En primera instancia, es vital tener parametrizado tu sistema de ERP para crear artículos sin inconveniente. Para esto, es importante que si desear categorizar tus productos debes realizar una configuración previa para que el proceso de llenado de información en el importador sea más simple y amigable.
Ya realizada la parametrización inicial, debemos descarga la plantilla que se encuentra al final de esta guía y ejecutarla en nuestro computador.
Al ejecutar el archivo, podrás observar que las celdas destacadas en "amarillo" son campos obligatorios de rellenar, ya que es información valiosa para la creación de cada artículo. Por otro lado, los campos sin destacar son de carácter opcional, por lo tanto, no es necesario ingresar información.
En segunda instancia, comenzarás a completar las columnas del importador con la siguiente información obligatoria:
Identificador de artículo: En este campo se ingresará el código del producto o artículo. Puede ser un identificador alfanumérico, numérico o simplemente letras. No se permiten caracteres específicos como: $, #, %, &, /, (), entre otros. Sin embargo, si deseamos incluir un “espacio”, este debería reemplazarse por un guion bajo (_) o un guion medio (-), con un máximo de 25 caracteres.
Articulo Activo: Esta celda nos permitirá detallar si el producto/artículo estará activo o no para hacer uso de él en el sistema, en donde se detalla S para un producto activo y N para un producto inactivo.
¡Importante! Si el artículo se deja inactivo, este no podrá ser utilizado para ningún tipo de movimiento de inventario o algún proceso de la venta (Cotizaciones, Facturación o Guía de Despacho)
Fecha de Creación: En esta celda se indicará la fecha en la cual se está realizando la creación masiva de artículos y el formato será DD-MM-AAAA.
Descripción del artículo: Nombre del producto que se creará en el sistema. Es necesario detallar todo lo que se desea que aparezca en el documento tributario al emitirlo, con un máximo de 100 caracteres.
Este campo es fundamental para garantizar que toda la información relevante del producto sea comunicada claramente tanto internamente como en las transacciones con los clientes.
Vista previa Factura Electrónica
Descripción detallada del artículo (Opcional): Acá debemos indicar una descripción más especifica del producto aparece solo en la cotización; sin embargo, al momento de facturar esta información no aparecerá. Adicionalmente, es importante destacar que tiene un máximo de 100 caracteres.
Es importante mantener esta descripción concisa y precisa, ya que solo se utiliza internamente durante la fase de cotización y no se transfiere a la facturación.
Vista previa Cotización
Vista previa Facturación
Unidad de medida Inventario: En este campo detallaremos los códigos de las unidades de medidas creadas en el sistema.
Procedencia del Articulo: Se debe ingresar el código de procedencia del producto.
Moneda de Referencia: En este campo se ingresará el código de la moneda, la cual se debe encontrar parametrizada en el ERP.
¡Importante! Si deseamos agregar una moneda diferente a las que vienen por defecto se debe realizar el siguiente paso:
Configuración > General > Moneda> Nuevo.
Disponible para la venta: Si el producto que se está registrando en el sistema efectivamente será un artículo comercializable, se debe detallar "S". Si el producto será un artículo netamente para control interno y no disponible para la venta, se debe detallar "N".
Este campo es crucial para gestionar correctamente el inventario y asegurar que solo los productos comercializables sean ofrecidos a los clientes.
Moneda de Venta: En este campo se debe detallar el código de la moneda de Venta del producto.
Unidades de medida de Venta: Se debe detallar el código de la unidad de medida para este campo.
Precio de venta base del artículo (Opcional): En esta última celda se deben ingresar el precio de venta correspondiente del producto en valores netos. Si ingresamos valores "0", no habría problemas con subir este archivo; de todas maneras, podemos editar este valor internamente o al momento de realizar la cotización/facturación.
¡Importante! Este enfoque asegura flexibilidad en la gestión de precios, permitiendo ajustes según sea necesario sin afectar la carga inicial de datos.
Código Categoría (Opcional): Indicar el código de la categoría.
Para que podamos determinar cuáles son los códigos que debemos ingresar en el importador para que nuestros productos queden correctamente categorizados debemos dirigirnos a Inventario > Artículos > Categorías.
Luego de haber descargado el archivo y tener los códigos respectivos debemos traspasar esta información al importador de Artículos. Es importante destacar que, el código de la categoría a utilizar será el ultimo nivel imputable según parametrización de Inventario. Es decir, si contamos con dos niveles de categorías, los códigos válidos a utilizar serán los que se encuentran en color azul.
Por lo tanto, según el ejemplo planteado para "Coca Cola Zero" lo categorizaremos en en el código 6 "Bebidas".
Lotes y Series (Opcional): Es importante destacar que, para esta celda se debe detallar “S” si es que efectivamente se trabaja con lotes o series, en el caso de que no, se deja en blanco. Esta es una activación es adicional, la cual debe estar considerada en tu plan para hacer uso de ella y debes verificar en tu suite si se encuentra activa la opción desde la creación de un artículo.
Una vez ingresada la información en nuestro archivo debemos dirigirnos a Configuración >Herramientas > Importador de Artículos, posteriormente a esto debemos dejar como opción “Campos de separación por campo” y en el recuadro detallar “;”.
Importador ejemplo:
Luego, debemos ingresar al sistema y dirigirnos a Importaciones > Artículos > Importar.
Seleccionamos nuestro archivo directamente del escritorio y apretamos “Comenzar proceso”
Para que posteriormente se visualice en el sistema con el texto “Articulo integrado”
Una vez realizado este proceso podrás ver la carga de todos los productos ingresados ya integrados en el sistema.