilen sayıda kampanya çağrısı sıradaki kontaklar için başlatır. Yani tanımlı kuyrukta çağrı taskı başladığı anda 5 müşteri temsilcisi hazırdaysa ve kampanya hızı 3 olarak belirlenmişse sıradaki 15 kontağa çağrı başlar.
Otomatik hız: Arama sayısı, kampanya kuyruğundaki uygun MT sayısı ile Değerlendirilecek son çağrı adedi alanında girilen son güncel çağrı adedinin biri bölünce çıkan değer ile çarpımı ile elde edilir. Büyük ölçekli operasyonlar için otomatik hız önerilir. Bu ayar aktif edildiğinde varsayılan hız yerine dinamik olarak hesaplanan bu değere göre belirlenen sayıda arama başlatılır.
Taze kayıtlar için otomatik hızı yoksay: Ayar aktif edilmesi durumunda, eğer bir arama taskında sıradaki kontakların yarısının yeni eklendiği tespit edilmişse bu durum oran ortadan kalkana kadar otomatik hız yerine varsayılan hız hesaplaması kullanılır.
Kaçan Çağrı Oranı Yönetimi: Kaçan çağrı seviyelerinin çok yükselmesini engellemek için yeni önleyici önlemler uygulayın. Burada şerit üzerinden yüzdelik olarak kaçan çağrı oranını belirleyebilirsiniz ve farklı üç önlemi uygulayabilirsiniz:
Yavaşlatma Başlangıç Oranı: Kaçan çağrı oranı önceden tanımlanmış bir kaçan çağrı oranına ulaştığında kampanya çağrı hızı otomatik olarak 1 puan azalır.
Kısıtlama Başlangıç Oranı: Kaçan çağrı oranı daha yüksek bir eşiği aştığında kampanya çağrı hızını otomatik olarak 1:1'e ayarlanır.
Maksimum Kaçan Çağrı Oranı: Kaçan çağrı oranı belirlenen en yüksek bir seviyeye ulaştığında kampanya aramaları otomatik duraklatılır.
Kaçan çağrı oranı yönetimi aktifse en az bir önlemin aktif olması gerekmektedir.
Değerlendirilecek son çağrı adedi ile bahsedilen kaçan çağrı oranının güncel olarak son kaç adet çağrının ortalamasından takip edileceğini belirleyebilirsiniz. Değerler 100 başlayarak 1000'e kadar 100'erli adetlerle artmaktadır. Otomatik hız ve Kaçan çağrı yönetimi için ortak çalışır.
Uygulanan önlemleri anlık olarak süpervizör kampanya genel takip ekranında hız sekmesinden izleyebilirsiniz.
Listeler
Listeler sekmesinde kampanyaya tanımlı tüm listeleri tek noktadan görüp yönetebileceksiniz.
Kampanya Durumu: Kampanyanın aktif veya pasif olduğu bilgisini verir.
Toplam Kontak: Kampanyaya tanımlı toplam kontak adedi bilgisini verir.
Toplam DT oranı: Bu veri, kampanya genelinde devam eden kontakların tamamlanan kontaklara oranını gösterir. Her tamamlanan kontak ile bu değer dinamik olarak değişir.
Atanan listeler: Bu tabloda kampanyadaki listeler tek tek görünüp yönetilebilir. Tabloda aşağıdaki sütunlar yer alır.
Statü: Listenin aktif veya pasif olduğu bilgisini verir. Butona tıklanarak aktiften pasife ya da pasiften aktife liste durumu değiştirilebilir.
Liste Adı: Listenin kullanıcı tarafından verilmiş isim bilgisini gösterir.
Öncelik Değeri: Listenin 1 - 10 (10 en yüksek öncelikli) arasında nümerik öncelik değerini verir. Yeni aramalar bu öncelik değerine göre ilerler. En yüksek önceliğe sahip listelerdeki kontaklar ilk aranacaktır. O listede taze (dokunulmamış) veri kalmadığında, daha yüksek önceliğe sahip listedeki taze kontaklar aranacaktır. Aynı öncelik değerine sahip iki liste varsa, daha önce eklenmiş olan liste önceliklendirilecektir.
Her bir listedeki kontaklar için arama sırası şu şekildedir:
Rezerv kontaklar > Randevular > Tekrar aramalar > Taze kontaklar (ilk dokunuş, önceliğe göre)
Kontak Adedi: Listedeki toplam kontak sayısını gösterir.
DT oranı: Bu veri, devam eden kontakların tamamlanan kontaklara oranını gösterir. Her tamamlanan kontak ile bu değer dinamik olarak değişir.
Son Veri Yüklenme Tarihi: Listeye eklenen son verinin ne zaman yüklenmiş olduğu bilgisini verir.
Aksiyon Butonları:
Aksiyon butonlarının işlevi aşağıdaki gibidir:
Atama: Kampanyaya daha önce oluşturulmuş listelerden atamalar yapılmasını sağlar.
Yeni liste ekle: Kampanyaya sıfırdan bir liste oluşturup eklemek için kullanılır. Liste oluşturma ekranını bu menüye getirerek pratik bir şekilde tanımlamanın yapılmasını sağlar.
Liste satır aksiyonları
Atanan listeler tablosunda yer alan listelerde aşağıdaki işlemlerin yapılabilmesini sağlar.
Kontakları görüntüle: Listeye tanımlı tüm yüklenmiş kontaklar bu ekranda gösterilir. Burada filtreleme işlemi yapılarak kontaklar görüntülenebilir. Kullanıcı dilerse listeyi csv formatında indirebilir.
İndirme geçmişi: Kontakları görüntüle ekranında yapılan indirme işlemleri burada yönetilir. Önceki indirme işlemleri hakkında detaylı tabloda gösterim yapılır. Yeni indirilen dosyalar hazırlanana kadar bu tabloda işlemleri yapılır ve bilgisi pay
Önceliği Değiştir: Bu buton ile açılan menüden 1 - 10 (10 en yüksek öncelikli) arasında öncelik değeri değiştirilebilir. Aramalar ilk olarak en yüksek öncelikli listeden yapılır ve bir liste tamamlandığında, aramalar bir sonraki listeden devam eder. Aynı önceliğe sahip listeler için, ilk yüklenen listedeki kişiler ilk aranır.
Özel Arama Planı: Liste özelinde kampanyanınkinden bağımsız bir arama planı tanımlanmasını sağlar. Böylece farklı sebep kodlarına göre farklı arama stratejileri kampanyanın genel ayarı haricinde çalıştırılabilir.
Atamayı Kaldır: İlgili listeyi kampanyadan ayırarak, bu kampanyadan bu listeye ait aramaların çıkması durdurulur.
Arama Ayarları
Arama kurallarında kampanya kontağına ulaşabilmek için daha kompleks stratejilerin belirlenmesi sağlanabilir. Bu ayarlarda kontağa daha önce aldığı ve ulaşılamayan çağrının sonucuna göre, belirlenen süre sonrasında, istenilen profilinden ve gerekirse farklı bir arama planı ile ulaşılması sağlanabilir.
Örnek olarak bir kontak cep telefonundan arandığında, çağrıyı yanıtlamasına rağmen müşteri temsilcisine bağlanmadan kapatmışsa, kaçan çağrı sebebine göre 20 dakika sonra bu sefer iş telefonu numarası üzerinden, farklı bir arayan numara kullanılarak (test2 arama planında tanımlı olan) aranabilir.
Bu noktada tenantın arayan numaralarının çeşitli kullanılması da önemlidir. Yukarıdaki örnek de kontak cep telefonu numarasından, 0850’lili bir numara ile aranıp çağrı kaçtıysa aynı numara ile aramak yerine coğrafi bir numara üzerinden (0232 kodu ile başlayan) veya bir cep telefonu numarası ile (FCT kullanılarak) aranması durumunda yanıt verme olasılığı da artacaktır.
Telefon profili: Kampanyaya kontak verisi yüklenirken, her kontak için 4 adet profilde birer adetten maksimum 4 numarası tanımlanabilir. Profiller cep, iş, ev ve özel olarak 4 gruba ayrılmaktadır. Aynı profilden iki numara eklenmesi durumunda rastgele biri aranır.
