Dans le tutoriel "Administration : utilisateurs > importer des utilisateurs", vous avez appris les grandes lignes de l'import des utilisateurs avec Dokeos LMS (créateur de solutions e-learning qui accompagne les entreprises, opérateurs de formation et multinationales dans leurs projets de formation en ligne).

Ici, je vais vous expliquer comment télécharger, compléter et importer votre fichier .xlsx afin d'importer vos utilisateurs.

A SAVOIR : l'accès à l'administration est uniquement possible pour les ADMINISTRATEURS du portail.

Cliquez sur "Télécharger le modèle"

Le modèle est alors enregistré sur votre ordinateur

A savoir : l'export se fait au format .xlsx

Ouvrez le fichier en cliquant dessus dans la barre de téléchargement ou dans le dossier où le fichier a été enregistré (généralement dans "Téléchargements")

Voilà le type de tableau qui s'ouvre dans Excel. Ce qui peut changer dans ce tableau sont les champs personnalisés et les filtres, c'est-à-dire les 4 colonnes après "Adress" et les colonnes suivant "Expiration date".

(Ici, j'ai 4 filtres, il s'agit de "Département", "Contrat", "Pays" et "Clients")

Pour compléter le tableau :
(à savoir : 1 utilisateur = 1 ligne)

1. Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur SANS majuscules (si pas d'adresse e-mail, entrez un LOGIN dans la colonne n°5) ;

2.Entrez le prénom de l'utilisateur;

3.Entrez le nom de famille de l'utilisateur;

4.Entrez le rôle de l'utilisateur (que vous choisissiez le rôle de formateur ou d'administrateur, le rôle d'apprenant sera d'office actif car il s'agit du rôle de base);

5.Entrez le login de l'utilisateur, il doit être composé de chiffres ET de lettres. PAS uniquement de chiffres, et PAS de caractères spéciaux type "@", etc. Le caractère "-" peut quant à lui être utilisé.

/!\ Les login et mots de passe ne peuvent pas être le résultat d'une formule dans Excel mais ils doivent être en mode texte. S'ils sont le résultat d'une formule, le fichier doit d'abord être passé en CSV (pour effacer toutes les formules et éléments qui ne sont pas texte) puis le sauvegarder en XLSX avant de l'importer.

​/!\ Si utilisation de l'adresse e-mail, le login ne doit pas être rempli car pour se connecter l'utilisateur utilisera son adresse e-mail.

6.Entrez le mot de passe de l'utilisateur qu'il pourra changer par la suite (si utilisation du login : obligation de mettre un mot de passe que vous communiquerez à l'utilisateur);

7. S'il doit être inscrit dans un groupe : entrez l'ID du groupe sans le "#" (groupe préalablement créé par l'administrateur). S'il y a plusieurs groupes pour une même personne, vous pouvez les séparer par un ";" sans espace ;

8. Entrez la langue de votre utilisateurs (anglais = en, français = fr, etc.);

9. Entrez, si vous le désirez, la date d'anniversaire de votre utilisateur;  

10. Entrez, si vous le désirez, l'adresse postale de votre utilisateur;  
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11. Complétez les champs personnalisés (le titre des colonnes sera modifié une fois que l'administrateur aura créé des champs personnalisés. Si il n'en a pas créé, vous ne devez rien mettre dans ces colonnes);
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12. Entrez, si vous le désirez, la date d'expiration du compte de votre utilisateur (format : YYYY-MM-DD = année-mois-jour). Il s'agit d'une date dans l'AVENIR;  
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13. Complétez les filtres. Ici, il s'agit de "Département" mais cela pourrait être des autres comme "Pays", etc. (Pour compléter les cases des filtres, veillez à bien utiliser la MÊME orthographe que lors de la création des filtres). De plus, vous pouvez sélectionner plusieurs libellés pour un même filtre en les séparant par un point-virgule (;).

Une fois que votre document est compléter et enregistré (au format .xlsx), cliquez sur "Choisir un fichier" et ensuite sur "Importer"

NB : Si on fait un import de comptes existants, le système va reconnaître le login ( ou l’email si le login n’est pas rempli) pour éditer les informations des utilisateurs du document.

Voilà, vous savez à présent comment remplir le fichier .xlsx afin d'importer de nouveaux utilisateurs à votre portail !