📖 En résumé : L’encodage automatique vous permet de transmettre une opération éligible directement dans votre logiciel de gestion d’officine, sans devoir la recréer manuellement.

Cette fonctionnalité nécessite d’avoir configuré votre LGO avec Faks Konnect.

🎥 Résumé en moins d’une minute

Avant de commencer

Avant de pouvoir encoder automatiquement une opération, vous devez avoir activé et paramétré votre LGO dans Faks Konnect.

Pour savoir où trouver Faks Konnect et comment l’activer, consultez l’article :

Où se trouve Faks Konnect et comment l’activer ?

Si vous utilisez LGPI et que vous ne retrouvez pas votre code FINESS, consultez également l’article :

Je ne trouve pas mon code FINESS pour activer l’encodage automatique avec LGPI

⚠️ À savoir : L’encodage automatique dépend de la compatibilité de votre LGO et du paramétrage de votre connexion Faks Konnect.

Encoder une opération automatiquement

L’encodage automatique se fait depuis la page de chaque opération commerciale.

Étapes

Ouvrez une opération de type Sell-out.
Accédez à la page détaillée de l’opération.
Vérifiez que le bouton d’encodage automatique est disponible.
Cliquez sur le bouton d’encodage.
Consultez les informations de paramétrage affichées.
Cliquez sur Confirmer.

Une fois l’action confirmée, l’opération est automatiquement encodée dans votre LGO.

Un bandeau vous indique également le nom de l’opération encodée dans votre logiciel.

✅ Résultat attendu : L’opération apparaît dans votre logiciel de gestion d’officine sans que vous ayez besoin de la recréer manuellement.

Encoder plusieurs opérations en même temps

Avec Faks Konnect, vous pouvez encoder plusieurs opérations éligibles dans votre LGO en une seule action.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque plusieurs opérations doivent être traitées en même temps.

Étapes

Ouvrez votre plan trade.
Utilisez les filtres pour retrouver les opérations concernées.
Sélectionnez les opérations que vous souhaitez encoder.
Cliquez sur l’action Encoder en masse.
Vérifiez la liste des opérations sélectionnées.
Cliquez sur Confirmer.

Une fois l’action confirmée, Faks transmet les opérations sélectionnées à votre LGO.

Le statut d’encodage est ensuite indiqué pour chaque opération.

Statuts possibles

Selon le résultat obtenu, les opérations peuvent afficher différents statuts :

Encodage en cours : l’opération est en cours de traitement ;
Encodage réussi : l’opération a bien été transmise à votre LGO ;
Encodage partiel : certains éléments de l’opération n’ont pas pu être encodés ;
Encodage en erreur : l’opération n’a pas pu être encodée.

⚠️ À savoir : Une opération peut être encodable alors qu’une autre opération sélectionnée ne l’est pas. Vérifiez le statut de chaque opération après l’encodage multiple.

Quelles opérations peuvent être encodées en masse ?

L’encodage multiple concerne les opérations éligibles à l’encodage automatique.

Pour qu’une opération puisse être encodée, elle doit notamment :

être une opération de type Sell-out ;
ne pas être terminée ;
contenir les produits nécessaires ;
contenir les informations de compensation nécessaires ;
être compatible avec votre LGO ;
être compatible avec votre paramétrage Faks Konnect.

⚠️ Attention : Avant de confirmer un encodage multiple, vérifiez attentivement les opérations sélectionnées. Une fois l’action confirmée, l’encodage ne peut pas être annulé depuis Faks.

Quand l’encodage est-il possible ?

L’encodage automatique peut être effectué :

avant le début de l’opération ;
pendant toute la durée de l’opération.

⚠️ Attention : L’encodage n’est plus possible une fois que l’opération est terminée.

Les règles de l’encodage automatique

L’encodage ne peut être effectué qu’une seule fois

Une fois l’encodage lancé, vous ne pouvez pas écraser l’encodage existant avec un nouvel encodage.

Le bouton d’encodage ne peut donc être utilisé qu’une seule fois pour une même opération.

Cette règle s’applique également lorsqu’une opération a été sélectionnée dans un encodage multiple.

L’encodage ne peut pas être annulé depuis Faks

L’encodage automatique est unidirectionnel. Une fois l’opération envoyée vers votre LGO, vous ne pouvez pas annuler cette action depuis Faks.

Si vous devez modifier l’opération, vous pouvez effectuer les changements directement dans votre logiciel de gestion d’officine.

⚠️ À savoir : Pour limiter les modifications de dernière minute, les laboratoires ne peuvent plus modifier une opération dans les deux semaines précédant son début.