Başlangıç profili, dosya yükleme ekranında belirlenir. Kontak ilk çağrısını burada belirlenen numaradan alır. Her profilin günlük ve toplam limitleri bulunur. Tüm profillerde tanımlanan bu değerlere göre bir kontağa kampanya boyunca tamamlanmadığı müddetçe kaç kez günlük ve toplam arama denemesi yapılacağı bu alanlarda belirlenmiş olur.Sebep: Sebepler çağrıların bağlanmaması durumunda ortaya çıkan sonuçlardır. Aranan kontağın meşgul, kaçan, cevap vermeme, geçersiz numarasının olması, telesekreter ile karşılaşılması veya arama devam ederken bağlantının kesilmesi gibi durumlarda tekrar arama senaryoları geliştirilebilir.
Tekrar Aramayı Engelle: İstenildiği takdirde ilgili sebep için tekrar arama yapılması buradaki kontrolle engellenebilir.
Bekleme: Kontak ilgili sebep kodu alındıktan ne kadar süre sonra tekrar aranacağının belirleneceği alandır.
Hedef Profil: İlgili sebep kodu alındıktan sonra kontağın hangi profilden aranacağının belirleneceği alandır.
Özel Arama Planı: Bu alanda seçilen arama planı tekrar arama yapılacak arama planını belirler.
Çalışma Saatleri
Zaman Dilimi: Kampanyanın hangi zaman dilimine göre çalışacağının belirleneceği alandır. Burada tenantın zaman diliminden bağımsız olarak kampanya çağrılarının dünya üzerindeki herhangi bir zaman dilimine göre çalışması sağlanabilir.
Giriş
Çalışma Saatleri üç ana ayar alanından oluşmaktadır.
Tarih Ayarları: Kampanyanın çalışacağı tarih ve saat aralığının tanımlandığı alandır.
Varsayılan Çalışma Saatleri: Kampanyanın çalıştığı zaman aralığında haftanın günlerinde hangi saat aralığında aktif olacağının tanımlandığı alandır.
Özel Tarihler: Kampanyanın özel günler için ileride aktif ya da pasif olacağı tarihi ve saati belirlendiği alandır.
Aşağıdaki örneklerle bu ayarlar arasındaki ilişki daha net anlaşılabilir.
Tarih Ayarları
Kampanyanın çalışacağı tarih ve saat aralığının tanımlandığı alandır. Bu, kampanyanın başlangıç ve bitiş zamanlarını belirtir. Aşağıdaki tüm tarih ve saat koşulları burada belirtilen zaman dilimi içinde geçerli olur. Eğer diğer ayarlara bir tanım girilmezse kampanya burada belirtilen tarih aralığında, belirlenmiş saat aralığında her gün için çalışır.
Örnekten yola çıkarsak, farklı ayar tanımlanmadığı müddetçe kampanya 9 Şubat'tan 31 Aralık 2025'e kadar her gün sabah 09:00'dan akşam 18:00'e kadar aktif olur ve uygun şartlar olması durumunda çağrılar çıkar.
Bir başka bakış açısıyla buradaki tanımın kampanyanın çalışma aralığını belirlediğini söyleyebiliriz; kampanya 9 Şubat 2025 saat 09:00'da başlayıp, 31 Aralık 2025 saat 18:00'de tamamlanmış olacaktır.
Varsayılan Çalışma Saatleri
Burada tanımlanan kurallar prensip olarak Tarih Ayarlarındaki gün ve saat tanımlarının önüne geçer. Kampanya aramaları bu durumda kampanya bitiş tarihine kadar burada girilen tanımlara göre çalışacaktır.
Bu örnekten yola çıkarsak kampanya Tarih Ayarlarında tanımlanmış çalışma aralığı içinde sadece Pazartesi günleri 10:00 ve 16:00 arasında aktif olacaktır. 31 Aralık 2025 saat 18:00'de de tamamlanacaktır. Yani 9 Şubat ile 31 Aralık 2025 tarihleri arasında sadece her Pazartesi günü 10:00 ile 16:00 arasında çalışacaktır.
Örneği detaylandırmak gerekirse;
Bu durumda kampanya 9 Şubat ve 31 Aralık 2025 tarihleri arasında
Her Pazartesi günü 10:00 ve 16:00 arası,
Her Salı günü 11:00 ve 14:00 arası,
Haftanın diğer günleri ise 07:00 ve 19:30 arası çalışacaktır.
Hafta sonlarında ise çalışmayacaktır.
Hafta sonlarını dahil etmek istediğimizde ise;
Yukarıdaki akışa ek olarak hafta sonları 15:00 - 17:00 arasında kampanya çalışacaktır.
Şimdi yukarıdaki örneği biraz değiştirip inceleyelim;
Bu örnekte aynı gün içinde iki ayrı saat aralığı girilmiş.
Bu durumda kampanya Pazartesi günleri 10:00 ve 16:00 arasında çalışacak. Diğer saatlerde duracak ve 17:00 - 18:00 arasında yine çalışacaktır.
Haftanın diğer günlerinde ise 09:00 - 17:30 arasında çalışacak. Haftasonu ise çalışmayacaktır.
Varsayılan çalışma saatleriyle, birbiriyle uyumlu gün ve saat aralıklarını kullanarak kampanya çalışmasını daha esnek bir hale getirebilirsiniz. Burada tanımlanan kurallara göre kampanyanın çalışacağını, diğer zamanlarda Tarih Ayarlarında girilmiş olsa bile çalışmayacağını bilmek kurguları oluştururken size yardımcı olacaktır.
Özel Tarihler
Özel tarihler Tarih Ayarlarında tanımlanan kampanya çalışma aralığı içinde geçerli olacak şekilde, Varsayılan Çalışma Saatlerinin önüne geçen bir ayardır.
Kampanyanın özel günler için çevrimiçi veya çevrimdışı olacağı tarih ve saati seçilmesini sağlar. Bu ayarlar, tarih ayarlarında girilen tarihlerle sınırlıdır. Tarih Ayarları içinde olmayan tarih girişleri kapsam dışıdır. Çevrimiçi olarak tanımlanan ve Tarih Ayarları içinde olan özel tarih ve saat girişleri, kampanyanın bu zamanlarda aktif olacağını ve duruma uyan diğer girişleri geçersiz kılacağını belirtir.
Çevrimdışı olarak tanımlanan ve Tarih Ayarları içinde olan özel tarih ve saatler, kampanyanın bu zamanlarda çalışmayacağını ve duruma uyan diğer girişleri geçersiz kılacağını belirtir. Ancak, belirtilen çevrimdışı giriş içinde olmayan bir tarih ve zaman tanımlaması varsa kampanya aktif olacaktır.
Bir örnek ile açıklamak gerekirse;
Kampanya çalışma aralığı 9 Şubat ile 31 Aralık 2025 arası olarak tanımlıdır.
Varsayılan Çalışma saatlerine göre hafta içinde 09:00-17:30 arasında kampanyanın çalışacağı tanımlanmış. Hafta sonları ise kampanya çalışmayacak.
Özel tarihleri baz aldığımızda 30 Ağustos'un tanımlandığını görüyoruz. Bu tarih hafta sonuna geliyor fakat özel tarih olduğu için varsayılan çalışma saatlerindeki kuralın önüne geçerek kampanya 30 Ağustos 2025 Cumartesi günü saat 09:00 ile 10:30 arasında aktif olacaktır.
Benzer şekilde 9 Eylül 2025'in tanımlı olduğu kural bir salı gününe karşılık geliyor. Varsayılan çalışma saatlerine göre kampanyanın 09:00-17:30 arasında çalışması gerekiyor. Fakat özel tarihlerdeki ayara istinaden 9 Eylül 2025 günü kampanya 09:00-12:59 arası çalışıp, 13:00 - 14:00 arası kapalı olup, 14:01-17:30 arasında yine çalışarak günü tamamlayacaktır.
Aşağıdaki örnekte ise tanımlanan özel tarih Tarih Ayarlarında belirtilen aralığa uymadığı için etki göstermeyecektir.
Sonuç Kodları
Kampanya çağrısı kontak tarafından yanıtlandıktan sonra müşteri temsilcisine atanarak görüşme başlar. Müşteri temsilcisi scripter üzerinde görüşme ile ilgili işlemlerini tamamladıktan sonra çağrı için önceden belirlenmiş bir sonuç kodunu girer. Sonuç kodları bu sekmede tanımlanmaktadır. Çağrının muhteviyatına göre sınıflandırılabilecek kategoriler olarak düşünülebilir. Kampanyanın hedef ve amaçları doğrultusunda oluşturulurlar.
