En Gestioner, las reglas permiten automatizar la clasificación, aceptación o rechazo de facturas electrónicas de acuerdo con las condiciones definidas por el usuario.
El proceso de creación y configuración de reglas es sencillo, flexible y adaptable a las necesidades particulares de cada empresa.
Ruta de acceso
Para acceder a la configuración y creación de reglas automáticas dentro del sistema, sigue la siguiente ruta:
Compras > Libro de compras > Configuración Gestioner > Nuevo > Regla
Creación de una nueva regla
Asignar un nombre a la regla
El primer paso consiste en ingresar un nombre identificativo para la nueva regla.
Una vez guardada, esta aparecerá en el listado general de reglas creadas.
Adicionar nodo (configuración)
Después de nombrar la regla, selecciona la opción “Adicionar nodo”, que corresponde a la configuración de los parámetros o condiciones que determinarán el comportamiento de la regla.
Cada nodo representa un conjunto de condiciones o niveles (por ejemplo, Nivel 1 o Nivel 2).
Configuración de reglas – Nivel 1 (Nodo 1)
En esta primera configuración, se deben definir los parámetros del primer nivel (N1), que establecen las condiciones iniciales que el sistema evaluará para aplicar la regla.
Los campos a configurar son los siguientes:
Nombre de la regla: Identifica la condición dentro del sistema.
Etiqueta a evaluar: Corresponde al campo de la factura electrónica que será evaluado (por ejemplo, RUT Emisor, Folio de Referencia, Monto, Tipo de Documento de Referencia).
Operador: Define la relación entre la etiqueta y el valor que se desea comparar.
Ejemplos de operadores:Es igual a
Distinto de
Menor que
Mayor que
Entre
Valor a comparar: Indica el dato o rango que debe cumplir la etiqueta seleccionada.
Regla activa: Permite activar o desactivar la regla según sea necesario, sin necesidad de eliminarla.
Rechaza factura: Si esta opción está marcada, el sistema rechazará automáticamente la factura que no cumpla con las condiciones establecidas.
Al seleccionar un operador, el sistema solicitará ingresar los valores a comparar, es decir, el o los datos que deben cumplirse para que la condición sea verdadera.
Por ejemplo, si el operador es “Mayor que”, deberás indicar un valor numérico (por ejemplo, monto mayor que 100.000).
En el caso del operador “Entre”, se deberán ingresar dos valores que representen el rango dentro del cual debe encontrarse el dato evaluado.
Configuración de reglas – Nivel 2 (Nodo 2)
El Nivel 2 (Nodo 2) permite aplicar un segundo filtro más específico y personalizado sobre las facturas que ya cumplieron las condiciones definidas en el Nivel 1 (Nodo 1).
En otras palabras, las reglas de Nivel 2 se utilizan para refinar aún más la automatización, aplicando criterios adicionales que permiten un control más detallado sobre la aceptación o rechazo de documentos.
Este segundo nivel solicita el mismo tipo de configuración que el Nodo 1, con los mismos campos y operadores, pero orientados a un análisis más fino de los datos.
Los campos a configurar son los siguientes:
Nombre de la regla (Nodo 2): Permite identificar claramente la subcondición o filtro adicional que se está creando.
Etiqueta a evaluar: Corresponde al campo específico del documento que se desea analizar en este nivel (por ejemplo, RUT Emisor, Folio de Referencia, Monto, Tipo de Documento de Referencia).
Operador: Define la relación entre la etiqueta y el valor que se desea comparar.
Ejemplos de operadores:Es igual a
Distinto de
Contiene
Menor que
Entre
Al seleccionar un operador, el sistema solicitará ingresar los valores a comparar, según corresponda.
Por ejemplo:Si se selecciona “Es igual a”, deberás indicar el valor exacto a validar (por ejemplo, “Proveedor ABC”).
Si se selecciona “Entre”, deberás ingresar dos valores que definan el rango a evaluar.
Valor a comparar: Indica el dato o rango que debe cumplir la etiqueta seleccionada.
Regla activa: Permite activar o desactivar la condición del Nodo 2 sin necesidad de eliminarla.
Rechaza factura: Si esta opción está marcada, el sistema rechazará automáticamente la factura cuando no cumpla las condiciones establecidas en este segundo filtro.
Funcionamiento jerárquico
El sistema evalúa las condiciones en orden jerárquico:
Primero verifica las condiciones del Nodo 1 (Nivel 1).
Solo si estas se cumplen, procede a evaluar las condiciones del Nodo 2 (Nivel 2).
Si ambas condiciones son verdaderas, el sistema ejecutará la acción configurada (aceptar, rechazar o centralizar la factura).
Ejemplo práctico
Nodo 1: Tipo de documento = Factura electrónica
Nodo 2: Proveedor = “Proveedor ABC”
En este ejemplo, Gestioner evaluará primero si el documento es una factura electrónica (Nodo 1).
Si lo es, luego verificará si pertenece al proveedor “Proveedor ABC” (Nodo 2).
Solo si ambas condiciones se cumplen, se aplicará la acción definida (por ejemplo, aceptar automáticamente).