Par exemple, une opération prévue en février ne peut plus être modifiée par le laboratoire à partir du 15 janvier.

Pourquoi le bouton d’encodage est-il grisé ?

Si le bouton d’encodage est grisé, cela signifie que l’opération ne peut pas être encodée automatiquement.

Les raisons possibles sont les suivantes :

l’opération est terminée ;
l’opération ne nécessite pas de preuve de type Sell-out ;
l’opération a été mal paramétrée ;
les produits de l’opération ne sont pas renseignés ;
la compensation de l’opération n’est pas renseignée ;
votre connexion LGO n’est pas correctement configurée ;
votre LGO n’est pas compatible avec l’encodage automatique.

Dans le cas d’un encodage multiple, une opération peut également être exclue si elle ne remplit pas les conditions nécessaires à l’encodage.

Que faire si l’encodage ne fonctionne pas ?

Avant de contacter le support, vérifiez :

que vous utilisez bien une opération de type Sell-out ;
que l’opération n’est pas terminée ;
que votre LGO est correctement connecté à Faks Konnect ;
que les produits et la compensation sont bien renseignés dans l’opération ;
que votre LGO est compatible avec l’encodage automatique ;
que vous avez sélectionné uniquement des opérations éligibles, dans le cas d’un encodage multiple.

Si toutes ces conditions sont réunies mais que le bouton reste indisponible, contactez le support Faks.

Questions fréquentes

Puis-je encoder une opération après sa date de fin ?

Non. L’encodage automatique n’est possible qu’avant le début ou pendant la durée de l’opération.

Puis-je encoder plusieurs opérations en même temps ?

Oui. Depuis votre plan trade, sélectionnez les opérations concernées, puis utilisez l’action Encoder en masse.

Puis-je modifier une opération après l’avoir encodée ?

L’encodage ne peut pas être annulé ou remplacé depuis Faks. Les éventuelles modifications doivent être effectuées directement dans votre LGO.

Puis-je encoder plusieurs fois la même opération ?

Non. L’encodage automatique est unique. Une opération ne peut pas être écrasée par un nouvel encodage.

Puis-je sélectionner des opérations qui ne sont pas éligibles ?

Vous pouvez sélectionner plusieurs opérations, mais seules les opérations qui remplissent les conditions d’encodage pourront être traitées.

Vérifiez le statut de chaque opération après l’encodage multiple.

Toutes les opérations sont-elles encodables automatiquement ?

Non. L’encodage dépend du type d’opération, de sa configuration, des produits et de la compensation renseignés, ainsi que de la compatibilité de votre LGO.

Que faire si je ne trouve pas Faks Konnect ?

Consultez l’article Où se trouve Faks Konnect et comment l’activer ?.

Que faire si je ne trouve pas mon code FINESS ?

Si vous utilisez LGPI, consultez l’article Je ne trouve pas mon code FINESS pour activer l’encodage automatique avec LGPI.

Besoin d’aide ?

Si vous ne parvenez pas à encoder automatiquement une ou plusieurs opérations, contactez le support depuis Conversations, puis Envoyez un message.

Pour accélérer le traitement de votre demande, indiquez :

le nom de votre pharmacie ;
le nom de l’opération ou des opérations concernées ;
votre logiciel de gestion d’officine ;
l’étape à laquelle l’encodage est bloqué ;
le statut affiché ;
le message d’erreur éventuel ;
une capture d’écran, si possible.

Tout sur l'encodage automatique des trades dans mon LGO

🎥 Résumé en moins d’une minute

Avant de commencer

Encoder une opération automatiquement

Étapes

Encoder plusieurs opérations en même temps

Étapes

Statuts possibles

Quelles opérations peuvent être encodées en masse ?

Quand l’encodage est-il possible ?

Les règles de l’encodage automatique

L’encodage ne peut être effectué qu’une seule fois

L’encodage ne peut pas être annulé depuis Faks

Pourquoi le bouton d’encodage est-il grisé ?

Que faire si l’encodage ne fonctionne pas ?

Questions fréquentes

Puis-je encoder une opération après sa date de fin ?

Puis-je encoder plusieurs opérations en même temps ?

Puis-je modifier une opération après l’avoir encodée ?

Puis-je encoder plusieurs fois la même opération ?

Puis-je sélectionner des opérations qui ne sont pas éligibles ?

Toutes les opérations sont-elles encodables automatiquement ?

Que faire si je ne trouve pas Faks Konnect ?

Que faire si je ne trouve pas mon code FINESS ?

Besoin d’aide ?