En primer lugar, es importante considerar que, para la construcción del importador contable, debes tener actualizado tu plan de cuentas. Esto juega un rol fundamental en la ejecución contable para el resto de los periodos, ya que existen análisis indispensables para la emisión de reportes y toma de decisiones. Adicionalmente, al cargar el importador y realizar movimientos de las cuentas contables, estas no podrán ser editadas.
Para comenzar a trabajar en la apertura contable, te recomendamos descargar el plan de cuentas actualizado de tu sistema de ERP Defontana ya que te será de gran ayuda para completar el importador.
En segundo lugar, debemos descargar desde Importadores > Comprobantes Contables > Descargar plantilla y ejecutar el siguiente documento de Excel para comenzar a ingresar la información.
Importador “Asiento de Apertura”
Plan de cuentas
En tercer lugar, comenzarás a completar las columnas con la siguiente información en el archivo “Asiento de apertura”
Número: Colocar una “A”, para que el sistema tome el correlativo automatizado de cada comprobante contable.
Ej.:
Moneda comprobante: Si alguna de las cuentas consideradas en la apertura considera análisis por Moneda de referencia, debes colocar el código de la moneda. El código de la moneda lo puedes encontrar en Configuración > General > Monedas > Ingresar a la carpeta de la moneda.
En este caso, si contamos con multimoneda debemos indicar la moneda principal para los comprobantes y más adelante nos pedirá la moneda secundaria. Por el contrario, si no utilizamos multimoneda podemos dejar en blanco el campo y se considerará la moneda principal de la empresa.
Fecha: Indicar la fecha contable donde se desea registrar la apertura, el cual sería al comienzo del año. Formato fecha (DD-MM-AAAA)
Ej.:
Línea: Es el número de línea por cuenta contable que corresponde al asiento de apertura.
Ej.:
Cuenta: Indicar el numero de la cuenta contable a utilizar que encontramos en el plan de cuentas según familia y subfamilias.
Ej.: Imagina que al cierre del ejercicio de la Empresa su balance arrojo las siguientes partidas.
Por lo tanto, debemos buscar en el plan de cuentas los códigos de estas cuentas y pegarlas en el archivo “apertura contable” sin puntos.
Plan de cuentas
Archivo "Apertura contable"
¡Importante! Para eliminar los puntos de manera masiva debes seleccionar las celdas e ir a la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar > Reemplazar.
Indicar en el campo buscar punto“.” y en reemplazar dejamos en blanco. Luego pinchamos en el botón buscar todos y luego reemplazar.
Comentario: Indicar nombre de la cuenta contable o bien dejar en blanco si no lo desea ya que, es un campo opcional de rellenar. Esta información se verá reflejada por cada línea de detalle del comprobante contable.
Comprobante contable con comentario
Importador:
Glosa: Es un campo opcional de completar y se mostrará de manera generalizada en el comprobante contable.
Debe y Haber principal/secundaria: Monto de apertura de la cuenta contable según corresponda. En el caso de indicar montos en moneda secundaria debes ingresar la tasa de cambio del movimiento. Si cuentas solo con moneda principal dejar en blanco la moneda secundaria.
¡Importante! La sumatoria del debe tiene que ser igual a la del haber.
Ej.:
Tasa cambio: Indicar el tipo de cambio del día siempre y cuando exista moneda secundaria, de lo contrario dejar en blanco.
Análisis de cuentas contables.
Estos campos aplican según el análisis que tenga activo cada cuenta contable. En el caso contrario, dejar en blanco.
Código Ficha: Este campo aplica para cuentas que tengan análisis por clientes, proveedores, personas o empleado.
Ej.: Considerando el caso ejemplo, debemos revisar en el plan de cuentas cuales poseen análisis por ficha. Para esto, utilizaremos el archivo Excel y filtraremos las cuentas contables que estamos utilizando.
Acá se puede observar que, clientes y proveedores nacionales tiene análisis activo por ficha. Por ende, en el importador contable colocaremos los códigos correspondientes a los saldos pendientes al final del ejercicio.
¡Importante! Debes considerar que, si la deuda pendiente de cobro o pago es de más de un cliente/proveedor o existen varios documentos, hay que desglosar el monto por cada concepto.
Entonces, para ejemplificar el caso veremos el desglose respectivo.
Por lo tanto, el importador quedaría de la siguiente forma.
¡Advertencia! El cliente/proveedor debe estar creado en el sistema de ERP y utilizar el Código con el que lo creaste en la ficha de cada uno.
Cancelar documento: Se debe dejar en blanco ya que, al ser saldos de apertura se desea traer la deuda pendiente y que esta siga figurando por pagar o cobrar hasta que se realice el pago según vencimiento del documento.
