I denna artikel går vi igenom de olika varningar och valideringsfel som kan uppstå på ett dokument i dokumentvyn. Alltså de gula eller röda varningstrianglarna.
Hur de ser ut, vad de betyder och hur du kan lösa problemet.
Gul varning
I detta fallet så gäller det att dokumentet har ett valideringsfel. Alltså en gul varningstriangel. Dessa varningar kan du se som en varning/notis. Det är viktig information som Reda vill att du ska ta del av, för att säkerställa att dokumentet hanteras korrekt.
Hela raden blir gul samt att triangeln lyser i orange i statusikonerna ute i listvyn.
Håller du muspekaren över triangeln så kommer det stå "Dokumentet har varningar". För att veta mer klickar du in på dokumentet.
När du klickar in på dokumentet så kommer du se en eller flera gula rutor högst upp på sidan. Där får du en förklaring av Reda på vad systemet har reagerat på och det kommer finnas en knapp där det står "Bekräfta".
"Bekräfta" innebär inte alltid att man säger "ja" eller "nej", utan att du berättar för Reda att du har tagit del av informationen.
Nedan förklarar vi de olika varningarna som kan dyka upp och vad "Bekräfta" faktiskt innebär för varje enskild varning.
Dokumentet ser inte riktigt ut som det brukar
"Dokumentet ser inte riktigt ut som det brukar göra från denna leverantör, släng gärna ett extra öga på det så det stämmer".
Händer när mallen inte får ut värden som kan summeras enligt: Exkl. moms + Moms + Öresutjämning = Total summa.
Till exempel om innehållet på fakturan ändras eller om leverantören har bytt utseende på sina fakturor.
En vanligt orsak är att öresavrundningen ibland finns med och ibland inte. Detta kommer göra så att denna varning dyker upp ofta.
Grundtolkning görs då istället för att hämta ut värden enligt den aktuella tolkningsmallen.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen kommer att dyka upp igen om tolkningsmallen inte stämmer nästa gång.
Valutan stämmer inte överens
"Det ser ut som att denna faktura är utställd i {Valuta X}, men leverantören är inställd på {valuta Y} i ekonomisystemet. Vänligen uppdatera leverantören om valutan är felaktig. Tryck "Bekräfta" för att inte få denna varningen igen".
Händer när tolkad valuta inte är samma valuta som leverantören har förinställt (från ekonomisystemet) på sig.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören.
Leverantören har ingen valuta inställd
"Det ser ut som att denna faktura är utställd i {valuta X}, men leverantören har ingen valuta vald i ekonomisystemet. Vänligen uppdatera leverantören om valutan är felaktig. Tryck "Bekräfta" för att inte få denna varningen igen".
Händer när tolkad valuta finns men ingen valuta är inställd på leverantören.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören.
Fakturadatum är inte inom ett år
"Fakturadatum är inte inom ett år från idag".
Händer när fakturadatumet är mer än 1 år gammalt.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen bekräftas tillfälligt för just det dokumentet, men ändras inte fakturadatumet och dokumentet tolkas om så kommer varningen på nytt.
Fakturadatum är inom låst period
"Fakturadatum är inom låst period".
Händer när låst period är aktiverad i Reda och fakturadatumet är i den låsta perioden.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen bekräftas tillfälligt för just det dokumentet, men ändras inte fakturadatumet och dokumentet tolkas om så kommer varningen på nytt.
Förfallodatum har beräknats
"Förfallodatum kunde inte hittas och har istället räknats ut".
Händer när Reda inte hittar ett förfallodatum på fakturan och utgår ifrån betalningsvillkoren på leverantören i ekonomisystemet.
Tips! Detta kan även du lära Reda att beräkna om du vill utgå från betalningsvillkor på en leverantör istället för att använda tolkningen.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören och fortsätter med beräkningen tills dess att du ändrar tolkningen med siktet.
Förfallodatum är inte inom ett år
"Förfallodatum är inte inom ett år från idag".
Händer när förfallodatum är mer än 1 år gammalt.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen bekräftas tillfälligt för just det dokumentet, men ändras inte förfallodatumet och dokumentet tolkas om så kommer varningen på nytt.
Bankgiro stämmer inte på leverantören
"Leverantörens bankgiro stämmer inte överens med det vi hittade på fakturan och bör eventuellt uppdateras. Notera att värdet i affärssystemet kommer användas vid betalning".
