Wat is precies een order?
Je kunt ze misschien kennen als offertes, schattingen, voorstellen, aanvragen, contracten of allerlei andere termen.
Wij gebruiken het woord “Order” omdat dit de hele verkoopcyclus omvat – van de eerste offerte tot en met de orderbevestiging en uiteindelijk de facturatie. Een order kan dus zowel potentiële opdrachten als bevestigde orders bevatten.
Hoe werkt het proces?
Om je te helpen bij het beheren van elke stap van de verkoopcyclus kent een order in ERP Go drie hoofdfasen:
Offerte
Voorlopige order
Order
Je ziet deze fasen terug in drie iconen, beginnend met een cirkel die zich verder ontwikkelt tot een vinkje naarmate je de order dichter bij voltooiing brengt.
Hoe werk ik met deze fasen?
Je kunt een order aanmaken in elke van de drie fasen en deze later converteren naar de volgende fase zodra de kans op een opdracht groter wordt.
Het is heel eenvoudig om door te gaan naar de volgende fase. Alle gegevens die je al hebt ingevoerd blijven bewaard.
Gebruik zoveel of zo weinig van de opportunity‑fasen als je zelf nodig hebt.
Je kunt de order altijd bewerken wanneer er wijzigingen zijn. Details aanpassen is heel eenvoudig.
Je kunt een order ook terugzetten naar een eerdere fase als je een fout hebt gemaakt of als de klant van gedachten verandert.
Als je een eenvoudige verkoop doet voor een vaste klant, wil je misschien direct een order aanmaken, het artikel uitboeken en een factuur versturen. Voor een nieuwe prospect die belt om een prijs op te vragen, begin je meestal met een offerte, die je later kunt omzetten naar een order zodra de klant akkoord geeft.
Wat valt onder een order?
De order is de plek waar al je verkoopgegevens worden beheerd.
Je registreert algemene informatie, zoals welke klant het betreft, de gewenste leverdatum en het leveradres.
Je bouwt een artikellijst op met producten.
Je kunt offertedocumenten maken en deze verzenden ter goedkeuring door de klant.
Je beheert het magazijnproces, inclusief het picken van producten en het uitboeken van voorraad.
Je kunt picklijsten, leverbonnen en andere documenten afdrukken.
Je genereert volledige of deelfacturen.
Wat zijn de offerte-, voorlopige order- en orderfasen?
Een Order kent drie fasen. Dit is hoe je ze doorgaans gebruikt:
Offerte
Een offerte is een gedetailleerd voorstel of prijsindicatie die je naar een prospect of klant wilt sturen.
De offertefase bevat dezelfde velden en functionaliteit als de voorlopige order en order, maar je producten worden op dit moment gemarkeerd als “Offerte”. Een offerte heeft geen invloed op de beschikbaarheid of voorraadniveaus.
Let op: Een prospect kan pas verder worden geconverteerd dan de offertestap wanneer je deze in ERP Go omzet naar een Klant.
Zodra je de offerte hebt aangemaakt, kun je deze afdrukken via Acties. Als de klant akkoord gaat, kun je de order omzetten naar een Voorlopige Order via Converteren naar voorlopige order onder Acties.
Voorlopige order
Een voorlopige order is een bevestigde offerte of een in afwachting zijnde order.
De offerte is gewonnen, maar de opdracht hoeft nog niet direct uitgevoerd te worden. Het is dus een voorlopige order die wacht op verdere instructies, zoals het toekennen van een PO‑nummer.
In deze fase kun je producten reserveren, waardoor de beschikbaarheid op artikelniveau verandert, maar de feitelijke voorraad nog niet wordt aangepast.
Dit is erg handig voor beschikbaarheidsplanning en voorkomt dat je producten overboekt. Het geeft ook duidelijk aan dat er nog vervolgstappen nodig zijn voordat de order actief wordt.
Let op: Je kunt pas verder gaan met het proces wanneer je de voorlopige order converteert naar een (definitieve) order.
Order
Je Order is nu een bevestigde overeenkomst met de klant en heeft effect op de beschikbaarheid.
Vanaf het order‑scherm kun je goederen picken, leverbonnen genereren
facturen aanmaken en naar de klant versturen, indien nodig ook retouren verwerken vanuit dezelfde interface.
Om een order of offerte te annuleren, klik je op Order annuleren. Deze optie is beschikbaar in elke fase, afhankelijk van de orderstatus.
Sta je klaar om te beginnen?
Raadpleeg onze handleiding Een verkooporder aanmaken.