O Bot da Elephan (Notetaker) foi desenvolvido para participar automaticamente das reuniões, garantindo que todo o conteúdo seja gravado, transcrito e transformado em insights automaticamente, sem que você precise iniciar a gravação manualmente.
Ao ativar essa funcionalidade, o bot entra na reunião no horário correto e captura todas as informações desde o início, facilitando sua rotina e garantindo que nenhuma informação importante seja perdida.
1. Acesse a plataforma Elephan
Faça login normalmente na sua conta.
2. Entre nas configurações
Clique em Configurações no menu da plataforma.
Acesse a seção Notetaker.
3. Ative o bot
Ative o flag do Notetaker para permitir que o bot entre nas reuniões automaticamente.
4. Personalize o Bot
Acesse a aba de Administração para iniciar o processo de configuração.
Clique no ícone do Notetaker.
Altere o nome do bot para o nome que desejar que apareça na reunião (esse nome será visível para todos os paricipantes)
5. Defina as Informações da Reunião
Selecione o tipo de reunião que será realizado. Essa escolha ajuda a Elephan categorizar a reunião e interpretar melhor os temas que serão abordados.
Escolha o idioma da reunião.
6. (Opcional) Configure o bot para não entrar em reuniões internas.
Caso deseje, ative a opção “Não entrar em reuniões internas”.
Essa configuração impede que o bot entre automaticamente em reuniões onde todos os participantes possuem o mesmo domínio de e-mail da empresa, como dailys, weeklys, 1:1 e outras reuniões internas.
Pode ser feito o cadastro de outros domínios de e-mail, para que o bot não acesse as agendas que contenham eles.
7. Defina as regras de processamento e envio.
Regras de envio para Deal
1. Enviar para o deal mais recente
A nota será automaticamente vinculada ao último deal criado para aquele contato ou empresa.
2. Enviar pra todos os deals
A nota será enviada para todos os deals encontrados relacionados ao contato ou empresa.
3. Usar regras customizadas
Permite definir regras específicas, como:
Pipeline específico
Etapa do funil
Campos do CRM
- Indicado para cenários mais avançados, onde você precisa de maior controle sobre o destino das notas.
Regras de tipo de reunião
Neste passo, você define qual tipo de reunião (prompt) será aplicado pelo notetaker, com base em regras avançadas do CRM.
Você cria condições utilizando informações como:
Estágio do deal
Pipeline
Campos personalizados
A partir dessas regras, aplicamos o tipo de reunião correspondente que você definiu.
Exemplo:
Se o cliente estiver no estágio Pré-vendas e Lead qualificado, você pode configurar para aplicar automaticamente o tipo de reunião “Discovery de produto”.
Após configurar as condições da regra, clique em Adicionar para salvá-la.
Você pode criar várias regras, tornando a configuração mais flexível e adaptada às informações do seu CRM.
7. Salve as configurações
Clique em Salvar para aplicar todas as alterações.
Após salvar, o Notetaker ficará ativo e pronto para participar das suas reuniões automaticamente.
Como funciona a entrada do bot na reunião ?
Depois de ativado, o bot da Elephan:
Entra automaticamente na reunião 5 minutos antes do horário agendado.
Participa da reunião sem necessidade de ação manual no momento da call.
Garante que a reunião seja capturada desde o começo, com gravação, transcrição e análise.
Importante :
Para que o bot funcione corretamente, a Elephan precisa estar integrada ao seu calendário:
Google Calendar
Outlook Calendar
Essa integração permite que a Elephan identifique automaticamente o horário, o link e os detalhes da reunião para enviar o bot no momento certo.
É necessário que o campo Local, no agendamento da reunião esteja definido como Google Meet ou Microsoft Teams.
Exemplo :
Benefícios do uso do Notetaker
Entrada automática nas reuniões sem ações manuais.
Gravação e transcrição desde o início da call.
Menos risco de esquecer de iniciar a gravação.
Geração automática de resumos, tópicos e insights.
Todas as funcionalidades da extensão / plataforma se replicam no bot
Se surgir qualquer dúvida, não hesite em nos contatar pela plataforma ou através do e-mail ajuda@elephan.ai.