Tipo de documento: Es el código del documento tributario creado en el sistema de ERP. Puedes encontrar los códigos en la siguiente ruta Configuración > Compras y Ventas > Listado de tipos de documentos.
Es importante destacar que para diferenciar los documentos de compras y ventas debemos considerar la columna Comp. Asociado. Donde para los documentos de ventas comienzan con Vta y para los documentos de compras con Cpra.
Por lo tanto, para los análisis de clientes nacionales utilizaremos el documento Factura Electrónica con código FVAELECT.
Y para proveedores nacionales, Factura Compra Electrónica con código FCA.
En síntesis, el importador quedaría de la siguiente forma.
Número de Documento: Colocar el número del documento tributario. En este caso, continuaremos con el ejemplo del desglose de clientes y proveedores nacionales que visualizamos en el Código de Ficha.
Por lo tanto, el importador debería estar rellenado de la siguiente forma.
Serie del documento: Es un campo opcional, en el cual podemos detallar la serie del documento emitido. Por lo tanto, lo dejaremos en blanco.
Vencimiento de documento: Este dato depende de la condición de pago/cobro indicado en el documento emitido/recepcionado.
A modo de ejemplo, visualizaremos la siguiente información para ser utilizada en el importador.
Entonces, el importador queda así.
Centro de Negocios: Sí la cuenta posee análisis por centro de negocios como lo son generalmente las cuentas de gastos, debes colocar el código del centro de negocio al cual quieres distribuir ese saldo y agregar tres 0 al final. Para conocer los códigos de los centros de negocios, debes ir a Configuración > General > Centros de Negocios.
En este caso ejemplo, no tenemos cuentas de aperturas con análisis activos por centros de negocios, por lo tanto, se debe dejar en blanco.
Clasificador 1 y 2: Estos son análisis para distribuir con mayor detalle el gasto que estará relacionado a una cuenta contable. Sí tienes en la apertura alguna cuenta con este análisis activo, debes detallar el código del clasificador el cual puedes encontrar en Configuración > Contabilidad > Clasificadores.
En este caso ejemplo, no tenemos cuentas de aperturas con análisis activos por clasificador, por lo tanto, se debe dejar en blanco.
Tipo y número de movimiento: Estos campos aplican cuando hay comprobantes de egreso o ingreso de dinero y el análisis que debe estar activo es “Conciliación Bancaria”. En tipo se debe colocar el origen del movimiento de dinero, es decir, CARGO O ABONO. Por otro lado, en el número de movimiento debemos digitar información referencial a la transacción con la cantidad de números indicada en la parametrización del banco. Si queremos saber la cantidad de dígitos que se debe colocar debemos ir a Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes > Seleccionar el Banco > Editar.
Por lo tanto, si la cantidad de dígitos es 6 debemos digitar en la celda de número de movimientos ni más ni menos de 6 números. El dato por colocar es referencial y no altera la conciliación bancaria. En ocasiones, los clientes colocan el numero de la factura y completan con 0 para cumplir con el requisito o bien la fecha en la cual están realizado el movimiento.
Ej.:
El documento que se esta pagando con Banco, es la Factura N° 5008.
N° movimiento > 500800
El egreso se está registrando el 16-04-2024.
N° movimiento > 160424
Para el caso ejemplo revisaremos el plan de cuentas para verificar las cuentas que aplican con este análisis
¡Advertencia! Debes tener parametrizada tu cuenta corriente empresa en tu sistema de ERP.
Por último, considerando el caso ejemplo podemos observar que las cuentas contables utilizadas en los saldos de apertura no cuentan con análisis por conciliación bancaria por ende los campos deben quedan en blanco.
Información adicional
Si tenemos algún análisis por ficha y no lo tenemos en la base de datos del ERP al cliente o proveedor, podemos crearlo en el mismo archivo completando la información solicitada desde la columna Z hasta la AE.
En cuarto y último lugar, debes guardar el archivo “Asientos de apertura” en tu computador con la información proporcionada durante el proceso de rellenado y cargar en ERP.
Para la carga de importador debemos verificar la parametrización del archivo en ERP.
Luego debes ir a Importadores > Comprobantes contables > Buscar archivo.
Al momento de cargar el importador, el sistema comienza a revisar si esta todo correcto o hay información errónea. En caso de que exista algún error lo indicará en la columna estado del archivo cargado.
Para conocer los errores que se deben corregir debemos seleccionar desde los tres puntos y hacer clic en la opción ver detalle.
Error: Las fichas (RUT) indicadas en las deudas de proveedores nacionales no están registradas como proveedor en el sistema de ERP Defontana.
Solución: Crear a los proveedores en el sistema y volver a realizar la carga.
Finalmente, ya corregida la información podemos visualizar que el archivo se importó correctamente en el sistema.
Comienza a importar tus saldos de apertura, y a final de año podrás emitir tu balance sin ningún inconveniente con ERP Defontana.