Sebep kodu: Sonuç kodunun temelini oluşturan kategorilerdir. Aşağıdaki 4 seçenekten biri olabilir.
Randevu Alındı
Tamamlandı
Numara Silinmiş
Geçersiz Çağrı
Sonuç kodu: Çağrının yukarıdaki sebeplere ek olarak durumunu özetleyen, kapsamını nitelendiren kategorik bir tanımdır.
Örnek olarak
Sonuç kodu: Satış gerçekleştirildi
Sebep kodu: Tamamlandı
Tamamlanan kontaklar kalan veriden düşer ve bu kontaklara ek efor girilmemişse çağrı çıkışı yapılmaz. Randevu dışındaki sebeplerde artık çağrı çıkışı gerçekleşmez.
Başarılı: Çağrı kampanya hedefleri doğrultusunda başarılı olarak değerlendirilip değerlendirilemeyeceği bu alandan yönetilebilir.
Randevu öteleme: Sadece randevu sonuç kodunda görünür. Randevu öteleme sayesinde varsayılan randevu tarih ve saati, scripterı bitir butonuna basıldığı anın üstüne belirlenen süre eklenmiş olarak hesaplanarak sunulacaktır. Böylece randevu kurmanız çok daha kolay olacaktır. Gün, saat, dakika cinsinden belirlenir.
Eksik sonuç kodu yönetimi: Kampanyalarda müşteri temsilcilerinin scripterlarını doldurmaması, scripterların yanlışlıkla kapatılması gibi durumlarda çağrı için sonuç kodu girilmemektedir. Bu gibi durumlarda çağrı agent_answered koduyla tanımlanmaktadır ve tamamlanmamış sayılmaktadır. Görüşme olduğu için de tekrar arama çıkmamaktadır. Eksik sonuç kodu seçenekleri, kampanyanın eksik sonuç kodu olması durumunda nasıl davranacağını belirler. Agent_answered sonuç kodu ile devam et seçeneğinde mevcut kampanya çalışma mantığı devam eder. Sonuç kodunu sonra tanımla seçeneğinde giriş zaman aşımında belirtilen süre boyunca MT’nin tekrar sonuç kodu girebilmesi sağlanır. Giriş zaman aşımı bir çağrı için ne kadar sürede eksik sonuç kodunun girilmesi gerektiğinin belirlendiği alandır. 30 - 240 dakika arasında olabilir.
Kontak Bildirimleri
Sistem kontakları için seçilen belirli durumlarda bildirimler gönderebilir. Bildirimler kontak ile ilgili bilgileri kullanıcının tanımladığı Webhook URL’lerine atar.
Kontak Webhook etkin seçeneği seçili ise kontak tamamlandığında bildirim gönderilir.
Çağrı Sonrası Webhook Etkin seçeneğinde ise kontağa gerçekleşen her çağrı sonrasında bildirim gönderilir.
Daha çok müşterilerin entegre servislerinde iş akışını devam ettiren senaryolarda kullanılır.
Koşullu Scripter
Kampanya kontak datasında yer alan bir parametrede seçilen değere istinaden, kampanya ayarlarında tanımlı olan scripter'ın aksine açılacak scripterlar bu alanda tanımlanır. Kullanıcı parametrelere uygun operatörler yardımıyla hedef değerler girerek koşulları tanımlarlar.
Arama Duraklatma
Kampanya kontak verisindeki belirli parametrelerdeki değerlere istinaden bu kontaklara çıkılacak aramaların duraklatılması bu sekmedeki koşullarla sağlanabilir.
Kampanya modülünün yeni özelliği Arama Duraklatma sayesinde kampanya listelerinde yer alan kontaklara aramaları seçtiğiniz kriterlere uygun olarak duraklatabilirsiniz. Kampanya duraklatma ile afet gibi olumsuz durumlarda kampanya verisinde o bölgedeki kontaklara aramaları duraklatabilirsiniz. Arama duraklatma aynı zamanda dolaylı olarak kampanya verinizdeki segmentlerin hangi öncelikte aranmasına ve koşula bağlı olarak aramaları yönetmenize olanak tanıyarak, tüm kampanyayı duraklatmadan daha esnek bir arama yönetimi yapmanıza imkan sunar.
Kampanya listelerindeki kontakların verileri AloTech’te belirli parametrelere bağlı olarak tutulur. Bazı durumlarda kampanya bazında özel değişken ekleme kısmında, özel parametreler de tanımlanabilir.
Arama Duraklatma özelliğini kullanmak isteyen kullanıcıların, duraklatılacak kontakların sistem tarafından tespiti için koşul tanımlamaları gerekir. Kullanıcılar toplamda 3 koşul girişi yapabilir. Koşulu oluşturan unsurları aşağıda yakından tanıyabilirsiniz;
Parametre: Kontağın detaylarını ifade eden başlıklar olarak düşünebilirsiniz. Örneğin şehir, ülke, eğitim durumu vb. başlıklar birer parametre olarak değerlendirilebilir. Arama duraklatmada kullanılacak parametrelerin, kontakları içeren dosyada yer almalı ve aynı zamanda özel değişken girişinde tanımlanmış olması gereklidir.
Operatör: Girilen değerlerin parametrede nasıl işleneceğini belirtir. Örnek olarak Şehir parametresinde sadece Bursa değeri hedeflenmek isteniyorsa, Eşit operatörü kullanılır.
Değer: Parametrenin bir kontak için karşılığıdır. Mesela veri dosyasında A kontağı için meslek alanında doktor yazmaktaysa, meslek parametresinin A kontağındaki değeri doktordur.
Koşulları girdikten sonra Aramaları Duraklat butonuna basabilirsiniz. Sistem koşullara karşılık gelen veriyi kampanya çalışmasından bağımsız olarak duraklamaya alacaktır. Böylece eğer arama duraklatılmışken, kampanya başlatılsa da koşula uyan kontaklara çağrı çıkmayacaktır. Sistem arama duraklatma öncesi sizden teyit alarak ilerler.
Onayınızın devamında sistem kampanya kontak verinizde ilgili koşullara uygun kontaklara çağrı çıkışlarını duraklatmaya başlar. Bu süreç verinizin boyutuna göre değişkenlik gösterir. Koşullara karşılık gelen kontak sayısı fazlaysa süreç uzayacaktır. Duraklatma süreci devam ederken “İşlem devam ediyor” ifadesini göreceksiniz. Aynı zamanda olası karışıklıkları önlemek için işlem butonları ve alanlar pasif olacaktır. Yenile butonunu kullanarak son durum hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
İşlem tamamlandıktan sonra Yenile butonu kalkacak ve Toplam duraklatılan kontak sayısı son değerini alacaktır. Bu noktada ilgili koşullara uygun kontaklara yapılacak çağrılar duraklatılmıştır. Arama duraklatma işlemi tamamlandıktan sonra eğer müsait alan varsa yeni koşullar da tanımlanabilir. Yeni koşul tanımlandıktan sonra Kaydet butonuna basılır ve devamında onay verilir. Onayın devamında Aramaları Başlat butonunun yerini Aramaları Duraklat butonu alacaktır. Bu butona basıldıktan sonra tüm koşullara uyan kontaklara aramalar tekrar duraklatılmaya başlayacaktır. Süre verinin boyutuyla orantılı olacaktır. Çok sayıda duraklatılacak kontak olması durumunda önce duraklatılmış koşullara ait bazı kontaklara çağrı çıkışı olabilir. Aramalar duraklatıldığı durumda Aramaları Başlat butonuna basılarak ilgili koşullara uyan kontaklara çağrıların çıkması başlatılabilir.
Veriye orantılı olarak değişen bir işlem süresi sonrasında süreç tamamlanır. Koşullar tekrar duraklatılmak üzere Arama Duraklatma ekranında yerini korur. Kullanıcı dilerse koşul grubunu silebilir. Eğer koşul grubuna karşılık gelen duraklatılmış kontaklar varsa bu kontaklara arama çıkışı başlayacaktır. Silme işlemi de kontak sayısına göre değişen bir süre sonrasında tamamlanır. İşlem devam ediyor ifadesi kaybolur ve Devam edilecek toplam kontak sayısı son değerini alır. Silme işlemi tamamlandığında tüm koşul alanları boş bir şekilde yerlerini alır.
Anons
Anons: Kontak tarafından yanıtlanan çağrıda, hazırda müşteri temsilcisi yoksa kontağa dinletilmesi için seçilen anonstur. Kontak müşteriye bağlanana kadar bu anonsu dinler.
Anons Tekrar Periyodu (Saniye): Anonsun tekrar dinletilmesi için beklenmesi gereken süredir.
Çağrı Açıldığı Anda Bir Kere Çal: Bu kontrol aktifse anons sadece bir kez çalar.
Telesekreter Tespiti
Aranan kontak eğer telesekreter kullanıyorsa, bu durum telesekreter tespiti özelliğinin açılması ile tespit edilebilir. Telesekreter tespiti için ideal olarak varsayılan gramer seçilmelidir. Sessizlik süresine göre 7, 10, 15 saniyelik farklı gramerler de mevcuttur. Telesekreter tespiti çağrı ilerleyiş analizi kullanarak çalışır. Yanıtlanan çağrıda karşıdan gelen sesin konuşma hızı, konuşma sürekliliği, ilk baştaki sessizlik, konuşma sırasındaki sessizlik, aradaki es vermeler gibi birçok farklı kriterde analizini yapar. Analize istinaden karşı tarafın telesekreter olması durumunu ifade eden iki sonuç vardır.
Tanımlanamayan Konuşma: Bir telesekreter anonsu gibi çok uzun ve seri bir konuşmanın olması durumu
Tanımlanamayan Sessizilik: Tanımlı süre boyunca karşı taraftan ses alınmaması, anons sonrası ses kaydı bölümü gibi.
Her iki sonuç içinde kullanıcının aşağıdaki gibi iki seçeneği bulunmaktadır.
Çağrıyı kapat ve otomatik sonuç kodu gir: Çağrı sistem tarafından kapatılarak iki telesekreter analizi sonucundan birini girer. Sistem arama kurallarında telesekreter için bulunan kurguya göre tekrar arama organize eder.
Müşteri Temsilcisine bağla: Çağrı müşteri temsilcisine bağlanır.
IVR Kampanyalar
Kampanya ayarları aşağıdaki alanlar aracılığıyla kurgulanabilir.
Kampanya Adı: Kullanıcı tarafından tanımlanmış kampanya ad bilgisidir.
Kampanya ID: Kampanya nesnesinin sistem tarafından tanımlandırılmış benzersiz anahtar bilgisidir.
IVR: Kampanya Tipi IVR olarak seçili ise tanımlanması gereken IVR nesnesinin seçildiği alandır. Kampanya çağrıları seçili IVR'a yönlendirilir.
Scripter: IVR kampanya tipinde kampanya çağrısının hazırda olan müşteri temsilcisine bağlanması durumunda gösterilecek olan scripter nesnesinin belirlendiği alandır. Scripter müşteri temsilcilerinin kampanya çağrısı ve kontak ile ilgili bilgileri görüntüleyebildiği, konuşmanın akışı ile ilgili tanımlanmış yönergeleri takip edebildiği, oluşturulmuş alanlarla çağrı sırasında spesifik konularda gerekli notları alabildikleri bir araçtır. Çağrının tamamlanması durumunda scripter üzerinden ayarlarda tanımlanmış olan sonuç kodu, müşteri temsilcisi tarafından girilir.
Arama Planı: Kampanyada kullanılacak temel Arama Planı nesnesinin belirlendiği alandır. Arama Planı nesnesinde tanımlanan kurallarla aranacak kontak numarasının desenine göre hangi operatörün, tenant numarasının kullanılacağı belirlenebilir. Böylelikle kontaklara erişim için kullanılacak arama stratejisinin temeli atılmış olur.
Çaldırma Süresi: Kampanya aramalarının kontak telefonlarında ne kadar süre ile çaldırılacağının ayarlandığı alandır. İdeal değer 25 saniyedir. Bu değerin değiştirilmesinin ulaşma oranları üzerinde negatif etkisi olabilir.
Maksimum Efor: Ulaşılan ama geçersiz olan kontakların tekrar kaç kez tekrar aranacağının belirlendiği alandır.
Kontak Çağrı Yönetimi: Arama sıralamasında planlanmış verilerin mi yoksa yeni verilerin mi önce aranacağının seçildiği alandır. Planlanmış veriler, tekrar aramalar veya randevular gibi belirli bir tarih ve saatte aranacak kontaklara yapılan aramaları ifade eder. Eğer Planlanmış Veriler Önce seçilirse, kampanya belirli bir tarih ve saatte aranacak aramaları başlatacaktır. Eğer Yeni Veriler Önce seçilirse, kampanya ilk temasları, yani kontakları ilk kez aramaya başlayacaktır. Bu durumda, randevulara veya tekrar aramalara yapılan çağrılar, aranacak çok fazla yeni veri olması durumunda gecikebilir.
Liste Çağrı Önceliği Yönetimi: Önce En Yüksek Öncelikli: Kampanya, bir sonraki listeye geçmeden önce listedeki en yüksek öncelikli kontakları arar. Daha yüksek öncelikli listede yalnızca geri arama aramaları kaldıysa, aramalar bir sonraki listeden başlayabilir. Önceliğe Göre Dağıt: Kampanya, listedeki kontakları her listenin öncelik seviyesine göre arayacaktır. Kampanya, kampanyadaki aktif listelerin tüm öncelik seviyelerini dikkate alarak oran bazlı bir dağılım hesaplar ve buna göre arama çıkar.
Veri tamamlanma bildirimi eposta adresleri: Girilen e-posta adreslerine, kampanya listelerinin tümünde aranacak veri kalmadığında bildirim yollanır. 20 adet e-posta adresi girilebilir.
Kampanya bitiş bildirimi eposta adresleri: Girilen e-posta adreslerine, kampanya bitiş zamanına ulaşıldığında bildirim yollanır. 20 adet e-posta adresi girilebilir.
Kara liste Kontrolü Yap: Aktif edilmesi durumunda kampanya çağrısı çıkmadan önce ilgili numaranın kara listede olup olmadığı kontrol edilir. Kara liste menüsünde kampanya çağrıları için girilmiş numaralara, bu ayar aktif edilmişse kampanya araması çıkılmaz.
Kampanya Hızı
Kampanya Arama Hızı: Kampanya çağrılarının çıkış hızını belirler. Kampanyadaki kontakların eritilme sürecini belirleyen faktörlerden biridir. 1 - 15 arası bir değer verilir. Her arama döngüsünde belirtilen hız değeri adedinde çağrı başlatılır.
Listeler
Listeler sekmesinde kampanyaya tanımlı tüm listeleri tek noktadan görüp yönetebileceksiniz.
Kampanya Durumu: Kampanyanın aktif veya pasif olduğu bilgisini verir.
Toplam Kontak: Kampanyaya tanımlı toplam kontak adedi bilgisini verir.
Toplam DT oranı: Bu veri, kampanya genelinde devam eden kontakların tamamlanan kontaklara oranını gösterir. Her tamamlanan kontak ile bu değer dinamik olarak değişir.
Atanan listeler: Bu tabloda kampanyadaki listeler tek tek görünüp yönetilebilir. Tabloda aşağıdaki sütunlar yer alır.
Statü: Listenin aktif veya pasif olduğu bilgisini verir. Butona tıklanarak aktiften pasife ya da pasiften aktife liste durumu değiştirilebilir.
Liste Adı: Listenin kullanıcı tarafından verilmiş isim bilgisini gösterir.
Öncelik Değeri: Listenin 1 - 10 (10 en yüksek öncelikli) arasında nümerik öncelik değerini verir. Yeni aramalar bu öncelik değerine göre ilerler. En yüksek önceliğe sahip listelerdeki kontaklar ilk aranacaktır. O listede taze (dokunulmamış) veri kalmadığında, daha yüksek önceliğe sahip listedeki taze kontaklar aranacaktır. Aynı öncelik değerine sahip iki liste varsa, daha önce eklenmiş olan liste önceliklendirilecektir.
Her bir listedeki kontaklar için arama sırası şu şekildedir:
Rezerv kontaklar > Randevular > Tekrar aramalar > Taze kontaklar (ilk dokunuş, önceliğe göre)
Kontak Adedi: Listedeki toplam kontak sayısını gösterir.
DT oranı: Bu veri, devam eden kontakların tamamlanan kontaklara oranını gösterir. Her tamamlanan kontak ile bu değer dinamik olarak değişir.
Son Veri Yüklenme Tarihi: Listeye eklenen son verinin ne zaman yüklenmiş olduğu bilgisini verir.
