Met een inkooporder kunnen verschillende stappen / stadia van voordeel zijn.

Het eerste verschil is tussen een inkoopofferte en een inkooporder.

Offerte - Aan een inkooffer­te kunnen artikelen worden toegevoegd.
Een offerte krijgt nooit een documentnummer (wordt altijd beschouwd als een concept) en kan niet worden geautoriseerd. Een offerte moet worden omgezet naar een order om verder in het inkooporderproces te kunnen gaan.

Inkooporder - Een offerte kan worden omgezet naar een order én een order kan weer worden teruggezet naar een offerte, zolang deze niet is geautoriseerd.

Alleen een order kan verder worden verwerkt als onderdeel van het inkooporderproces.

Om een offerte om te zetten naar een order, kun je rechtsboven het scherm klikken op de knop Acties > Omzetten naar order.

Een Inkooporder terugplaatsen naar een offerte is een omkering van het bovenstaande met behulp van de Terug naar Offerte.

Zowel aan een order als aan een offerte kunnen artikelen worden toegevoegd.
Je kunt de header van de inkooporder bewerken en notities toevoegen aan de inkooporder.

Je kunt ook het inkooporderdocument afdrukken voor zowel een offerte als een order.

Om het inkooporderdocument af te drukken, klik je op de optie Inkooporder via de knop Documenten rechtsboven het scherm.

Als je hierop klikt, wordt het Inkooporder rapport voor de geselecteerde offerte/inkooporder weergegeven.

Om artikelen te kunnen verwerken op een inkooporder, moet deze eerst worden geautoriseerd. Om een inkooporder te autoriseren, klik je op de knop Acties > Authoriseren rechtsboven het scherm.

Als de bedrijfsinstelling Inkooporders authoriseren is ingesteld op ‘Nee’, slaat het systeem deze autorisatiestap over.

Je kunt nog steeds een inkooporder annuleren of verwijderen die reeds is geautoriseerd, al kun je geen inkooporder verwijderen waarvoor artikelen zijn ontvangen of gedeeltelijk zijn ontvangen.

Het autoriseren van een inkooporder zet de status van de inkooporder op ‘Geautoriseerd’. Hiermee krijgt de inkooporder ook een uniek documentnummer, waardoor deze verandert van Concept naar het eerstvolgende unieke nummer in de documentnummerreeks.

Zodra een inkooporder is geautoriseerd, kunnen artikelen niet worden ontvangen op de inkooporder totdat deze is gemarkeerd als Verzonden naar de leverancier.

Hiervoor moet de inkooporder worden gemarkeerd als Verzonden.

Net als bij het autoriseren van een inkooporder kun je een inkooporder als verzonden markeren door te klikken op de knop Markeren als verzonden in de menubalk rechtsboven.

Je kunt nog steeds een inkooporder annuleren of verwijderen die is gemarkeerd als Verzonden, al kun je geen inkooporder verwijderen waarvoor artikelen zijn ontvangen of gedeeltelijk zijn ontvangen.

Het markeren van een inkooporder als verzonden zet de status van de inkooporder op ‘Verzonden’. Zodra een inkooporder als verzonden is gemarkeerd, kunnen artikelen op de order worden ontvangen.

Je kunt een inkooporder op elk moment verwijderen, zolang er geen artikelen op de inkooporder zijn ontvangen of gedeeltelijk zijn ontvangen.

Om een inkooporder te verwijderen, klik je op de knop Acties > Inkooporder verwijderen rechtsboven het scherm.

Je kan een inkooporder op elk gewenst moment annuleren totdat de inkooporder is voltooid.

Klik op de knop Annuleer inkooporder in de menubalk rechtsboven om een inkooporder te annuleren.

Dit zal de inkooporder annuleren in het ERP Go‑systeem. De inkooporder blijft bestaan en krijgt de status Geannuleerd.

Je kunt een inkooporder annuleren die artikelen bevat die zijn ontvangen of gedeeltelijk zijn ontvangen. De inkooporder blijft zoals deze was vóór de annulering, maar verdere acties kunnen niet meer worden uitgevoerd op de order.

Om een inkooporder te voltooien, moeten alle artikelen op de inkooporder volledig zijn ontvangen. De laatste ontvangstactie van deze artikelen zet de status van de inkooporder automatisch op Voltooid.

Een voltooide inkooporder kan worden heropend door:

Voor acties met betrekking tot artikelen op de inkooporder kun je verwijzen naar de onderstaande link.

Heb je hulp nodig? Begin een gesprek via de help-bubbel rechtsonder in beeld.