Händer när tolkningen hittar ett annat BG på fakturan än det som står angivet på leverantörskortet i ekonomisystemet.
Lösningen här är att gå till leverantörskortet i ekonomisystemet och uppdatera bankgirot där. Reda skickar inte med tolkat bankgiro till ekonomisystemet.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen kan bekräftas tillfälligt på just det dokumentet, men det tolkar du om fakturan så kommer varningen på nytt.
När du har ändrat BG i ekonomisystemet kan du synka in leverantörsregistret till Reda på nytt och tolka om fakturan. Då förvinner varningen.
Plusgiro stämmer inte på leverantören
"Leverantörens plusgiro stämmer inte överens med det vi hittade på fakturan och bör eventuellt uppdateras. Notera att värdet i affärssystemet kommer användas vid betalning".
Händer när tolkningen hittar ett annat PG på fakturan än det som står angivet på leverantörskortet i ekonomisystemet.
Lösningen här är att gå till leverantörskortet i ekonomisystemet och uppdatera plusgirot där. Reda skickar inte med tolkat plusgiro till ekonomisystemet.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen kan bekräftas tillfälligt på just det dokumentet, men det tolkar du om fakturan så kommer varningen på nytt.
När du har ändrat PG i ekonomisystemet kan du synka in leverantörsregistret till Reda på nytt och tolka om fakturan. Då förvinner varningen.
IBAN stämmer inte på leverantören
"Leverantörens IBAN stämmer inte överens med det vi hittade på fakturan och bör eventuellt uppdateras. Notera att värdet i affärssystemet kommer användas vid betalning".
Händer när tolkningen hittar ett annat IBAN på fakturan än det som står angivet på leverantörskortet i ekonomisystemet.
Lösningen här är att gå till leverantörskortet i ekonomisystemet och uppdatera IBAN där. Reda skickar inte med tolkat IBAN till ekonomisystemet.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen kan bekräftas tillfälligt på just det dokumentet, men det tolkar du om fakturan så kommer varningen på nytt.
När du har ändrat IBAN i ekonomisystemet kan du synka in leverantörsregistret till Reda på nytt och tolka om fakturan. Då förvinner varningen.
BIC stämmer inte på leverantören
"Leverantörens BIC stämmer inte överens med det vi hittade på fakturan och bör eventuellt uppdateras. Notera att värdet i affärssystemet kommer användas vid betalning".
Händer när tolkningen hittar ett annat BIC på fakturan än det som står angivet på leverantörskortet i ekonomisystemet.
Lösningen här är att gå till leverantörskortet i ekonomisystemet och uppdatera BIC där. Reda skickar inte med tolkat BIC till ekonomisystemet.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen kan bekräftas tillfälligt på just det dokumentet, men det tolkar du om fakturan så kommer varningen på nytt.
När du har ändrat BIC i ekonomisystemet kan du synka in leverantörsregistret till Reda på nytt och tolka om fakturan. Då förvinner varningen.
Totalsumma kunde inte hittas
"Totalsumma kunde inte hittas och har beräknats".
Händer om Reda inte hittar en totalsumma på dokumentet och använder i detta fall summeringen av övriga tre fält (exkl.moms, moms och avrundning) för att själv beräkna totalsumman.
Tips! Detta kan du även lära Reda att göra i de fall där man inte kan använda siktet för att peka på en totalsumma i dokumentet.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören och fortsätter med beräkningen tills dess att du ändrar tolkningen med siktet.
Exkl. moms hittades inte
"Exkl. moms hittades inte och har beräknats".
Händer om Reda inte hittar exklusive moms på dokumentet och använder i detta fall summeringen av övriga tre fält (moms, avrundning och total) för att själv beräkna exklusive moms.
Tips! Detta kan du även lära Reda att göra i de fall där man inte kan använda siktet för att peka på exklusive moms i dokumentet.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören och fortsätter med beräkningen tills dess att du ändrar tolkningen med siktet.
Högt belopp
"Summan känns lite väl hög, stämmer den?".
Händer när Reda reagerar på att summan på dokumentet är väldigt högt och varnar då för att vara säker på att tolken inte har gjort fel.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören.
Om det är så att det är fel så använder du siktet för att peka på rätt värden och sedan tolkar du om fakturan.
Hög öresutjämning
"Öresutjämningen är över 50 öre, stämmer det?".
Händer när Reda reagerar på att öresavrundningen är över 50 öre och varnar då för att vara säker på att tolken inte har gjort fel.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören.
