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Esta guía te llevará paso a paso para llenar un bill of lading y realizar Time Tracking en Chariot.
Paso 1: Comenzar el Time Tracking
• Iniciar el Time Tracking: Antes de que comience la mudanza, inicia el Time Tracking. Esto puede ser al llegar al sitio o al comenzar a conducir, dependiendo de la configuración de tu empresa.
• Confirmar el Equipo: Verifica quién está trabajando en el trabajo. Chariot completará automáticamente la información del equipo según los datos de despacho, pero puedes ajustarla en el lugar si es necesario.
• Set Crew Size and Hourly Rate:
• Confirma el tamaño del equipo (Nota: tu tamaño de equipo para efectos de facturación no tiene que coincidir con el número de personas asignadas al trabajo. Por ejemplo, si eres un contratista asignado con tu propio equipo, puede que seas el único presente en el trabajo, pero puedes establecer el tamaño del equipo en 3 personas).
• Configura la tarifa por hora para la mudanza. Chariot buscará automáticamente una tarifa que coincida con la fecha de hoy y el tamaño del equipo en la estimación. Si encuentra una tarifa, puedes hacer clic en “Set hourly rate”. Si no encuentra una tarifa que coincida, puedes (a) ajustar el tamaño del equipo para que coincida con la estimación, (b) establecer una tarifa manualmente, o (c) omitir la tarifa por hora.
• Elegir Actividad de Inicio: Configura la actividad inicial, como “Llegado y Trabajando” (esto será personalizado para cada empresa de mudanza). Puedes editar la hora de inicio si es necesario (la oficina puede ver las horas editadas vs. las horas reales). Confirma los detalles y comienza el Time Tracking.
Paso 2: Iniciar el Bill of Lading Digital
1. Abrir el Bill of Lading Digital: Después de comenzar la mudanza, abre el bill of lading digital en Chariot. Este documento estará personalizado para cada empresa de mudanza.
2. Completar los Pre-Move Agreements
• Los pre-move agreements incluyen términos y condiciones, términos de pago, valoración (responsabilidad) y cualquier otra sección previa a la mudanza que tu empresa de mudanza personalice.
• Obtén iniciales en secciones específicas, como Valuation o “Other Notes” (por ejemplo, “El sofá podría rozar la puerta. El cliente lo entiende”).
• Obtén las firmas del cliente y del líder del equipo.
• Se enviará automáticamente una copia inicial al cliente.
Paso 3: Seguir el Time Tracking Durante la Mudanza
• Actualizar el Time Tracking: A medida que avanza la mudanza, actualiza el Time Tracking para diferentes estados, como “Descanso” o “Conduciendo al Destino”.
• Gestionar Cambios en el Equipo: Si hay cambios en el equipo (por ejemplo, si alguien llega tarde o se retira temprano), usa la opción “Crew Change” para actualizar quién está en el equipo y ajustar la tarifa por hora si es necesario.
• Finalizar el Time Tracking: Cuando termine el día de mudanza, finaliza el Time Tracking seleccionando la actividad y hora finales.
Paso 4: Completar los Acuerdos de Fin de Mudanza en el Bill of Lading
1. Abrir el Bill of Lading: Vuelve a abrir el bill of lading digital para completar los acuerdos de fin de mudanza.
2. Obtener Iniciales en el Delivery Acknowledgment y Otros Términos Finales: Confirma el delivery acknowledgment y otros términos de fin de mudanza, como tiempos de trabajo y cargos finales.
3. Verificar los Tiempos de Trabajo: Asegúrate de que todos los tiempos de trabajo sean precisos. La función de Time Tracking de Chariot completará automáticamente el tamaño del equipo, el tiempo, el tiempo no facturado (por ejemplo, descansos) y otros detalles. Realiza los ajustes necesarios.
4. Finalizar Cargos/Factura:
• Usa “IMPORT FROM ESTIMATE” para importar cualquier tarifa adicional de la estimación.
• Agrega cualquier cargo extra que no esté en la estimación, como una tarifa por cajas adicionales utilizadas.
• Edita los cargos según sea necesario (si es necesario, alguien de la oficina puede ayudarte a ajustar la factura de forma remota).
5. Finalizar Propinas y Pago: Incluye cualquier propina, aplica recargos de tarjeta de crédito según las configuraciones de tu empresa y confirma cualquier pago anticipado. Obtén la firma del cliente para el pago final.
6. ¡Realizar el Pago!
¿Preguntas? ¿Problemas? ¿Solicitudes?
Si tienes preguntas o necesitas realizar ajustes en tu experiencia como mover, en el bill of lading o en la configuración de Time Tracking, comunícate con el equipo de soporte de Chariot.