1. OBJETIVO
El sistema permite establecer distintos criterios de control para las requisiciones, considerando:
Usuarios autorizados para aprobar.
Montos de las requisiciones.
Validaciones comerciales.
Validaciones financieras.
Restricciones de acceso según Centros de Negocio.
La correcta configuración de estas opciones permite mejorar el control y la trazabilidad del proceso de compras, asegurando que las requisiciones sean revisadas por los usuarios correspondientes y que el acceso a la información se encuentre limitado de acuerdo con las necesidades de la organización.
2. RUTA DE ACCESO
Para acceder a la configuración de las reglas de aprobación y acceso de requisiciones, dirígete a la siguiente ruta:
Configuración > Requisiciones > Configuración > Pestaña Aprobaciones
Desde esta sección podrás administrar las configuraciones relacionadas con las aprobaciones y el acceso a las requisiciones.
Entre las principales acciones disponibles se encuentran:
Configurar reglas de aprobación comercial.
Configurar reglas de aprobación financiera.
Definir accesos dirigidos según Centros de Negocio.
Modificar configuraciones existentes.
Eliminar configuraciones que ya no sean necesarias.
3. CONFIGURACIONES DE APROBACIÓN Y ACCESO
El sistema permite configurar diferentes mecanismos para controlar el flujo de las requisiciones y el acceso a su información.
Las configuraciones disponibles son:
Aprobación Comercial
Aprobación Financiera
Acceso Dirigido
Cada una de estas configuraciones responde a necesidades específicas de control dentro del proceso de requisiciones.
3.1. APROBACIÓN COMERCIAL
La Aprobación Comercial permite definir reglas para que determinadas requisiciones requieran la aprobación de un usuario autorizado.
La configuración de estas reglas se realiza definiendo, en primer lugar, el usuario responsable de aprobar y, posteriormente, el criterio de monto a partir del cual deberá intervenir en el proceso de aprobación.
Mediante esta configuración es posible definir:
El usuario autorizado para aprobar requisiciones.
El criterio de monto a partir del cual será necesaria su aprobación.
Diferentes reglas para distintos usuarios y niveles de monto.
3.1.1. Usuario autorizado
Para cada regla de aprobación comercial se debe seleccionar el usuario responsable de realizar la aprobación.
Además, puedes marcar la opción "notificar por correo" e indicar la casilla para que el usuario seleccionado reciba una notificación al crearse una RIM que deba aprobar.
El usuario seleccionado será el encargado de revisar y aprobar las requisiciones que cumplan con los criterios definidos en la regla.
Es importante verificar que el usuario seleccionado cuente con las responsabilidades y atribuciones correspondientes dentro del proceso de compras.
3.1.2. Criterio de monto
Una vez seleccionado el usuario autorizado, se debe definir el criterio de monto que determinará cuándo una requisición deberá pasar por su aprobación.
Este criterio permite establecer controles de acuerdo con el valor económico involucrado en el proceso de compra.
La organización puede definir diferentes niveles de aprobación según los montos establecidos en sus políticas internas.
3.1.3. Centros de negocios
Puedes seleccionar uno o varios centros de negocios que estarán asociados a las aprobaciones del usuario seleccionado.
NOTA: Si no seleccionas ningún centro de negocios se da por entendido que la aprobación aplicará para todos los centros de negocios.
3.2. APROBACIÓN FINANCIERA
La Aprobación Financiera permite definir reglas para que determinadas requisiciones requieran la aprobación de un usuario autorizado dentro del proceso financiero.
La configuración de estas reglas se realiza definiendo, en primer lugar, el usuario responsable de aprobar financieramente y, posteriormente, el criterio de monto que determinará cuándo deberá intervenir en el proceso de aprobación.
Mediante esta configuración es posible definir:
El usuario autorizado para aprobar financieramente requisiciones.
El criterio de monto a partir del cual será necesaria la aprobación financiera.
Diferentes reglas para distintos usuarios y niveles de monto.
3.2.1. Usuario autorizado
Para cada regla de aprobación financiera se debe seleccionar el usuario responsable de realizar la aprobación.
El usuario seleccionado será el encargado de revisar y aprobar financieramente las requisiciones que cumplan con los criterios definidos en la regla.
3.2.2. Criterio de monto
Una vez seleccionado el usuario autorizado, se debe definir el criterio de monto que determinará cuándo una requisición deberá pasar por su aprobación financiera.
