För att Reda ska kunna applicera korrekt leverantör på en faktura så är det lite olika bitar som man måste ha koll på. Dels är det ett bra och fullständigt leverantörsregister och sedan handlar mycket om själva tolkningen.
I denna artikel förklarar vi hur tolkningen går till och varför det ibland kan bli fel. Vill du läsa mer om hur du lägger till en ny leverantör eller hur du ska gå till väga när det har blivit fel så kan du läsa mer om det i våra andra artiklar nedan.
Leverantörsregistret
För att det ska bli större sannolikhet för Reda att hitta en matchning på en leverantör i registret så krävs det att ni fyller i all nödvändig information på leverantören. Det viktigaste är namnet, organisationsnummer samt betalningsuppgifter. Har ni fyllt i den informationen korrekt på leverantören och en faktura kommer in så ser Reda att det är mycket stor sannolikhet att det är en faktura från just den leverantören.
Skulle det inte finnas någon mer information ifyllt på leverantören än just själva namnet så finns det en risk att Reda råkar matcha en faktura till fel leverantör.
Tolkning på leverantör
När man matchar mot fel värde
När det kommer in en ny faktura från en helt ny leverantör så vill Reda att du ska visa i fakturan var den ska identifiera att en faktura kommer från den specifika leverantören.
Det viktiga i detta fallet är att du väljer ett värde som är helt unikt för den leverantören. Alltså exempelvis ett organisationsnummer eller ett momsregistreringsnummer.
Om man skulle välja ett annat mer allmänt värde här, som exempelvis ordet faktura, så finns det stor chans att Reda kommer lägga denna leverantören på fakturor som kommer från andra leverantörer. Du har nu skapat en mall som bland annat säger att om ordet Faktura finns på dokumentet, på ungefär den här platsen, så ska det vara den här leverantören. Vilket garanterat kommer göra att leverantören matchas in på fel fakturor.
Detta innebär att när en faktura har blivit matchad med fel leverantör på sig, så har det inte med den leverantören att göra som fakturan egentligen tillhör. Utan det är den leverantören som har blivit felaktigt applicerad på fakturan som måste mappas om för att lösa problemet.
Hur du löser det kan du läsa om här: Reda har matchat fel leverantör