Sabemos que após o momento da contratação de algo novo é comum surgir algumas dúvidas: Por onde devo começar? Quais são as primeiras etapas? O que preciso fazer para startar a ferramenta?
Pensando nisso, preparamos um guia completo com orientações sobre cada passo a passo. Continue a leitura desse artigo para saber mais!
Importante: Este guia é apenas uma recomendação elaborada por nosso time, não sendo obrigatório segui-lo. A decisão de como o sistema será executado e suas etapas deve ser tomada de acordo com as necessidades de sua empresa.
➡️Login
Ao acessar o site da ferramenta, é necessário clicar em ''Acesso de Clientes'' para realizar o login, e em seguida, identificar se seu acesso será por 'Empresas' ou por 'EFPC' (Entidade Fechada de Previdência Complementar).
Ao escolher a opção de acesso adequada, o sistema o redirecionará para a tela de login, para que adicione o e-mail cadastrado e senha temporária, enviada no e-mail de boas vindas.
Caso tenha problemas com a senha temporária, leia esse artigo para saber como redefini-la. Ou então, acesse via Google ou Office 365.
➡️Criação e distribuição dos times
Para facilitar a rotina e cumprimento das tarefas, é importante trazer para o sistema a base de colaboradores. Assim, quando chegar o momento de realizar alguma ação, ficará mais fácil atribuir e designar os responsáveis que já estarão cadastrados.
Para cadastrar os colaboradores, acesse o menu esquerdo da tela e clique em "Colaboradores" > "Novo Colaborador" para cadastrá-los manualmente.
Ou então, realize todos os cadastros de uma única vez através do upload por planilha.
Após os colaboradores estarem carregados, é possível ainda distribuí-los em Grupos, Departamentos ou Funções. Para executar essa ação, basta ir na seção ''Configurações'', no menu esquerdo da tela.
➡️Atribuição de tarefas
Pensando em iniciar as funções do sistema, é importante definir o acesso dos colaboradores cadastrados. O time de compliance terá acesso completo ao sistema, enquanto os demais colaboradores terão acesso apenas para executar as atividades determinadas pelo time.
Aprenda mais sobre os perfis de acesso clicando aqui.
Após definir os acessos, revise as Atividades da Agenda e as Obrigações Estruturais. Arquive tudo aquilo que não se aplica à empresa, deixando apenas o que precisam cumprir.
Além do conteúdo carregado, também é possível criar novas Atividades e Obrigações. Aproveite esse momento e traga para o sistema tudo aquilo que desejam controlar e monitorar por aqui, e também para editar os prazos de atividades, deixando de acordo com as rotinas internas.
Para finalizar essa etapa, atribua quem serão os responsáveis pelo cumprimento de cada demanda!
➡️ Abasteça o sistema com informações extras
Chegou o momento de abastecer o sistema com mais informações que possam contribuir e facilitar alguns processos. Recomendamos, que neste momento inicial, abasteçam com aquilo que tem maior relevância, ou risco.
Faça o upload ou cadastre manualmente os Fundos, Investidores, Terceiros. A dinâmica para criar esses perfis funciona parecido com a criação de um colaborador, podendo ser adicionado manualmente ou realizando o upload via planilha.
Aproveite este momento para adicionar na seção "Documentos" aqueles arquivos que serão essenciais para manter organizados na biblioteca do Compliasset, como atas, políticas, manuais internos, entre outros.
➡️ Inicie o sistema
Com todas as informações essenciais adicionadas, podemos dizer que o sistema está pronto para ser iniciado, ou seja, já é possível realizar Atividades e Obrigações, e criar Eventos. Mas não só isso, a ferramenta já está apta para iniciar e circular campanhas entre os colaboradores.
"Mas o que é uma campanha?" Entende-se como Campanha tudo aquilo que precisa ser divulgado entre os Colaboradores e que possa desencadear ações. Podendo ser, por exemplo, a realização de um treinamento, aceite de algum documento ou preenchimento de formulário.
Como leitura complementar, indicamos o artigo que fala sobre a estruturação do sistema. Para acessá-lo, clique aqui.
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