Aksiyon Butonları:
Aksiyon butonlarının işlevi aşağıdaki gibidir:
Atama: Kampanyaya daha önce oluşturulmuş listelerden atamalar yapılmasını sağlar.
Yeni liste ekle: Kampanyaya sıfırdan bir liste oluşturup eklemek için kullanılır. Liste oluşturma ekranını bu menüye getirerek pratik bir şekilde tanımlamanın yapılmasını sağlar.
Liste satır aksiyonları
Atanan listeler tablosunda yer alan listelerde aşağıdaki işlemlerin yapılabilmesini sağlar.
Kontakları görüntüle: Listeye tanımlı tüm yüklenmiş kontaklar bu ekranda gösterilir. Burada filtreleme işlemi yapılarak kontaklar görüntülenebilir. Kullanıcı dilerse listeyi csv formatında indirebilir.
İndirme geçmişi: Kontakları görüntüle ekranında yapılan indirme işlemleri burada yönetilir. Önceki indirme işlemleri hakkında detaylı tabloda gösterim yapılır. Yeni indirilen dosyalar hazırlanana kadar bu tabloda işlemleri yapılır ve bilgisi pay
Önceliği Değiştir: Bu buton ile açılan menüden 1 - 10 (10 en yüksek öncelikli) arasında öncelik değeri değiştirilebilir. Aramalar ilk olarak en yüksek öncelikli listeden yapılır ve bir liste tamamlandığında, aramalar bir sonraki listeden devam eder. Aynı önceliğe sahip listeler için, ilk yüklenen listedeki kişiler ilk aranır.
Özel Arama Planı: Liste özelinde kampanyanınkinden bağımsız bir arama planı tanımlanmasını sağlar. Böylece farklı sebep kodlarına göre farklı arama stratejileri kampanyanın genel ayarı haricinde çalıştırılabilir.
Atamayı Kaldır: İlgili listeyi kampanyadan ayırarak, bu kampanyadan bu listeye ait aramaların çıkması durdurulur.
Arama Ayarları
Arama kurallarında kampanya kontağına ulaşabilmek için daha kompleks stratejilerin belirlenmesi sağlanabilir. Bu ayarlarda kontağa daha önce aldığı ve ulaşılamayan çağrının sonucuna göre, belirlenen süre sonrasında, istenilen profilinden ve gerekirse farklı bir arama planı ile ulaşılması sağlanabilir.
Örnek olarak bir kontak cep telefonundan arandığında, çağrıyı yanıtlamasına rağmen müşteri temsilcisine bağlanmadan kapatmışsa, kaçan çağrı sebebine göre 20 dakika sonra bu sefer iş telefonu numarası üzerinden, farklı bir arayan numara kullanılarak (test2 arama planında tanımlı olan) aranabilir.
Bu noktada tenantın arayan numaralarının çeşitli kullanılması da önemlidir. Yukarıdaki örnek de kontak cep telefonu numarasından, 0850’lili bir numara ile aranıp çağrı kaçtıysa aynı numara ile aramak yerine coğrafi bir numara üzerinden (0232 kodu ile başlayan) veya bir cep telefonu numarası ile (FCT kullanılarak) aranması durumunda yanıt verme olasılığı da artacaktır.
Telefon profili: Kampanyaya kontak verisi yüklenirken, her kontak için 4 adet profilde birer adetten maksimum 4 numarası tanımlanabilir. Profiller cep, iş, ev ve özel olarak 4 gruba ayrılmaktadır. Aynı profilden iki numara eklenmesi durumunda rastgele biri aranır.
Başlangıç profili, dosya yükleme ekranında belirlenir. Kontak ilk çağrısını burada belirlenen numaradan alır. Her profilin günlük ve toplam limitleri bulunur. Tüm profillerde tanımlanan bu değerlere göre bir kontağa kampanya boyunca tamamlanmadığı müddetçe kaç kez günlük ve toplam arama denemesi yapılacağı bu alanlarda belirlenmiş olur.Sebep: Sebepler çağrıların bağlanmaması durumunda ortaya çıkan sonuçlardır. Aranan kontağın meşgul, kaçan, cevap vermeme, geçersiz numarasının olması, telesekreter ile karşılaşılması veya arama devam ederken bağlantının kesilmesi gibi durumlarda tekrar arama senaryoları geliştirilebilir.
Tekrar Aramayı Engelle: İstenildiği takdirde ilgili sebep için tekrar arama yapılması buradaki kontrolle engellenebilir.
Bekleme: Kontak ilgili sebep kodu alındıktan ne kadar süre sonra tekrar aranacağının belirleneceği alandır.
Hedef Profil: İlgili sebep kodu alındıktan sonra kontağın hangi profilden aranacağının belirleneceği alandır.
Özel Arama Planı: Bu alanda seçilen arama planı tekrar arama yapılacak arama planını belirler.
Çalışma Saatleri
Zaman Dilimi: Kampanyanın hangi zaman dilimine göre çalışacağının belirleneceği alandır. Burada tenantın zaman diliminden bağımsız olarak kampanya çağrılarının dünya üzerindeki herhangi bir zaman dilimine göre çalışması sağlanabilir.
Giriş
Çalışma Saatleri üç ana ayar alanından oluşmaktadır.
Tarih Ayarları: Kampanyanın çalışacağı tarih ve saat aralığının tanımlandığı alandır.
Varsayılan Çalışma Saatleri: Kampanyanın çalıştığı zaman aralığında haftanın günlerinde hangi saat aralığında aktif olacağının tanımlandığı alandır.
Özel Tarihler: Kampanyanın özel günler için ileride aktif ya da pasif olacağı tarihi ve saati belirlendiği alandır.
Aşağıdaki örneklerle bu ayarlar arasındaki ilişki daha net anlaşılabilir.
Tarih Ayarları
Kampanyanın çalışacağı tarih ve saat aralığının tanımlandığı alandır. Bu, kampanyanın başlangıç ve bitiş zamanlarını belirtir. Aşağıdaki tüm tarih ve saat koşulları burada belirtilen zaman dilimi içinde geçerli olur. Eğer diğer ayarlara bir tanım girilmezse kampanya burada belirtilen tarih aralığında, belirlenmiş saat aralığında her gün için çalışır.
Örnekten yola çıkarsak, farklı ayar tanımlanmadığı müddetçe kampanya 9 Şubat'tan 31 Aralık 2025'e kadar her gün sabah 09:00'dan akşam 18:00'e kadar aktif olur ve uygun şartlar olması durumunda çağrılar çıkar.
Bir başka bakış açısıyla buradaki tanımın kampanyanın çalışma aralığını belirlediğini söyleyebiliriz; kampanya 9 Şubat 2025 saat 09:00'da başlayıp, 31 Aralık 2025 saat 18:00'de tamamlanmış olacaktır.
Varsayılan Çalışma Saatleri
Burada tanımlanan kurallar prensip olarak Tarih Ayarlarındaki gün ve saat tanımlarının önüne geçer. Kampanya aramaları bu durumda kampanya bitiş tarihine kadar burada girilen tanımlara göre çalışacaktır.
Bu örnekten yola çıkarsak kampanya Tarih Ayarlarında tanımlanmış çalışma aralığı içinde sadece Pazartesi günleri 10:00 ve 16:00 arasında aktif olacaktır. 31 Aralık 2025 saat 18:00'de de tamamlanacaktır. Yani 9 Şubat ile 31 Aralık 2025 tarihleri arasında sadece her Pazartesi günü 10:00 ile 16:00 arasında çalışacaktır.
Örneği detaylandırmak gerekirse;
Bu durumda kampanya 9 Şubat ve 31 Aralık 2025 tarihleri arasında
Her Pazartesi günü 10:00 ve 16:00 arası,
Her Salı günü 11:00 ve 14:00 arası,
Haftanın diğer günleri ise 07:00 ve 19:30 arası çalışacaktır.
Hafta sonlarında ise çalışmayacaktır.
Hafta sonlarını dahil etmek istediğimizde ise;
Yukarıdaki akışa ek olarak hafta sonları 15:00 - 17:00 arasında kampanya çalışacaktır.
Şimdi yukarıdaki örneği biraz değiştirip inceleyelim;
Bu örnekte aynı gün içinde iki ayrı saat aralığı girilmiş.
Bu durumda kampanya Pazartesi günleri 10:00 ve 16:00 arasında çalışacak. Diğer saatlerde duracak ve 17:00 - 18:00 arasında yine çalışacaktır.
