Una vez asignado el documento a los empleados designados como participantes en el flujo correspondiente, cada uno recibirá un correo electrónico notificándole que tiene un documento pendiente de revisión o aprobación, según corresponda.
Para visualizar el proceso, debemos seguir la siguiente ruta dentro del sistema:
Gestor Documental (1) → Listado de Documentos (2) → Seleccionar Espacio de Trabajo (3) → Entrar al Espacio de Trabajo (4)
Una vez dentro del Espacio de Trabajo, ingresaremos a Listado de Documentos, donde podremos visualizar el estado actual del documento.
Para consultar el estado de las transiciones asociadas, debemos seleccionar la opción Transiciones (5).
En este punto, el empleado asignado deberá hacer clic en los tres puntos (7) y seleccionar la opción Aprobar para completar la transición del documento.
Es importante tener en cuenta que estas acciones deben realizarse respetando el orden establecido en el flujo de aprobación.
Una vez que el primer participante haya aprobado la transición, el siguiente participante recibirá automáticamente un correo electrónico notificándole que tiene un documento pendiente de revisión o aprobación. Este proceso se repetirá sucesivamente hasta que todos los participantes hayan completado sus respectivas transiciones.
Además, al seleccionar la opción Aprobar, se abrirá una ventana de confirmación en la que el empleado deberá confirmar la aprobación del documento para completar la acción.
Una vez dado a Aceptar saldrá otra pestaña llamada Comentario, en donde debe ingresar un Motivo de la Finalizacion del Proceso.
Una vez que el último empleado complete su transición, todos los participantes correspondientes recibirán un correo electrónico de confirmación, informando que el proceso ha finalizado correctamente.
En el listado los documentos completados figurados como completados:
