Här går vi igenom två olika sätt att lägga till nya leverantörer i Reda och hur du går till väga!

När det kommer in en ny faktura i Reda där leverantören inte finns inlagd så får du först en varning i Dokumentlistan.

Reda gör dig uppmärksam på att något behöver kompletteras genom att göra hela raden röd och en röd triangel visas till höger på raden, vid "Statusikoner".

När du klickar in på fakturan så visar Reda att den inte kan hitta en leverantör i registret som matchar fakturan.

Men i detta fallet så finns ju inte leverantören inlagd i Reda. Klicka då på den blå texten precis ovanför fältet, där står det Ny leverantör.

När du har valt att skapa ny leverantör kommer du in till en ny sida där Reda fyller i informationen baserat på organisationsnummer och de uppgifter som finns hos Bolagsverket.

Leverantörsnummer behöver du inte fylla i om du inte vill. Den nya leverantören kommer att skapas upp i ekonomisystemet och får ett nummer enligt den ordning ni har där. Har ni exempelvis 25 leverantörer så har de ju nummer 1-25. Den nya leverantören kommer då att få nummer 26.

När du är klar klickar du på "Skapa" längst ned på sidan.

Reda använder sedan namn, BG och orgnummer för att själv hitta matchningen mellan leverantören och fakturan.

Har Reda inte lyckats matcha leverantören mot den information som finns på fakturan så måste ni visa ett värde i fakturan som Reda ska använda för att applicera korrekt leverantör.

Då gör ni enligt följande:

När leverantören är skapad och Reda inte har lyckats matcha informationen mot fakturan så vill Reda att du markerar korrekt värde på fakturan för att nästa ska kunna kopplas till korrekt leverantör. Klicka på "Markera på fakturan".

När du markerat ett värde i fakturan ser du det markerat i grönt. I detta exempel har vi markerat leverantörens namn nere i fakturafoten, vilket nu lyser med grön färg.

💡Vi rekommenderar att ni alltid kopplar leverantören till ett unikt värde. Det kan vara ett organisationsnummer eller liknande som fungerar precis lika bra och egentligen bättre än själva namnet. Klicka sedan på Ok!

Det finns fall där Reda kommer att varna för att värdet som du har valt att koppla leverantören till inte är så värst bra. Till exempel om du skulle koppla en leverantör till ordet Faktura. Då kan det göra att Reda lägger till exempelvis Visma som leverantör på en faktura som egentligen kommer från Blombudet.

Varningsrutan som kommer komma upp ser ut ungefär såhär.

Sedan får du 2 val. Antingen klickar du på Avbryt och gör om din mappning. Eller så klickar du på Ja och kommer använda dig av den nuvarande mappningen. Vilket i detta fallet kommer göra att det finns risk att denna leverantören mappas in på fel faktura.

När du är klar så är det bara till att köra igång! Fortsätt att använda siktet för att peka på korrekt värde i fakturan så kommer Reda att läsa in det automatiskt nästa gång!

Läs mer om hur siktet fungerar i artikeln: Tolka faktura

Det andra alternativet är om du lägger till leverantören i leverantörsregistret i ditt ekonomisystem och sedan synkar mot Reda.

Gå in i Leverantörsregistret i Fortnox och skapa ny leverantör.

När du har lagt till den nya leverantören går du tillbaka till Reda.

Gå in under Inställningar ⇒ Leverantörer och klicka på "Hämta" högst upp till höger för att importera leverantörer till Reda.

Du kan också gå via Inställningar ⇒ Integration.

Här klickar du på "Hämta" i blått jämte "Leverantörer" i listan.

Sista vägen att synka leverantörer är direkt från fakturan, via fältet "Leverantör".

Där finns pilar till höger i fältet som du kan trycka på för att synka leverantörsregistret direkt från fakturan. Se bild nedan. I fältet, ute till höger, så ser du pilarna som du kan trycka på för att synka.

Klicka sedan i fältet Leverantör och börja skriva namnet på leverantören. Reda kommer då att ge förslag på den leverantör som du precis importerat från Fortnox.

När du sedan har valt leverantör så ska Reda ha hittat tillräckligt med information på fakturan så att du inte ska behöva markera ett värde för att visa.

Klart!