Om det är så att det är fel så använder du siktet för att peka på rätt värden och sedan tolkar du om fakturan.
Öresutjämningen hittas inte
"Öresutjämningen kunde inte hittas, så den har vi beräknat. Stämmer det?".
Händer om Reda inte hittar öresutjämningen på dokumentet och använder i detta fall summeringen av övriga tre fält (exklusive moms, moms och total) för att själv beräkna öresutjämningen.
Tips! Detta kan du även lära Reda att göra i de fall där man inte kan använda siktet för att peka på öresutjämning i dokumentet.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören och fortsätter med beräkningen tills dess att du ändrar tolkningen med siktet.
Procentsatsen för moms är avvikande
"Procentsatsen för moms är {X%}, är det rätt?"
Händer när Reda reagerar på att procentsatsen för moms är avvikande. Reda varnar både för hög och låg moms.
💡 Kan inte bekräftas. Varningen kan bekräftas tillfälligt på just det dokumentet, men det tolkar du om fakturan så kommer varningen på nytt.
För att Reda inte ska varna så måste tolkningen justeras med siktet och sedan tolkar du om fakturan.
Momsbeloppet är högre än exklusive moms
"Momsvärde är högre än exkl. moms, stämmer det?".
Händer när momsbeloppet är högre än exklusive moms.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören och fortsätter med den aktuella tolkningen tills dess att du ändrar tolkningen med siktet.
Inga betalningsuppgifter hittades
"Inga betalningsuppgifter hittades på fakturan".
Händer när Reda inte hittar några betalningsuppgifter (bankgiro eller plusgiro) på dokumentet.
💡 Kan bekräftas. Reda varnar inte för detta igen på denna leverantören och fortsätter med den aktuella tolkningen. Detta för att leverantörer som har betalning till IBAN & BIC eller bankkonto inte ska fortsätta att få varningen.
Röd varning
En röd varningstriangel är något som är mycket viktigare än en gul. Såklart är alla varningar viktiga men de röda varningarna kräver alltid en åtgärd från en administratör för att komma vidare.
Hela raden blir röd och triangeln lyser rött i statusikonerna ute i listvyn.
Håller du muspekaren över triangeln så kommer det stå "Dokumentet har valideringsfel".
Klicka in på dokumentet för att ta reda på vad som är fel.
Nedan beskriver vi olika anledningar till varför du kan få en röd varning.
Dubblett
Dubblett kontrollerad på samma leverantör och samma fakturanummer.
Dubblettvarningen ser du högst upp på sidan när du klickar in på dokumentet. Det presenteras då en lista över de dubbletter som Reda har identifierat.
Du kan klicka på dokumenten som presenteras i dubblettvarningen.
Händer när det redan finns en faktura i Reda från samma leverantör och med samma fakturanummer.
Går att ställa in på leverantören att samma fakturanummer ska accepteras. Vid till exempel fakturor från försäkringar och liknande.
Finns dubbletten i ekonomisystemet sedan tidigare och inte i Reda så kommer varningen vid det tillfället som du skickar vidare fakturan från Reda.
Om fakturanummer, fakturadatum eller förfallodatum saknas
Om det saknas fakturanummer, fakturadatum eller förfallodatum på fakturan eller att tolken inte har identifierat detta på egen hand.
När något av detta saknas i tolkningen så kommer fältet att vara rödmarkerat inne på fakturan.
Det är då obligatoriskt att fylla i dessa fält för att sedan kunna skicka vidare fakturan till ekonomisystemet.
Använd siktet för att peka på rätt värde i dokumentet eller skriv in manuellt om det inte går/finns att sikta på.
OCR-nummer är inte giltigt
Händer när ett tolkat OCR-nummer inte är luhn-validerat.
Luhn-validerat innebär att det är ett giltigt OCR-nummer.
För att lösa detta kan du ändra från OCR till "Meddelande" vid det fältet inne på fakturan. Detta innebär att Reda inte varnar för att OCR inte är giltigt och att betalningsreferensen blir fakturanummer istället. Vi skickad alltså inte över något OCR till ekonomisystemet i detta fallet.
Total, ex.moms saknas
För att tolkningen ska fungera normalt i Reda så krävs det att där finns en total och en exklusive moms.
Händer när summan eller exklusive moms inte har identifierats på fakturan. Detta krävs för att tolkningen ska fungera normalt.
