Los Estados de los Documentos representan las distintas etapas de transición que deseamos que atraviesen los documentos, reflejando así su progreso desde su creación hasta su finalización. Estos estados pueden incluir, por ejemplo, 'Emitido', 'Revisado', 'Aprobado', entre otros, según las necesidades específicas de la empresa. Para crear los estados de los documentos ingresamos en:
Gestor Documental (1) -> Espacio de trabajo (2)
-> Seleccionamos un Espacio de Trabajo (3) -> Entrar al Espacio de Trabajo (4)
Una vez dentro de la pestaña Configuración de Empresa, seleccionamos Estados De Documentos (5) y hacemos clic en el Botón Crear Estado de Documento (6).
Después, en la pestaña Crear Estado de Documento, es necesario especificar el Nombre del estado del documento y una Descripción. A continuación, se debe Seleccionar el Empleado encargado de revisar los documentos, junto con su Correo electrónico. Por ejemplo, podemos crear el estado "Revisado" y asignar al empleado responsable de esta tarea. Es importante destacar que solo se puede asignar un empleado a la vez.
Una vez creado, veremos el estado en el listado de Estados de Documentos, además si desea realizar alguna edición puede seleccionar en Opciones (7) -> Editar.
Por último, podemos establecer la cantidad de estados requeridos según nuestras necesidades.
Te invitamos a revisar el siguiente video para reforzar contenidos vistos: