Este importador consiste en una planilla Excel que nos permitirá subir de forma masiva a nuestros empleados, en esta encontraremos datos obligatorios y opcionales, los cuales nos permitirán cargar exitosamente el archivo al sistema.
Los datos obligatorios para poder llenar este importador son: Información general y personal del empleado, datos de contratación, gratificaciones, régimen provisional y salud.
¿Dónde encontramos el importador?
La ruta para poder descargar el importador es desde Remuneraciones > Empleados > Importador > Descargar plantilla.
Importador de empleados
¿Cómo diferenciar una casilla obligatoria de una opcional?
Las casillas que sean de carácter obligatorio llevarán el dato a llenar y un asterisco (*) mientras que las casillas opcionales solo traerán el dato a completar.
¡Comencemos a completar el importador!
Se explicará cada casilla por orden según se visualiza en importador.
Es importante destacar que solo las casillas obligatorias (*) son necesarias para poder subir el importador de manera efectiva, todos los otros datos son de manera opcional y es decisión del encargado del importador si deseara ingresar esos campos.
Periodo (Opcional): Ingresar la fecha en que crearemos nuestro empleado es decir, el periodo en que se hará la carga. (DD-MM-AAAA)
Acción (Opcional): Ingresar la palabra “crear” debido a que estamos creando los empleados. Otras opciones las cuales podemos ingresar son “actualizar” (en este caso solo se modificara el dato a actualizar) o “clonar” (crea o duplica empleado ya creado) estas últimas dos opciones se ocupan cuando ya tenemos nuestros empleados creados.
Tipo contrato* (Obligatorio): Ingresar si el contrato es “normal” o “part-time”.
Rut* (Obligatorio): Se debe ingresar el Rut del empleado que estamos creando, sin puntos y con guion.
Área empleado (Opcional): Casilla la cual se dejará en blanco ya que al estar creando un empleado no es un dato el cual se deba ingresar, se ocupa principalmente cuando vamos a actualizar un dato de algún empleado.
Nombres* (Obligatorio): Ingresar todos los nombres del empleado a crear, esta casilla es obligatoria y no se aceptan números ni caracteres especiales, por lo tanto, si el apellido ingresado lleva tilde ingresar la letra sin este.
Apellido paterno* (Obligatorio): Ingresar solo el apellido solicitado, esta casilla es obligatoria y no se aceptan números ni caracteres especiales, por lo tanto, si el apellido ingresado lleva tilde ingresar la letra sin este.
Apellido materno* (Obligatorio): Ingresar solo el apellido solicitado, esta casilla es obligatoria y no se aceptan números ni caracteres especiales, por lo tanto, si el apellido ingresado lleva tilde ingresar la letra sin este.
Fecha Nacimiento* (Obligatorio): Ingresar fecha de nacimiento del empleado a crear con el formato DD/MM/AAA.
Nacionalidad* (Obligatorio): Ingresar el nombre de la nacionalidad el gentilicio.
Estado civil* (Obligatorio): Ingresar estado civil en el cual se encuentra el empleado a crear, las opciones son: Soltero – casado – viudo- divorciado – conviviente civil.
Sexo* (Obligatorio): Ingresar si empleado a crear es Masculino (M) o Femenino (F) según información en registro civil o carnet de identidad, el formato a ingresar es, F o M.
Email* (Obligatorio): Ingresar correo electrónico del empleado, el formato a ingresar es, xxxxx@xxxxx.com.
Dirección (Opcional): Indicar dirección completa de la vivienda del empleado incluyendo calle y número.
Dirección empleado calle (Opcional): Ingresar calle correspondiente a la dirección del empleado, corresponde a la misma calle que se ingresó en la casilla Dirección.
Dirección empleado número (Opcional): Ingresar número de casa, edificio o parcela correspondiente a la dirección del empleado, corresponde al mismo número ingresado en la casilla Dirección.
Dirección empleado departamento (Opcional): Ingresar número de departamento correspondiente a la dirección del empleado, corresponde al mismo número ingresado en la casilla dirección.
Ciudad empleado (opcional): Indicar cuidad donde se encuentra la dirección del empleado.
Comuna del empleado (Opcional): Ingresar comuna donde se encuentra la dirección del empleado.
Teléfono (Opcional): Ingresar número telefónico personal del empleado a crear, esta casilla solo acepta número y no se debe ingresar el +56, el formato es 98888333.
Fecha inicio contrato* (Obligatorio): Indicar desde que fecha está contratado nuestro empleado, la fecha debe estar ingresada con el siguiente formato DD/MM/AAAA.
Fecha fin de contrato (Opcional): Indicar la fecha de cuando finaliza el contrato del empleado que estamos creando si es que su contrato es a plazo fijo.
Tipo Jornada (Opcional): Ingresar el tipo de jornada que tiene nuestro empleado a crear
Tipos de jornadas que podemos ingresar:
Profesión (Opcional): Empleo, facultad u oficio que empleado posee, la cual debe ir escrita.
Cargo (Opcional): Tarea, deber u obligación que realiza en la empresa, este cargo debe crearse primero.
¿Cómo crear cargo?
Debemos ir a configuración > cargos y competencias > nuevo.
El cargo debe ser escrito en la planilla.
Área (Opcional): Ingresar el centro de negocios asociado al empleado.
Estos se deben crear previamente en, Configuraciones > Centros de negocios y áreas> Nuevo.
Se debe escribir área en Excel tal cual fue creada previamente en sistema.
Sueldo base* (Obligatorio): Ingresar solo números sin signo "$" ni punto, en el formato 550000.
Sueldo mínimo legal (Opcional): Ingresar si corresponde el sueldo mínimo mensual desde PreviRed, opciones: SI o NO.
Periodo contrato (Opcional): Ingresar periodo de contrato el cual tiene el empleado. Opciones: MENSUAL, DIARIO o HORA.
Colación (Opcional): Ingresar asignación de colación que posee el empleado, solo se pueden ingresar números.
Movilización (Opcional): Ingresar asignación de movilización que posee el empleado, solo se pueden ingresar números.
Tipo gratificación (Opcional): Indicar tipo de gratificación que posee el empleado a crear, esta puede ser variable o fija.
Tope (Opcional): Si empleado tiene gratificación variable debemos ingresar si esta tiene un tope a través de las opciones SI o NO.
Tope proporcionado (Opcional): Si tipo de gratificación es óptima, indique tope proporcionado de empleado a través de las opciones: SI o NO.
Monto gratificación Fija (Opcional): Indicar monto solo si el Tipo gratificación es fija, solo se deben ingresar números.
Tipo moneda gratificación fija (Opcional): Indicar el tipo de moneda solo si el Tipo gratificación es fijo, opciones: PESOS o UF.
Porcentaje de gratificación (Opcional): Ingresar el porcentaje de gratificación si el tipo de gratificación es variable, ingresar solo números sin el carácter %.
Cantidad de horas semanales (Opcional): Ingresar la cantidad de horas que trabaja el empleado semanalmente, solo se deben ingresar números entre 1 y 45.
Tipo de contratación* (obligatorio): Indicar el tipo de contratación que tiene el empleado, esta puede ser Fija – Indefinida – Obra o faena.
Tipo de trabajador (Opcional): Debemos ingresar el tipo de trabajador a través de un número.
Régimen Previsional (Opcional): Ingresar si es INP (instituto provisional social) o AFP (administradora de fondos de pensiones).
Tasa INP (opcional): Completar solo si el régimen previsional es INP, debemos ingresar la tasa en números (enlazado a casilla anterior).
Institución Previsional (opcional): Escribir nombre de institución previsional (sistema de pensiones) .
Aplica AFC (opcional): ingresar si está asociado al seguro de cesantía con las siguientes opciones, SI o NO.
Fecha inicio AFC (opcional): Ingresar la fecha de inicio si el empleado aplica AFC, el formato es el siguiente DD/MM/AAAA (tiene relación directa con la casilla anterior).