Haftanın diğer günlerinde ise 09:00 - 17:30 arasında çalışacak. Haftasonu ise çalışmayacaktır.
Varsayılan çalışma saatleriyle, birbiriyle uyumlu gün ve saat aralıklarını kullanarak kampanya çalışmasını daha esnek bir hale getirebilirsiniz. Burada tanımlanan kurallara göre kampanyanın çalışacağını, diğer zamanlarda Tarih Ayarlarında girilmiş olsa bile çalışmayacağını bilmek kurguları oluştururken size yardımcı olacaktır.
Özel Tarihler
Özel tarihler Tarih Ayarlarında tanımlanan kampanya çalışma aralığı içinde geçerli olacak şekilde, Varsayılan Çalışma Saatlerinin önüne geçen bir ayardır.
Kampanyanın özel günler için çevrimiçi veya çevrimdışı olacağı tarih ve saati seçilmesini sağlar. Bu ayarlar, tarih ayarlarında girilen tarihlerle sınırlıdır. Tarih Ayarları içinde olmayan tarih girişleri kapsam dışıdır. Çevrimiçi olarak tanımlanan ve Tarih Ayarları içinde olan özel tarih ve saat girişleri, kampanyanın bu zamanlarda aktif olacağını ve duruma uyan diğer girişleri geçersiz kılacağını belirtir.
Çevrimdışı olarak tanımlanan ve Tarih Ayarları içinde olan özel tarih ve saatler, kampanyanın bu zamanlarda çalışmayacağını ve duruma uyan diğer girişleri geçersiz kılacağını belirtir. Ancak, belirtilen çevrimdışı giriş içinde olmayan bir tarih ve zaman tanımlaması varsa kampanya aktif olacaktır.
Bir örnek ile açıklamak gerekirse;
Kampanya çalışma aralığı 9 Şubat ile 31 Aralık 2025 arası olarak tanımlıdır.
Varsayılan Çalışma saatlerine göre hafta içinde 09:00-17:30 arasında kampanyanın çalışacağı tanımlanmış. Hafta sonları ise kampanya çalışmayacak.
Özel tarihleri baz aldığımızda 30 Ağustos'un tanımlandığını görüyoruz. Bu tarih hafta sonuna geliyor fakat özel tarih olduğu için varsayılan çalışma saatlerindeki kuralın önüne geçerek kampanya 30 Ağustos 2025 Cumartesi günü saat 09:00 ile 10:30 arasında aktif olacaktır.
Benzer şekilde 9 Eylül 2025'in tanımlı olduğu kural bir salı gününe karşılık geliyor. Varsayılan çalışma saatlerine göre kampanyanın 09:00-17:30 arasında çalışması gerekiyor. Fakat özel tarihlerdeki ayara istinaden 9 Eylül 2025 günü kampanya 09:00-12:59 arası çalışıp, 13:00 - 14:00 arası kapalı olup, 14:01-17:30 arasında yine çalışarak günü tamamlayacaktır.
Aşağıdaki örnekte ise tanımlanan özel tarih Tarih Ayarlarında belirtilen aralığa uymadığı için etki göstermeyecektir.
Sonuç Kodları
Kampanya çağrısı kontak tarafından yanıtlandıktan sonra müşteri temsilcisine atanarak görüşme başlar. Müşteri temsilcisi scripter üzerinde görüşme ile ilgili işlemlerini tamamladıktan sonra çağrı için önceden belirlenmiş bir sonuç kodunu girer. Sonuç kodları bu sekmede tanımlanmaktadır. Çağrının muhteviyatına göre sınıflandırılabilecek kategoriler olarak düşünülebilir. Kampanyanın hedef ve amaçları doğrultusunda oluşturulurlar.
Sebep kodu: Sonuç kodunun temelini oluşturan kategorilerdir. Aşağıdaki 4 seçenekten biri olabilir.
Tamamlandı
Numara Silinmiş
Geçersiz Çağrı
Sonuç kodu: Çağrının yukarıdaki sebeplere ek olarak durumunu özetleyen, kapsamını nitelendiren kategorik bir tanımdır.
Örnek olarak
Sonuç kodu: Satış gerçekleştirildi
Sebep kodu: Tamamlandı
Tamamlanan kontaklar kalan veriden düşer ve bu kontaklara ek efor girilmemişse çağrı çıkışı yapılmaz. Randevu dışındaki sebeplerde artık çağrı çıkışı gerçekleşmez.
Başarılı: Çağrı kampanya hedefleri doğrultusunda başarılı olarak değerlendirilip değerlendirilemeyeceği bu alandan yönetilebilir.
Randevu öteleme: Sadece randevu sonuç kodunda görünür. Randevu öteleme sayesinde varsayılan randevu tarih ve saati, scripterı bitir butonuna basıldığı anın üstüne belirlenen süre eklenmiş olarak hesaplanarak sunulacaktır. Böylece randevu kurmanız çok daha kolay olacaktır. Gün, saat, dakika cinsinden belirlenir.
Eksik sonuç kodu yönetimi: Kampanyalarda müşteri temsilcilerinin scripterlarını doldurmaması, scripterların yanlışlıkla kapatılması gibi durumlarda çağrı için sonuç kodu girilmemektedir. Bu gibi durumlarda çağrı agent_answered koduyla tanımlanmaktadır ve tamamlanmamış sayılmaktadır. Görüşme olduğu için de tekrar arama çıkmamaktadır. Eksik sonuç kodu seçenekleri, kampanyanın eksik sonuç kodu olması durumunda nasıl davranacağını belirler. Agent_answered sonuç kodu ile devam et seçeneğinde mevcut kampanya çalışma mantığı devam eder. Sonuç kodunu sonra tanımla seçeneğinde giriş zaman aşımında belirtilen süre boyunca MT’nin tekrar sonuç kodu girebilmesi sağlanır. Giriş zaman aşımı bir çağrı için ne kadar sürede eksik sonuç kodunun girilmesi gerektiğinin belirlendiği alandır. 30 - 240 dakika arasında olabilir.
Kontak Bildirimleri
Sistem kontakları için seçilen belirli durumlarda bildirimler gönderebilir. Bildirimler kontak ile ilgili bilgileri kullanıcının tanımladığı Webhook URL’lerine atar.
Kontak Webhook etkin seçeneği seçili ise kontak tamamlandığında bildirim gönderilir.
Çağrı Sonrası Webhook Etkin seçeneğinde ise kontağa gerçekleşen her çağrı sonrasında bildirim gönderilir.
Daha çok müşterilerin entegre servislerinde iş akışını devam ettiren senaryolarda kullanılır.
Koşullu Scripter
Kampanya kontak datasında yer alan bir parametrede seçilen değere istinaden, kampanya ayarlarında tanımlı olan scripter'ın aksine açılacak scripterlar bu alanda tanımlanır. Kullanıcı parametrelere uygun operatörler yardımıyla hedef değerler girerek koşulları tanımlarlar.
Arama Duraklatma
Kampanya kontak verisindeki belirli parametrelerdeki değerlere istinaden bu kontaklara çıkılacak aramaların duraklatılması bu sekmedeki koşullarla sağlanabilir.
Kampanya modülünün yeni özelliği Arama Duraklatma sayesinde kampanya listelerinde yer alan kontaklara aramaları seçtiğiniz kriterlere uygun olarak duraklatabilirsiniz. Kampanya duraklatma ile afet gibi olumsuz durumlarda kampanya verisinde o bölgedeki kontaklara aramaları duraklatabilirsiniz. Arama duraklatma aynı zamanda dolaylı olarak kampanya verinizdeki segmentlerin hangi öncelikte aranmasına ve koşula bağlı olarak aramaları yönetmenize olanak tanıyarak, tüm kampanyayı duraklatmadan daha esnek bir arama yönetimi yapmanıza imkan sunar.
Kampanya listelerindeki kontakların verileri AloTech’te belirli parametrelere bağlı olarak tutulur. Bazı durumlarda kampanya bazında özel değişken ekleme kısmında, özel parametreler de tanımlanabilir.
Arama Duraklatma özelliğini kullanmak isteyen kullanıcıların, duraklatılacak kontakların sistem tarafından tespiti için koşul tanımlamaları gerekir. Kullanıcılar toplamda 3 koşul girişi yapabilir. Koşulu oluşturan unsurları aşağıda yakından tanıyabilirsiniz;
Parametre: Kontağın detaylarını ifade eden başlıklar olarak düşünebilirsiniz. Örneğin şehir, ülke, eğitim durumu vb. başlıklar birer parametre olarak değerlendirilebilir. Arama duraklatmada kullanılacak parametrelerin, kontakları içeren dosyada yer almalı ve aynı zamanda özel değişken girişinde tanımlanmış olması gereklidir.
