Dentro da dinâmica do time de Compliance, a gestão eficiente dos Terceiros desempenha um papel crucial. Uma solução prática e integrada consiste em incorporar no sistema uma base de dados abrangente sobre eles.
Essa abordagem não somente registra essas informações, mas também permite a realização de diligências e o acompanhamento detalhado de cada Terceiro.
Neste artigo, abordaremos o processo de cadastro desses Terceiros, e também como explorá-los da melhor forma no sistema.
🔷 Cadastrando um novo Terceiro
Primeiramente, para iniciar, procure por "Novo Terceiro" na seção 'Terceiros', localizada no menu esquerdo da sua tela.
Ou então, caso esteja na seção 'Todos os Terceiros", clique no botão "+" localizado no canto superior direito da tela:
No cadastro de um novo Terceiro será necessário primeiramente indicar se é uma Pessoa Jurídica, Pessoa Física ou Estrangeiro.
Caso seja o cadastro de uma pessoa jurídica, é obrigatório informar:
CNPJ;
Razão social;
Nome fantasia;
E-mail;
Endereço; e
Pessoa de contato.
Caso seja o cadastro de uma pessoa física, é obrigatório informar:
CPF;
Nome completo;
E-mail; e
Endereço.
E no caso de ser estrangeiro, é obrigatório informar:
Documento;
Nome;
E-mail; e
Endereço.
Além dessas informações obrigatórias, também existe a possibilidade de identificar a data de entrada, telefone e categoria, considerado um item bem importante no cadastro do Terceiro, permitindo classificá-lo de acordo com sua área e/ou tipo de serviço fornecido.
Para criar a categoria, basta clicar em ''Adicionar nova categoria". E caso precise editar ou excluir, basta clicar nos ícones de lápis ou lixeira ao lado.
Com as informações preenchidas, clique em "Criar Terceiro" para salvar.
Após o cadastro dos Terceiros, eles aparecerão na listagem de 'Todos os Terceiros' para que seu perfil possa ser acessado.
🔷 Acessando o Dossiê do Terceiro
Dentro do dossiê de qualquer Terceiro, é possível conferir as informações gerais e dados cadastrados, sendo possível editá-los a qualquer momento.
Além disso, também temos o Painel de Due Diligence para envio de questionários aos Terceiros. Para saber mais sobre essa ferramenta, leia esse artigo aqui.
Logo em seguida, em 'Eventos Relacionados', ficam localizados todos os Eventos que o mesmo está marcado como Envolvido, e também a opção de gerar um dossiê reputacional, através da seção 'Dossiê Reputacional do Data Engine'.
Para finalizar, temos o chamado módulo 'Discussão', sendo um espaço livre e exclusivo para registro de comentários, anotações, envio de arquivos, entre outros.
🔷 Incluindo Terceiros em Grupos
Essa é uma opção viável quando se busca agrupar múltiplos Terceiros em um único grupo e integrá-los em outras funcionalidades do sistema.
Um exemplo prático seria durante a criação de um novo Evento, onde essa opção facilita a inclusão de diversos Terceiros de uma única vez como partes envolvidas.
Para saber mais sobre os Grupos, acesse esse artigo.
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