Sesli Mesaj & Geri Arama Talebi Raporu, müşterilerin temsilcilere ulaşamadığı durumlarda bıraktıkları sesli mesajları veya oluşturdukları "beni ara" (callback) taleplerini takip etmenizi ve bu taleplerin sonucunu analiz etmenizi sağlayan operasyonel bir rapordur.
Amaç ve Özellikler
Bu raporun temel amacı, kaçan çağrıları (abandoned calls) satış fırsatına veya memnuniyete dönüştürmektir. Müşterinin size ulaşamadığı anlarda sistemin kaydettiği taleplerin, operasyon ekibi tarafından ne kadar sürede ve hangi başarı oranıyla yanıtlandığını ölçümler.
Öne Çıkan Özellikler:
Talep Türü Ayrımı: Müşterinin sesli mesaj mı bıraktığı yoksa sistemden geri arama mı talep ettiği net bir şekilde ayrıştırılır.
Süreç Takibi: Talebin oluşturulma zamanı ile temsilcinin müşteriye dönüş yaptığı zaman arasındaki süreyi gösterir.
Sonuç Analizi: Yapılan geri aramanın başarı durumu (ulaşıldı, ulaşılamadı) raporlanır.
Tekrar Arama Kontrolü: Müşteri, temsilci dönmeden kendisi tekrar aradıysa, sistem bunu tespit eder ("Repeat Call") ve gereksiz iş yükünü önler.
Faydalar
Bu raporu aktif olarak kullanmak işletmenize şu faydaları sağlar:
Müşteri Memnuniyeti: Ulaşılamayan müşteriye geri dönmek, markanıza olan güveni ve sadakati artırır.
Gelir Kaybını Önleme: Potansiyel satış çağrılarını kaçırmak yerine, geri arama listeleriyle bu fırsatları geri kazanabilirsiniz.
Performans Denetimi: Hangi temsilcinin ne kadar geri arama yaptığını ve bu aramaların ne kadarının başarılı olduğunu denetleyebilirsiniz.
Rapor Filtreleri
Listelenen verileri daraltmak ve belirli kayıtlara ulaşmak için aşağıdaki filtreler kullanılır:
Numara: Belirli bir telefon numarasına ait geçmiş talepleri veya sesli mesajları bulmak için kullanılır.
Statü: Listeyi talep türüne göre filtrelemenizi sağlar:
Callback Request: Sadece geri arama taleplerini listeler.
Voicemail: Sadece bırakılan sesli mesajları listeler.
Rapor Kolonları ve Açıklamaları
Kolon Adı | Açıklama |
Arayan Numara | Talebi oluşturan veya mesaj bırakan müşterinin telefon numarasıdır. |
Çağrı Tarihi | Müşterinin ilk aradığı, yani sesli mesajın bırakıldığı veya geri arama talebinin oluştuğu tarih ve saat bilgisidir. |
Kuyruk | Çağrının hangi kuyrukta beklerken bu talebi oluşturduğunu gösterir. |
Statü | Talebin güncel durumunu belirtir: Sesli mesaj bırakıldı ise voice mail, |
Geri Aranma Zamanı | Müşteri temsilcisinin, talebe istinaden müşteriyi geri aradığı tarih ve saat bilgisidir. |
Geri Arayan Kullanıcı | Geri arama işlemini gerçekleştiren müşteri temsilcisinin İsim-Soyisim bilgisidir. |
Geri Arama Sonucu | Temsilcinin yaptığı geri aramanın sonucunu gösterir: • Answer: Müşteri telefonu açtı, görüşme sağlandı. • Busy: Müşterinin hattı meşguldü. • Cancel: Çağrı cevaplanmadı veya iptal edildi. |
Kullanım
Raporlama > Çağrı > Sesli Mesaj & Geri Arama Talebi Çağrıları raporunu seçiniz.
Ardından "Oluştur" seçeneğine tıklayarak; rapor filtrelerini tanımlayınız.
İstediğiniz filtreleri uygulamanız ardından "Oluştur" butonuna basarak raporu oluşturmayı başlatabilirsiniz.
"Eylem" kolonundan "İndir" ikonuna tıklayarak raporu cihazınıza indirebilirsiniz.
