Med ärenden skickar en medarbetare en fråga till en utsedd handläggare och får svar i en egen chatt som bara de två ser. Vilka slags ärenden som finns, till exempel lönefrågor eller IT-support, bestämmer ni med ärendemallar.

Slå på funktionen 🚀

Ge behörigheten Kan redigera ärendehantering till den som ska sköta funktionen.
Gå till Inställningar → Ärendehantering. Menyvalet kräver behörigheten.
Slå på Aktivera funktionen för ärendehantering. Först då ser medarbetarna ärendeikonen.
Välj under Mottagare av meddelande om ärende vem som ska få kopia på mejlen om ärenden: Ingen, Meddela till chef (avsändarens chef) eller namngivna personer.

Skapa ärendemallar ⚙️

Skapa mallen.

Tryck Skapa mall för ärendehantering. En tom mall öppnas, och allt du fyller i sparas medan du skriver.
Mallarna samlas under Mallar för ärenden. Öppna en mall där för att ändra den.

Namn, text och handläggare.

Fyll i Namn på mall för uppdrag. Namnet blir ärendets förifyllda ämne.
Skriv under Agenda texten som ska ligga förifylld i ärendet, till exempel frågor avsändaren ska svara på.
Slå på en eller flera Ärendehandläggare. Avsändaren väljer en av dem per ärende.

Vem som får använda mallen, och gallring.

Under Vem kan använda den här mallen väljer du vilka som ser mallen. Tomt betyder All personal.
Under Radera efter upplösning väljer du om klara ärenden ska raderas automatiskt: Radera aldrig, eller ett antal Dagar, Månader eller År.
Tryck Klart.

Tips. Ändrar du en mall påverkas inte ärenden som redan är skickade.

Skicka ett ärende

Alla som en mall gäller för kan skicka ett ärende.

Tryck på pratbubblan (Ärendehantering) uppe till höger. På mobilen heter den Ärenden i menyn uppe till höger.
Välj mall under Välj mall för ärendehantering.
Välj mottagare under Skicka till. Listan visar mallens handläggare, och du väljer en.

Fyll i och skicka.

Ämne och Meddelande är förifyllda från mallen. Ämnet går inte att ändra efteråt.
Under Dokument kan du bifoga filer, till exempel PDF, Word eller bilder, upp till 10 MB per fil.
Tryck Skicka. Du hamnar i ärendets chatt, handläggaren får ett mejl och du får en bekräftelse.

Hantera och lösa ett ärende

Du blir handläggare genom att väljas i en mall. Ingen behörighet behövs.

Öppna ärendet från mejlet eller via Ärenden i menyn. Svara i rutan Skriv ditt meddelande; Ctrl+Enter skickar. Avsändaren får ett mejl om varje svar.
Under Filer ser du bifogade filer och kan lägga till egna, liksom avsändaren.
Tryck Ärendet är klart när det är löst. Ärendet låses och flyttas till fliken Åtgärdad hos er båda.

Tips. Skriv ett sista svar innan du trycker Ärendet är klart. Avsändaren får inget eget besked om att ärendet avslutats.

Följa upp

Ärenden i vänstermenyn visar de ärenden du själv skickat eller tar emot.
Fliken Aktiv visar öppna ärenden och Åtgärdad klara.
Väntar på svar på en rad betyder att handläggaren inte svarat ännu.

Klara ärenden raderas varje natt enligt mallens Radera efter upplösning.

Vanliga frågor

Vem kan läsa ett ärende?

Bara avsändaren och den handläggare som valdes. Den som har behörigheten Kan redigera ärendehantering kan ändra mallar men inte läsa andras ärenden.

Kan handläggaren vara någon utanför organisationen?

Ja. Lägg upp personen under Inställningar → Funktionsroller, så kan hen väljas som handläggare med tillägget extern. Vid det första ärendet får personen ett inbjudningsmejl med egen inloggning.

Kan ett ärende skickas till flera personer eller lämnas över?

Nej. Mallen kan ha flera handläggare, men varje ärende går till en person och kan inte flyttas. Skapa ett nytt ärende om någon annan ska ha det.

Kan ett klart ärende öppnas igen?

Nej. Ett klart ärende är låst. Skapa ett nytt ärende om frågan kommer tillbaka.

Kan jag ta bort ett ärende?

Bara den som skickade det, med Radera fall på ärendets sida. Ärendet och chatten försvinner för gott.

Varför ser jag inte mallen när jag ska skapa ett ärende?

Mallen gäller inte för dig. Be en administratör kontrollera Vem kan använda den här mallen. Finns ingen mall för dig öppnas ingen ruta alls.

Relaterade artiklar

Ärendehantering