Operatör: Girilen değerlerin parametrede nasıl işleneceğini belirtir. Örnek olarak Şehir parametresinde sadece Bursa değeri hedeflenmek isteniyorsa, Eşit operatörü kullanılır.
Değer: Parametrenin bir kontak için karşılığıdır. Mesela veri dosyasında A kontağı için meslek alanında doktor yazmaktaysa, meslek parametresinin A kontağındaki değeri doktordur.
Koşulları girdikten sonra Aramaları Duraklat butonuna basabilirsiniz. Sistem koşullara karşılık gelen veriyi kampanya çalışmasından bağımsız olarak duraklamaya alacaktır. Böylece eğer arama duraklatılmışken, kampanya başlatılsa da koşula uyan kontaklara çağrı çıkmayacaktır. Sistem arama duraklatma öncesi sizden teyit alarak ilerler.
Onayınızın devamında sistem kampanya kontak verinizde ilgili koşullara uygun kontaklara çağrı çıkışlarını duraklatmaya başlar. Bu süreç verinizin boyutuna göre değişkenlik gösterir. Koşullara karşılık gelen kontak sayısı fazlaysa süreç uzayacaktır. Duraklatma süreci devam ederken “İşlem devam ediyor” ifadesini göreceksiniz. Aynı zamanda olası karışıklıkları önlemek için işlem butonları ve alanlar pasif olacaktır. Yenile butonunu kullanarak son durum hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
İşlem tamamlandıktan sonra Yenile butonu kalkacak ve Toplam duraklatılan kontak sayısı son değerini alacaktır. Bu noktada ilgili koşullara uygun kontaklara yapılacak çağrılar duraklatılmıştır. Arama duraklatma işlemi tamamlandıktan sonra eğer müsait alan varsa yeni koşullar da tanımlanabilir. Yeni koşul tanımlandıktan sonra Kaydet butonuna basılır ve devamında onay verilir. Onayın devamında Aramaları Başlat butonunun yerini Aramaları Duraklat butonu alacaktır. Bu butona basıldıktan sonra tüm koşullara uyan kontaklara aramalar tekrar duraklatılmaya başlayacaktır. Süre verinin boyutuyla orantılı olacaktır. Çok sayıda duraklatılacak kontak olması durumunda önce duraklatılmış koşullara ait bazı kontaklara çağrı çıkışı olabilir. Aramalar duraklatıldığı durumda Aramaları Başlat butonuna basılarak ilgili koşullara uyan kontaklara çağrıların çıkması başlatılabilir.
Veriye orantılı olarak değişen bir işlem süresi sonrasında süreç tamamlanır. Koşullar tekrar duraklatılmak üzere Arama Duraklatma ekranında yerini korur. Kullanıcı dilerse koşul grubunu silebilir. Eğer koşul grubuna karşılık gelen duraklatılmış kontaklar varsa bu kontaklara arama çıkışı başlayacaktır. Silme işlemi de kontak sayısına göre değişen bir süre sonrasında tamamlanır. İşlem devam ediyor ifadesi kaybolur ve Devam edilecek toplam kontak sayısı son değerini alır. Silme işlemi tamamlandığında tüm koşul alanları boş bir şekilde yerlerini alır.
Telesekreter Tespiti
Aranan kontak eğer telesekreter kullanıyorsa, bu durum telesekreter tespiti özelliğinin açılması ile tespit edilebilir. Telesekreter tespiti için ideal olarak varsayılan gramer seçilmelidir. Sessizlik süresine göre 7, 10, 15 saniyelik farklı gramerler de mevcuttur. Telesekreter tespiti çağrı ilerleyiş analizi kullanarak çalışır. Yanıtlanan çağrıda karşıdan gelen sesin konuşma hızı, konuşma sürekliliği, ilk baştaki sessizlik, konuşma sırasındaki sessizlik, aradaki es vermeler gibi birçok farklı kriterde analizini yapar. Analize istinaden karşı tarafın telesekreter olması durumunu ifade eden iki sonuç vardır.
Tanımlanamayan Konuşma: Bir telesekreter anonsu gibi çok uzun ve seri bir konuşmanın olması durumu
Tanımlanamayan Sessizilik: Tanımlı süre boyunca karşı taraftan ses alınmaması, anons sonrası ses kaydı bölümü gibi.
Her iki sonuç içinde kullanıcının aşağıdaki gibi iki seçeneği bulunmaktadır.
Çağrıyı kapat ve otomatik sonuç kodu gir: Çağrı sistem tarafından kapatılarak iki telesekreter analizi sonucundan birini girer. Sistem arama kurallarında telesekreter için bulunan kurguya göre tekrar arama organize eder.
Müşteri Temsilcisine bağla: Çağrı müşteri temsilcisine bağlanır.
Liste Yönetimi (Listeler)
Listeler ekranında oluşturduğunuz kontak bilgilerini içeren listeleri görüntüleyip yönetebilirsiniz. Bu tabloda aşağıdaki sütunlar altında ilgili bilgileri görebilirsiniz.
Liste Adı: Listenin kullanıcı tarafından verilmiş isim bilgisini gösterir.
Dosya Durumu: Yüklenen dosyanın hangi aşamada olduğu bilgisini içerir. İşleniyor, dosya yükleme işlemi sonrası ilk yükleme sürecinin başladığı bilgisini verir. Yükleniyor aşamasında dosya ile ilgili hazırlık işlemleri arka planda tamamlanma süreci ilerler. Yüklendi durumunda ise dosya sistem tarafından kontak listesi haline getirilmiş ve işlem tamamlanmıştır. Eğer yükleme sırasında bir sorun ile karşılaşıldıysa Hata durumu gösterilir. Kullanıcı Hata ifadesine tıklayarak sorunun içeriğini, hata veren kontak sayısı ve hata kırılımını görebilir. Daha fazlası kullanıcı yüklenen listeyi indirdirerek spesifik olarak hangi kontak satırında hangi hatanın alındığını görebilir.
Kontak Adedi: Listenin içerdiği toplam kontak sayısını gösterir.
Atanan Kampanyalar: Listenin hangi kampanyalara atandığı bilgisini verir.
Oluşturan: Listeyi oluşturan kullanıcı bilgisini verir.
Son Veri Yükleme Tarihi: Listeye eklenen son verinin ne zaman yüklenmiş olduğu bilgisini verir.
Tablodaki listeleri aşağıdaki filtrelere göre süzebilirsiniz.
Listeler: Liste adı veya adında geçen karakter, kelime ve kelimeler girilerek arama yapılmasını sağlar.
Statüler: Liste statüsüne göre filtrelemeye imkan tanır. Birden fazla statü seçilerek filtreleme yapmak mümkündür.
Kampanyalar: Listenin atanmış olduğu kampanyalar birden fazla seçilebilerek filtreleme sağlanır.
Satır Başı Aksiyonları
Satır başı aksiyon butonlarının işlevi aşağıdaki gibidir:
Kontakları görüntüle: Listeye tanımlı tüm yüklenmiş kontaklar bu ekranda gösterilir. Burada filtreleme işlemi yapılarak kontaklar görüntülenebilir. Kullanıcı dilerse listeyi csv formatında indirebilir.
Kampanyaları ata: Listeyi mevcuttaki kampanyalara atanmasını ve önceliklerinin belirlenmesini sağlar.
Dosya yükle: Oluşturulmuş listeye yeni dosyalar atanmasını sağlar. Standart dosya yükleme akışı, dosya seçimi, dosya çalışma ayarları ve yükleme kontrollerinin seçimi, alan eşleştirmeleri ve ön izleme aşamalarından sonra dosya mevcut kampanyalarda çalışacak şekilde listeye eklenir. Tek seferde sadece bir dosya listeye yüklenebilir. Standart yüklemeye ek olarak önceki yüklemeler de bu ekranda gösterilmektedir.
İndirme geçmişi: Kontakları görüntüle ekranında yapılan indirme işlemleri burada yönetilir. Önceki indirme işlemleri hakkında detaylı tabloda gösterim yapılır. Yeni indirilen dosyalar hazırlanana kadar bu tabloda işlemleri yapılır ve bilgisi paylaşılır.
