Een factuur is een document dat door jou aan de klant wordt verstrekt. Het bevat details over een verkoop of producten, inclusief de hoeveelheden, kosten en eventuele speciale voorwaarden.
In ERP Go is het eenvoudig om facturen aan te maken, van het opstellen van een concept tot het direct boeken in je boekhoudsysteem.
Facturen kunnen op verschillende manieren worden gegenereerd:
Vanuit een verkooporder, waarbij je per artikel of per order factureringsregels kunt definiëren.
Handmatig, door een factuur helemaal vanaf nul aan te maken.
Via batchfacturatie, meestal uitgevoerd aan het einde van een week of maand voor bulkverwerking.
Zodra een verkooporder is aangemaakt en gedeeltelijk of volledig is uitgevoerd, wordt de facturatie‑actie beschikbaar. Hiermee kun je een factuur genereren op basis van de artikelen die zijn geleverd, volledig of gedeeltelijk.
Hoe werkt het proces?
Om je te helpen bij het beheren van elke stap in de levenscyclus van een factuur, zijn er vier hoofdstatussen in ERP Go:
Concept
Bevestigde factuur
Uitgegeven factuur
Geboekte factuur
Deze worden weergegeven door pictogrammen die beginnen als een cirkel en evolueren naar een vinkje naarmate je de factuur dichter bij voltooiing brengt.
Hoe werkt het proces?
Om je te helpen bij het beheren van elke stap in de factureringscyclus, zijn er vier hoofdstadia van een factuur in OnRent:
Concept
Bevestigde factuur
Uitgegeven factuur
Geboekte factuur
Deze worden weergegeven door pictogrammen die beginnen met een cirkel die zich ontwikkelt tot een vinkje naarmate je jouw factuur dichter bij de voltooiing brengt.
Je kunt ook een factuur ongeldig maken (void) of annuleren en credits aanmaken wanneer dat nodig is.
Wat zijn de statussen Concept, Bevestigd, Uitgegeven en Geboekt?
Er zijn vijf statussen die op een factuur kunnen worden toegepast. Je kunt ze gebruiken voor:
Concept
Wanneer je een factuur aanmaakt, krijgt deze de status Concept.
Dit is een open / onbevestigde factuur die op elk moment kan worden verwijderd.Een conceptfactuur kan worden Bevestigd, Uitgegeven, Geboekt of Verwijderd.
Bevestigd
Dit is een bevestigde factuur die nu een toegewezen documentnummer heeft.
Zodra de factuur is bevestigd, kan deze nooit meer terug naar Concept en kan deze niet worden verwijderd.
Nadat een factuur is bevestigd, kunnen bepaalde details nog worden bijgewerkt, zoals betalingstermijnen of klantreferentie.
Echter: factuurregels kunnen niet worden toegevoegd, verwijderd of aangepast.Een bevestigde factuur kan worden Uitgegeven of Geboekt.
Let op: Wanneer een factuur wordt bevestigd, worden de bijbehorende voorraadartikelen afgeboekt uit de voorraad. Dit weerspiegelt de laatste stap in het orderafhandelingsproces en zorgt voor correcte voorraadniveaus en financiële boekingen.
Uitgegeven
De factuur is uitgegeven / verzonden naar de klant.
Zodra de factuur is uitgegeven, kan deze nooit meer terug naar Bevestigd of Concept, en kan deze niet worden verwijderd.
Nadat een factuur is uitgegeven, kunnen bepaalde gegevens nog worden bijgewerkt, zoals betalingstermijnen of klantreferentie.
Factuurregels kunnen ook hier niet worden toegevoegd, verwijderd of aangepast.Een uitgegeven factuur kan worden Geboekt.
Geboekt
De factuur is nu geboekt in het gekoppelde boekhoudpakket (of een geëxporteerd CSV‑bestand is aangemaakt wanneer er geen koppeling is).
Een geboekte factuur kan op geen enkele manier worden gewijzigd: regels kunnen niet worden toegevoegd, verwijderd of bijgewerkt.
Void (Ongeldig verklaard)
De factuur is ongeldig gemaakt (geannuleerd).
Een factuur kan ongeldig worden verklaard wanneer deze de status Bevestigd of Uitgegeven heeft.
Een ongeldig gemaakte factuur kan niet worden aangepast.
Je kunt een ongeldig gemaakte factuur opnieuw genereren, zolang dit de laatst aangemaakte factuur in de reeks is.
Volgende stappen
Klaar om te beginnen?
Heb je hulp nodig? Start een gesprek via de help-bubbel rechtsonder in je systeem.