Los Estados de los Documentos representan las distintas etapas por las que pueden pasar los documentos, permitiendo reflejar su progreso desde la creación hasta su finalización.
Estos estados pueden incluir, por ejemplo, “Emitido”, “Verificado”, “Aprobado”, entre otros, según las necesidades específicas de la empresa.
Para acceder a la configuración de los estados de los documentos, debemos seguir la siguiente ruta:
Gestor Documental (1) → Gestion ET (2) → Seleccionar un Espacio de Trabajo (3) → Entrar al Espacio de Trabajo (4).
Una vez dentro de la pestaña Configuración de Empresa, seleccionamos Estados de Documentos (5) y hacemos clic en el botón Crear Estado de Documento (6).
Luego, en la pestaña Crear Estado de Documento, debemos completar los siguientes campos:
Nombre del estado del documento: indica el nombre que tendrá el estado, por ejemplo, “Verificado”.
Descripción: permite agregar información o detalles sobre el estado y su propósito.
Participante: seleccionamos al empleado responsable de revisar los documentos.
Email: ingresamos el correo electrónico del empleado seleccionado.
Por ejemplo, podemos crear el estado “Verificado” y asignar al empleado responsable de realizar esta tarea.
Importante: solo es posible asignar un empleado a la vez como responsable del estado.
Una vez creado, el estado quedará disponible en el listado de Estados de Documentos.
Además, si deseas realizar alguna modificación, puedes seleccionar Opciones (tres puntos) (7) → Editar.
Por último, podemos establecer la cantidad de estados que sean necesarios, de acuerdo con las necesidades de nuestra empresa.
Te invitamos a revisar el siguiente video para reforzar los contenidos vistos.