¿Qué es una Factura Electrónica?
La Factura electrónica es un documento tributario digital obligatorio para ventas a consumidores finales. El sistema permite emitirla con o sin rebaja de stock, dependiendo de cómo se configure el tipo de documento.
Pasos Previos a la Emisión
Antes de emitir una Factura asegúrate de lo siguiente:
Verifica que esté correctamente configurado el tipo de documento "Factura Electrónica" o "Factura Electrónica Rebaja Stock".
Confirma que los folios electrónicos (CAF del SII) estén cargados en el sistema:
Ir a Configuración > Factura Electronica > Importador de CAF .
Verificar que esté cargado el archivo CAF entregado por el SII para facturas electrónicas que vendrian siendo los códigos 33.
Si no están cargados, realiza la carga correspondiente.
¿Cómo emitir una Factura Electronica por el ERP?
Para emitir una Factura Electronica deben seguir la siguiente la siguiente ruta:
Ventas > Ventas > Listado de Documentos > Nuevo
Debemos buscar en el listado el documento que corresponde:
Factura Electrónica, o
Factura Electrónica Rebaja Stock (si deseas que se descuente automáticamente el inventario).
Si es la primera factura, debe digitar manualmente el número de folio.
Si ya has emitido facturas antes por el ERP, el sistema tomará automáticamente el correlativo siguiente.
Encabezado del documento
Debes llenar la informacion obligatoria que solicita el SII al emitir documentos tributarios, los cuales serían los siguientes:
Fecha de Emisión: Corresponde a la fecha con la cual se emitira el documento.
Fecha de Vencimiento: Se calcula en base a la condición de pago seleccionada.
Cliente: Es el cliente final a la cual sera emitida la factura correspondiente.
Condición de Pago: Corresponde a la condición de pago, Puede ser contado, 30 dias, 60 dias, entre otros.
Vendedor: Deben indicar cual es el vendedor el cual es el responsable de la venta, si no tiene uno creado puede utilizar el genérico que es "VENDEDOR".
Documento Asociado
Puedes añadir si algún documento de referecia que esten asociado a la venta directa por ejemplo Orden de Compra, Guía de Despacho, HES, Pedido, entre otros.
Agregar Productos o Servicios
Añade los productos o servicios vendidos.
Puedes aplicar descuentos si corresponde (según configuración previa de cliente y vendedor).
Verifica los precios y cantidades.
En el apartado de "Categ" se puede seleccionar si el valor ingresado es Afecto o Exento.
Si se selecciona un documento un Rebaja Stock al seleccionar el artículo se podra visualizar el stock disponible por la bodega seleccionada.
Tambien ingresando el artículo en la opción de los 3 puntos se puede visualizar el stock por todas las bodegas.
Pestaña Lateral Derecha
En la pestaña “Ventas”, puedes utilizar lotra moneda de ingreso mas su tasa de ingreso, tambien podrás seleccionar el local por el cual quedará asociada la venta y su lista de precio si es que tienes configurada previamente.
Si estás utilizando el tipo de documento “Boleta Electrónica Rebaja Stock”, se habilitará automáticamente una pestaña adicional llamada “Inventario”.
En esta pestaña debes:
Seleccionar la bodega desde donde se descontará el inventario.
Verificar que los productos tengan stock suficiente en la bodega seleccionada.
Cuando todos los datos estan ingresados correctamente podrás "Facturar" y el sistema confirmará que los datos ingresados este correctos y te solicitará el centro de negocios que se imputará la cuenta de ventas.
A continuación, dejo una serie de manuales de uso que pueden ser de utilidad para la correcta ejecución de la emisión de una Boleta:
Si tienes alguna duda respecto a la ejecución del proceso, no dudes en contactarnos a través de nuestro chat de soporte. Uno de nuestros ejecutivos especializados estará disponible para ayudarte y brindarte la asistencia que necesites.
Acceso al módulo de Ventas:
Diríjase al menú principal de Defontana ERP.
Seleccione la sección "Ventas".
Haga clic en "Listado de documentos".
Presione el botón "Nuevo".
Elija la opción "Factura Electrónica" como tipo de documento a crear.
Completar la información del encabezado:
Tipo de documento: Seleccione el tipo de factura que desea emitir "Factura Electrónica"
Folio: Ingrese el número de folio correspondiente. (Si es la primera vez que factura por el sistema debe colocar el correlativo siguiente al ultimo emitido por el sistema anterior, luego el sistema tomará el correlativo automático)
Cliente: Indique el cliente al que se emite la factura.
Fecha de facturación: Establezca la fecha de emisión de la factura.
Fecha de vencimiento: Defina la fecha límite para el pago de la factura.
Condición de pago: Seleccione la forma de pago acordada con el cliente.
Vendedor: Elija el vendedor responsable de la venta.
Asociación de documentos relacionados (opcional):
En la sección "Documentos asociados", puede vincular documentos relevantes a la venta, como:
Orden de compra
Guía de despacho
Nota de pedido
Ingreso de detalles de productos o servicios:
En la tabla de detalles, agregue los productos o servicios facturados:
Descripción: Indique la descripción detallada del producto o servicio.
Afecto/Exento: Clasifique si el producto o servicio está afecto o exento de IVA.
Cantidad: Ingrese la cantidad de unidades vendidas.
Precio unitario: Establezca el precio unitario del producto o servicio.
Descuento (por línea): Aplique descuentos si corresponden a un producto o servicio específico.
Descuento porcentaje: Ingrese el porcentaje de descuento a aplicar.
Descuento monto fijo: Establezca un monto fijo de descuento.
¡Importante! para aplicar descuentos, deben estar parametrizado el vendedor y el cliente con "Máximo de Descuento permitido"
Aplicación de totalización:
El sistema calculará automáticamente los totales de la factura, incluyendo subtotales, IVA y el monto total a pagar.
Una vez confirmada la información, haga clic en el botón "Facturar".
Selección del centro de negocios:
Indique el centro de negocios al que se imputará la factura:
Comience a escribir el código o nombre del centro de negocios.
Seleccione la opción sugerida por el sistema.
Emisión de la factura:
El sistema generará la factura electrónica correspondiente y la enviará al Servicio de Impuestos Internos (SII) si procede.
Puedes ver el siguiente video del proceso