Du kommer inte vidare till konteringen förrän det finns en korrekt total eller exklusive moms.
Använd siktet för att peka på korrekt värde i fakturan.
Summering är inte korrekt
När summeringen av fälten inte balanserar.
Händer när summeringen av fälten exklusive moms, moms och avrundning inte tillsammans ger det som står i fältet "Total".
I de flesta fall så är det en öresavrundning som saknas och som gör att det inte balanserar.
Vi rekommenderar att du använder siktet för att peka på korrekt värde i dokumentet.
Du kommer inte vidare till konteringen förrän detta är åtgärdat.
Leverantör saknas
När leverantörsfältet är tomt inne på dokumentet.
Händer när det kommer in ett dokument med en ny leverantör eller om Reda inte har lyckats identifiera leverantören på egen hand.
Börja skriv i fältet leverantör om du misstänker att den redan finns upplagd.
Om så är fallet så väljer du leverantören i listan och sedan kommer Reda be dig att markera på fakturan. Detta för att den sedan ska komma ihåg att det är just denna leverantören som ska kopplas till dokumentet.
Tänk på att markera något som är unikt för leverantören. Exempelvis ett organisationsnummer.
Om leverantören inte finns så klickar du på "Ny leverantör" i blå text, precis ovanför fältet.
Du kommer då vidare till att skapa en ny leverantör. När du sedan sparar inställningarna så kommer leverantören att skapas i ditt ekonomisystem.
Leverantör matchas mot Svensk Handels varningslista
En varning om att leverantören är flaggad i Svensk Handels varningslista.
Händer om Reda känner av att namn eller organisationsnummer på leverantören är flaggat i varningslistan.
Du kan hantera fakturan ändå om du vill, men annars rekommenderar vi att ni undersöker detta noga och var fakturan kan ha kommit ifrån för att undvika att ni tar emot fler.
Reda varnar både på befintliga leverantörer som kan ha blivit flaggade, men även när du ska skapa en ny leverantör.
Väldigt röd varning
"Faktura inte makulerad".
Det finns ytterligare en röd varning där dokumentraden i listan blir extremt röd.
Detta innebär att vi har fått flertalet fel tillbaka från ekonomisystemet och fakturan finns kvar i dokumentlistan i Reda MEN den finns också ohanterad i ekonomisystemet.
Vi har alltså fått ett fel när fakturan skulle skickas in och därmed försökt att makulera den för att du ska kunna åtgärda felet i Reda. Vi får även här ett fel och kan inte makulera fakturan, vilket innebär att den ligger som ohanterad i ditt ekonomisystem men också kvar i dokumentlistan i Reda.
Det du får göra då är att du skickar in fakturan i Reda till arkivet. Alltså klickar du på "Skicka in" och sedan väljer du "Skicka endast till arkiv". Skulle det vara så att du har en standard på din "skicka in-knapp" så har du en lite pil till höger om knappen där du istället kan välja "skicka endast till arkiv".
Sedan hanterar du fakturan i ekonomisystemet och gör klart den där.
När Reda har stoppat en regel
Om ni använder er av regler som exempelvis ska skicka in en faktura efter attest så kan det hända att den regeln stoppas. Om en regel blir stoppad så uppmärksammar Reda dig på det genom att rödmarkera det dokumentet och en statusikon kommer att lysa som indikerar detta.
För att veta mer kan du hålla muspekaren över symbolen.
I detta fallet så skulle regeln ha skickat in dokumentet per automatik, men någonting med dokumentet gjorde att regeln stoppades. Klicka då in på dokumentet i fråga.
Det första vi ser här är de gula varningsrutorna högst upp på sidan. För att ta reda på ytterligare information så klickar du på "Dokumentlogg".
Här kan vi se att Reda försökte aktivera regeln "Skicka in" men misslyckades. Detta på grund av att "Dokumentet har valideringsfel och skickas därför inte vidare till målsystem".
Valideringsfelen är ju de gula varningarna inne på fakturan och det är viktigt att man hanterar dessa och klickar på "Bekräfta" innan man går vidare. Annars vet inte Reda att dokumentet är ok och skickar inte in det.
Hantera felet och sedan får du skicka in fakturan manuellt, då en regel inte kan aktiveras i efterhand.
Stoppet kan också bero på att vi har fått ett fel från ditt ekonomisystem när fakturan skulle skickas in. Dessa fel står också beskrivna i dokumentloggen och brukar vara tydliga i vad felet är.