Además, puedes marcar la opción "notificar por correo" e indicar la casilla para que el usuario seleccionado reciba una notificación al crearse una RIM que deba aprobar.
Este criterio permite establecer controles financieros de acuerdo con el valor económico involucrado en el proceso de compra.
La organización puede definir diferentes niveles de aprobación financiera según los montos establecidos en sus políticas internas.
3.2.3. Múltiples reglas de aprobación
El sistema permite crear múltiples reglas de aprobación financiera.
Esto permite asignar diferentes usuarios responsables y establecer distintos criterios de monto para cada regla.
De esta forma, es posible configurar diferentes niveles de autorización financiera para las requisiciones según su valor, asegurando que cada una sea revisada por el usuario correspondiente.
3.3. ACCESO DIRIGIDO
La configuración Acceso Dirigido permite asignar Centros de Negocio a usuarios que no participan como aprobadores dentro del flujo de requisiciones.
Su objetivo es limitar el acceso de estos usuarios a la información disponible en el sistema, permitiéndoles visualizar únicamente las requisiciones asociadas a los Centros de Negocio que tengan asignados.
Esta configuración permite mantener un mayor control sobre el acceso a las requisiciones y contribuye a que cada usuario pueda consultar únicamente la información correspondiente a las áreas o Centros de Negocio bajo su responsabilidad.
3.3.1. Funcionamiento del Acceso Dirigido
El Acceso Dirigido establece una relación entre:
Un usuario que no es aprobador.
Uno o más Centros de Negocio.
Una vez realizada la configuración, el usuario tendrá acceso únicamente a las requisiciones relacionadas con los Centros de Negocio que le hayan sido asignados.
De esta forma, se restringe el acceso a requisiciones pertenecientes a otros Centros de Negocio.
3.3.2. Asignación de Centros de Negocio
Para configurar el Acceso Dirigido se debe seleccionar el usuario al cual se aplicará la restricción y asignar los Centros de Negocio correspondientes.
El procedimiento general consiste en:
Seleccionar el usuario que no participa como aprobador.
Identificar los Centros de Negocio a los que debe tener acceso.
Asignar uno o más Centros de Negocio al usuario.
Guardar la configuración realizada.
Una vez guardados los cambios, el sistema limitará el acceso del usuario a las requisiciones asociadas a los Centros de Negocio asignados.
IMPORTANTE: El Acceso Dirigido está orientado a usuarios que no participan como aprobadores dentro del flujo de requisiciones. Los usuarios responsables de aprobar requisiciones se gestionan mediante las configuraciones de aprobación comercial y financiera, junto con los permisos correspondientes.
5. RECOMENDACIONES
Para asegurar un correcto funcionamiento de las configuraciones de aprobación y acceso, se recomienda considerar las siguientes buenas prácticas.
5.1. Definir claramente los criterios de monto
Establece claramente los criterios de monto que determinarán cuándo una requisición requiere aprobación.
Una definición adecuada de estos criterios permite evitar:
Conflictos entre aprobadores.
Duplicidad de responsabilidades.
Requisiciones detenidas o bloqueadas en el flujo.
Falta de claridad respecto al responsable de aprobar.
5.2. Revisar periódicamente los usuarios autorizados
Se recomienda revisar periódicamente los usuarios que cuentan con autorización para aprobar o acceder a requisiciones.
Cuando existan cambios en:
Roles.
Funciones.
Responsabilidades.
Centros de Negocio.
Estructura organizacional.
Se deben actualizar oportunamente las reglas de aprobación, permisos y configuraciones de Acceso Dirigido.
5.3. Mantener actualizada la configuración de Acceso Dirigido
Los Centros de Negocio asignados a cada usuario deben revisarse periódicamente.
Cuando un usuario cambie de área o deje de tener responsabilidad sobre determinados Centros de Negocio, se recomienda actualizar su configuración de Acceso Dirigido para evitar accesos innecesarios.
5.4. Combinar aprobaciones comerciales y financieras
Dependiendo de las necesidades de la organización, es posible utilizar conjuntamente las aprobaciones comerciales y financieras.
Esta combinación permite establecer un proceso de control más robusto, especialmente cuando se requiere validar tanto los criterios comerciales como los aspectos financieros de una requisición.
6. SOPORTE
Si necesitas ayuda adicional relacionada con la configuración o funcionamiento de las aprobaciones y accesos de requisiciones, puedes comunicarte con el canal de soporte habilitado por la organización.
Un ejecutivo o especialista podrá revisar tu caso y proporcionar orientación de acuerdo con la situación reportada.