Sil: Listenin silinmesi için kullanılır. Silinen liste bağlı olduğu tüm kampanyalardan kaldırılır.
Aksiyon Butonları:
Liste tablosu ile ilgili aşağıdaki aksiyonlar sunulmaktadır.
Özel değişkenler: Kampanyada kontak bazında bilgilerin tutulacağı yeni parametrelerin oluşturulduğu ekrandır. Kullanıcı özel değişken adını ve tipini seçerek yeni bir tane oluşturabilir. Standart sistem değişkenleri ve kampanyada kullanımda olan değişkenler kaldırılamaz. Özel değişken isimleri benzersiz olmalıdır.
Yeni: Yeni bir listenin oluşturulmasını sağlar. Açılan menüden ilk olarak liste ismi girilerek liste nesnesi oluşturulur. Devamında 4 aşamalı liste oluşturma sihirbazı ekranı gelir.
1. İlk aşamada yüklenecek dosyanın seçilir, 20 MB büyüklüğünde csv veya xlsx formatındaki dosyalar yükleme için uygundur.
2. aşama olan Ayarlar kısmında listedeki kontakların aranmaya başlanacağı telefon profilinin seçimi sağlanır. Devamında numara formatı kontrolü seçilir.
11 hane ve 0 ile başlama kontrolü: Dosyada yer alan numaraların başında 0 rakamının olup olmadığı ve 11 haneli olduğu kontrol edilir.
E.164 Formatı: Dosyada yer alan numaraların seçilen ülke telefon koduna göre E.164 formatına göre biçimlendirilmesi sağlanır.
Bir sonraki seçenek Mükerrer Numara kontrolüdür. Kullanıcı burada dosya içindeki numaraların mükerrerliğinin kontrol edilmesini yönetir. Seçenek aktif edilirse aşağıdaki iki alt tercihten birisinin belirlenmesi gerekir.
Sadece kopyaları iptal et: Mükerrerlik tespit edilen numaralardan, numaraların tespit edildiği ilk kontağınkini koruyup, devamındakilerin yüklemesini iptal eder. Kalan eşsiz numaralar yüklenir.
Tümünü iptal et: Tüm tekrarlayan numaraların yüklenmesini iptal eder. Kalan eşsiz numaralar yüklenir.
Son ayar yükleme bilgisinin paylaşımı ile ilgilidir.
Liste Özetini E-posta ile Gönder: Dosya yükleme işlemi tamamlandığında, işlemi yapan kullanıcıya e-posta ile bildirim yapılacaktır.
3. aşamada yüklenen dosyadaki sütun başlıklarıyla, sistemde yer alan değişkenlerin eşleştirilmesi ekranıdır. Kullanıcı sütun başlıklarına uygun gelen değişkenleri ilgili alanlarda seçerek tanımlamayı yapar. Devamında açılan ön izleme ekranında kullanıcı sütun ve alan eşleşmelerini ve verilerin listelenmesini görerek gerekli aksiyonları alabilir.
4. ve son aşamada oluşan listenin hangi kampanyalara tanımlanacağının belirlendiği Atama’dır. Kampanyalar alanda seçilip listenin alacağı öncelik değeri de girildikten sonra ilgili atamalar gerçekleştirilir.
Liste oluşturulduktan sonra tabloda yerini alır.
Yenile: Liste tablosunun güncellenmesini ve varsa anlık değişikliklerin tabloya yansımasını sağlar.
Kontak Yönetimi (Kontaklar)
Kontaklar ekranında seçilen kampanya ve/veya listelerde yer alan aranan ve aranmayan tüm kontaklar hakkında aşağıdaki parametrelere göre bilgi verilir. Kontağa yapılan her denemede yeni bir satır oluşur.
Ad: Kontağa kullanıcı tarafından verilen isim bilgisidir.
Öncelik: Kontağın öncelik değeridir. 1 - 10 arasında (10 en yüksek öncelik) olacak şekilde sayısal değeri gösterir.
Kampanya: Kontağın tanımlı olduğu kampanya bilgisidir.
Liste: Kontağın tanımlı olduğu liste bilgisidir.
Günlük Denemeler: İlgili kampanyadan kontağa yapılan günlük en güncel deneme sayısı bilgisidir.
Toplam Deneme: İlgili kampanyadan kontağa yapılan kampanya boyunca en güncel deneme sayısı bilgisidir.
Son Sonuç Kodu: Kontağın o denemede aldığı sonuç kodu bilgisidir.
Kuyruk: Kontağın arandığı kuyruk bilgisidir.
Son MT: Kontağın gerçekleştiyse iletişime geçtiği müşteri temsilcisi bilgisidir.
Son Deneme Tarihi: Kontağa erişilmeye çalışıldığı son çağrının tarih ve saat bilgisidir.
Kullanıcılar gösterilen kontakları tablonun üstünde yer alan parametrelere göre filtreleyebilirler.
Satır Başı Aksiyonları
Satır başı aksiyonları aşağıdaki gibidir:
Önceliği değiştir: Kontak önceliğini değiştirmek için kullanılır. 1-10 arasındaki değerlerden biri (10 en yüksek) seçilerek modalda belirlenir.
Aramaları durdur: Kontağa aramaların durdurulması için kullanılır. Bir nevi cancel contact işlevi görür. İşlem için modal ile uyarı istenir.
Müşteri Temsilcisi Ata: Kontağın varsa daha önce atanmış, ya da yeni atanacak müşteri temsilcisinin seçildiği alandır. Kontak tüm çağrılarını atanmış müşteri temsilcisi ile gerçekleştirir.
Acil Çağrı: Acil şaretlenen kontak, kampanyanızdaki ve listelerinizdeki öncelikten bağımsız olarak tamamlanana kadar her yeni arama döngüsünde aranacaktır. Dilerseniz kontağın aciliyetini arayüzden daha sonra kaldırabilirsiniz.
Ek Özellikler
Toplu Öncelik Değiştirme: Toplu öncelik değiştirme işlemi arayüz üzerinde kolayca gerçekleştirin.
Toplu işlem ikonuna tıklayın.
İşlem yapılacak kontakları seçin.
Toplu öncelik değiştirme butonuna tıklayın.
Açılan modaldan öncelikleri değiştirin.
Toplu telefon numarası iptali: Kontaklar ekranında İptal butonuna tıkladığınızda açılan arayüzde 100 adede kadar numara girişi yapın. Sonrasında oluşan listede kontakları seçip ilgili numaralarını iptal edin.
Kontak Detay Ekranı
Kontağa ait satırda sağda yer alan ok ikonuna tıklanarak açılan ekrandır. Kontağa ait temel bilgiler, arama denemeleri detayları, önceki denemelerin detaylarını içeren deneme geçmişi, son scripterda toplanan bilgiler ve özel değişken bilgileri bu ekrandan takip edilebilir.
Süpervizör Kampanya Takip Ekranları
Süpervizör Kampanya Genel Gösterge Ekranı
Tüm kampanyalarınızı tek noktadan takip edebileceğiniz ve detaylarına gidebileceğiniz süpervizör genel kampanya gösterge ekranıyla tanışın. Aşağıdaki verileri tek merkezden izleyin:
Ulaşma oranı
Kaçan çağrı oranı
Toplam kontak
Tamamlanan kontak
Kalan kontak
Dokunulmamış kontak
Güncel arama hızı
Yeni Fonksiyonlar
Süpervizör genel kampanya gösterge ekranından aşağıdaki iki fonksiyona ulaşabilirsiniz.
Sonuç kodu yönetimi: Kullanıcı sonuç kodu girilmemiş, agent_answered olarak kalmış çağrıları bu ekranda görebilir, ve de satır başı aksiyon butonu ile uygun bir sonuç kodu tanımlayabilir. Kullanıcı dilerse filtreleyerek aradığı çağrılara daha kolay erişebilir.
Randevu çağrıları: Kullanıcı randevu girilmiş çağrılarla ilgili detaylara bu tablodan ulaşabilir. Dilerse satır başı aksiyon butonu ile randevuyu iptal edebilir. Kullanıcı filtrelme yaparak aradığı çağrıya daha kolay erişebilir.
Süpervizör Kampanya Detay Gösterge Ekranı
Kullanıcı Genel Gösterge Ekranından ilgilendiği kampanyanın satırına tıklayarak o kampanya ile ilgili detay gösterge ekranına ulaşabilir. Buradan daha kapsamlı metrikleri takip edebilir.
