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Biblioteca de Documentos

Como organizar a seção "Documentos" do sistema?

Evelyn avatar
Escrito por Evelyn
Atualizado há mais de 10 meses

Por meio da área de Documentos no sistema, é possível centralizar e organizar todos os documentos necessários da sua Organização, como manuais, políticas, procedimentos internos, templates, formulários e atas relacionadas a empresa como um todo.

Com uma biblioteca bem estruturada, é possível monitorar e atualizar políticas e procedimentos com agilidade, reduzindo riscos e garantindo a conformidade contínua. Além disso, ela promove a transparência e a auditoria, possibilitando um rastreamento claro das ações e decisões relacionadas à conformidade.

Confira nesse artigo um manual completo sobre como utilizar e explorar essa área no sistema!

➡️Organizando pastas e subpastas

Antes de incluir qualquer documento nesta seção, é muito importante que as pastas já estejam criadas no sistema para uma melhor organização dos arquivos que serão colocados.

Para isso, clique no botão "+" localizado no canto superior direito da tela, e selecione a opção "Nova pasta":

Em seguida, insira o nome e defina se será uma pasta principal (pasta mãe) ou se fará parte de alguma já criada.

Caso seja uma pasta mãe, basta deixar a opção 'Principal' selecionada, e caso seja uma subpasta selecione o nome da pasta que ela deve ficar.

Em seguida, clique em "Confirmar" para salvar.

👩‍💻Vamos ver na prática?

Aqui neste exemplo, a pasta nomeada como 'Políticas' é uma pasta mãe, e ao clicar no botão "+" é possível visualizar e acessar todas suas subpastas, como Confidencialidade, LGPD e PLDFT.

➡️ Inserindo documentos na pasta

Já com as pastas e subpastas criadas, vamos para a próxima etapa! Para inserir um novo arquivo, acesse a seção "Novo Documento" no menu esquerdo da tela, ou clique no botão "+" e selecione a opção "Novo Documento":

Em seguida, insira o título do documento e selecione o(s) arquivo(s) que deseja trazer para o sistema. Além disso, caso o documento esteja disponível em algum link público, basta inseri-lo no campo 'Aponte aqui o Link':

Em seguida, defina em qual pasta esse documento deve ficar e se ele será visível para colaboradores ou não. Caso não selecione nenhuma opção na pasta, este arquivo irá para a pasta principal do sistema.

Ao selecionar a opção "Visível para Colaboradores", todos os Colaboradores ativos terão acesso a última versão dos arquivos anexos ou link do documento. Não é possível definir quais colaboradores poderão visualizá-lo ou não.

Outras informações podem ser inseridas para deixar seu documento ainda mais completo, como:

  • Descrição

  • Elaborado por

  • Revisado por

  • Aprovado por

  • Vigente desde

Com as informações preenchidas, clique em "Carregar Documento" para salvá-lo.

➡️Como editar e excluir pastas e subpastas?

Para alterar o título de alguma pasta ou excluí-la, entre na pasta e, em seguida, clique no botão com ícone de lápis para editar, ou na lixeira para excluí-lo.

⚠️Importante: Ao excluir uma pasta mãe, todos os arquivos e subpastas serão apagados.

➡️Como editar e excluir um documento?

Para abordar esse tópico, preparamos um artigo específico sobre o tema com todas as orientações. Clique aqui para acessá-lo!


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