Importador de Productos
El importador de Productos permite agregar productos de manera masiva a través de un archivo Excel para evitar cargar productos de manera unitaria. Además, la plataforma ofrece un formato de Excel predefinido que puede descargarse para asegurar que los datos estén correctamente estructurados antes de la importación. A continuación, se explica el flujo de trabajo para realizar una importación exitosa.
Selección de Archivo
Antes de comenzar, descarga el formato de Excel proporcionado por la plataforma, el cual incluye las columnas necesarias para garantizar una importación correcta.
El archivo descargado será distinto según el estado de la sincronización ERP de la configuración de la cuenta. Para la validación de esta configuración se debe seguir la siguiente ruta, Ajustes de la empresa > General.
Además, permite la selección opcional de equipo en el primer paso del importador, para que se asigne un equipo a todos los productos importados.
El Archivo descargado presentará los siguientes campos según su Configuración:
Sincronizado ERP:
Nombre
Descripción
Valor
Activo
Recurrente
Tipo
Código de Producto ERP
No Sincronizado ERP
Nombre
Descripción
Valor
Activo
Recurrente
Tipo
Descripción de campos:
Nombre: Nombre del producto. Es un campo de idealmente de texto corto
Descripción: Descripción del producto. Es un campo ideal para textos largos y descriptivos.
Valor: Monto en formato numero del precio final del producto o servicio ofertado.
Activo: Referencia la actividad del producto. Si un producto esta desactivado no estará disponible para su uso y comercialización. Donde sus posibles resultados son “TRUE” o “FALSE”.
Recurrente: Referencia el tipo de renovación de cobro del producto que se desea comercializar. Sus posibles opciones son “TRUE” o “FALSE”
Tipo: Referencia el tipo de activo del producto, las posibles opciones son “A” para artículos y “S” para Servicios.
Código de Productos DF: Referencia el código interno de producto en ERP o código SKU de ERP.
Completa el archivo con la información de los contactos, asegurándote de seguir el formato indicado. Una vez listo el archivo, haz clic en "Selecciona el archivo" o arrastra y suelta el archivo en el área designada. Asegúrate de que el archivo esté en formato .xls o .xlsx y que no exceda el tamaño máximo de 5MB.
En caso de requerir restringir el uso del producto, Este puede quedar asociado a un equipo, para uso exclusivo de ese equipo.
Revisión de datos:
Una vez cargado el archivo, el sistema mostrará una vista previa de los datos. En esta vista, se validan automáticamente las columnas clave, como Nombre, Descripción, Estado, Valor, Recurrente, Tipo y en caso de tener la “Sincronización ERP” activada Código de Producto DF, marcando con un ✅ los campos que están correctamente mapeados.
Revisa que todas las columnas estén validadas y que no haya errores en los datos. Si es necesario, realiza ajustes en el archivo antes de proceder con la importación.
Confirmación de Importación:
Si los datos son correctos, haz clic en "Siguiente" para confirmar la importación. En caso de encontrar errores, selecciona "Cancelar" para detener el proceso y corregir el archivo antes de reintentar.
Resultados de la importación:
CRM Defontana verifica automáticamente la información de los productos durante el proceso de importación.
Detecta problemas comunes, como:
o Producto no válido: Productos con caracteres no aceptados por el sistema.
o Productos duplicados: Productos que ya existen en la base de datos.
o Problemas de Formato: El sistema reconoce el formato de la columna “Producto DF”
o Formato de Celda: El sistema reconoce el formato apto de las celdas de las columnas, según el campo asociado.
Resumen de Importación:
Después de procesar el archivo, el software genera un resumen detallado que incluye:
o Productos no importados: Número de Productos que no pudieron ser importados debido a errores.
o Total de Productos procesados: Número total de Productos incluidos en el archivo.
o Total de Productos ingresados: Número de Productos que se agregaron correctamente a la base de datos.
Validación del importador
La validación de producto realizada por el importador son los siguientes:
Nombre y descripción no se repita entre los productos del excel ni los productos ya ingresados al sistema (duplicados), que nombre y descripción tengan algún dato.
Que valor sea número/decimal.
Que activo/recurrente sea 'true' o 'false'.
Que tipo sea S o A (Servicio o Articulo)
Que, en el caso de que haya sincronización con ERP, el Código Producto DF sea válido y que el tipo corresponda con el producto traído de ERP que se referencia en otras palabras, si el producto referenciado es un servicio, pero en la fila se marcó A, entonces dará dar error.