Institución AFC (opcional): Esta casilla está relacionada con las dos anteriores, si el régimen es INP y aplica AFC es necesario ingresar una institución de AFC.
Usa trabajo pesado (opcional): Indicar si empleado ejerce trabajo pesado, opciones SI o NO.
Trabajo pesado tipo (opcional): Si el empleado ejerce trabajo pesado indicar si es PESADO o SEMI-PESADO (tiene relación con casilla anterior).
Institución salud*: Indicar el nombre de institución de salud como Fonasa – Isalud – Colmena – etc.
Renta imponible SC (opcional): renta imponible seguro cesantía, por defecto será igual al sueldo bases, solo se aceptan números.
Tipo de Plan (opcional): indicar si el plan es en UF o 7%.
Monto plan (opcional): Indicar cantidad del monto del plan solo se deben ingresar números (relacionado a casilla anterior).
Descontar vacaciones (opcional): Indicar si desea descontar días de vacaciones en la proporción de colación y movilización, opciones: SI o NO.
Sueldo empresarial (opcional): Indicar si empleado percibe sueldo empresarial (remuneración que puede recibir cualquier dueño de una empresa, emprendedor o empresario, por sus actividades dentro de la misma empresa), opciones: SI o NO.
Préstamo social (opcional): Indicar si empleado solicito el préstamo social, opciones: SI o NO.
Trabajador joven (opcional): Indicar si empleado recibe subsidio a trabajador joven (beneficio económico que entrega el Sence para mejorar el ingreso de hombres y mujeres trabajadoras, que tengan entre 18 y 24 años, 11 meses y 29 días, y que pertenecen al 40% de menores ingresos del Registro Social de Hogares), opciones: SI o NO.
Trabajador agrícola (opcional): Indicar si empleado es un trabajador agrícola, opciones: SI o NO.
Excepción tributaria (opcional): Indicar si empleado está en excepción tributaria para isla de pascua, opciones: SI o NO.
Comisión (opcional): Calcula el pago del séptimo día y festivo sobre la porción variable de haberes. Opciones: Actual o Anterior. Si empleado no posee comisiones asociadas, dejar en blanco.
Porcentaje zona extrema (opcional): Si empleado trabaja en zona extrema es necesario que especifique el porcentaje en la casilla, solo ingresar números, sino dejar casilla en blanco.
Dirección empresa calle (opcional): Ingresar calle correspondiente a la dirección del empleador.
Dirección empresa número (opcional): Ingresar número de casa, edificio o parcela correspondiente de la dirección del empleador (enlazada a casilla anterior).
Dirección empresa depto (opcional): Ingresar número de departamento correspondiente a dirección ingresada en casillas anteriores.
Comuna empresa (opcional): Ingresar comuna de dirección del empleador.
Región empresa (opcional): Ingresar región donde se encuentra la dirección del empleador.
¿Cómo subir el importador?
Debemos ir a remuneraciones > Empleados > Importador > Buscar archivo > Seleccionar archivo.
Hecho este proceso, el importador comenzará una "etapa de proceso” la cual es cuando el sistema está revisando y leyendo este importador (puede demorar unos minutos).
¿El importador nos lanza error?
Luego de ser procesado el importador podría darnos error, esto se puede deber a varios factores.
Para poder ver esos errores seguiremos la siguiente ruta, Seleccionaremos los 3 puntos justo al lado donde dice error > ver detalle > resumen proceso.
Al seleccionar resumen proceso nos mostrara que registros presentan error y cuales son, esto nos permitirá corregir nuestro importado para poder subirlo de forma correcta.
Corregido los errores indicados en el sistema volveremos hacer el proceso de subir el importador, este nos indicara que el proceso de importación ha iniciado correctamente y que se encuentra “en progreso”.
Pasado los minutos nos indicara que el proceso ha finalizado, esto ya nos indica que la carga de nuestros empleados se ha hecho de forma exitosa.
Para verificar y corroborar esta información nos dirigimos nuevamente a Remuneraciones > empleados y podremos visualizar nuestros empleados creados.
