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¿Qué es esta integración?
La integración SEPA permite cobrar a los clientes mediante domiciliación bancaria (adeudo directo SEPA). Golfmanager genera el fichero de adeudos (la remesa, conocida como Q19, en formato XML) con los recibos a cobrar, que entregas a tu banco para que cargue cada importe en la cuenta del cliente. También permite procesar las devoluciones que el banco comunique.
La domiciliación (adeudo directo SEPA) es el cobro automático desde la cuenta bancaria del cliente. La remesa Q19 es el fichero (estándar pain.008) con todos los recibos que se envía al banco. El mandato es la autorización que firma el cliente para que se le cobre por su banco.
¿Qué problema resuelve?
Cobra cuotas y facturas automáticamente del banco del cliente, sin tarjeta ni efectivo.
Agrupa todos los recibos en una remesa y la envías al banco de una vez.
Gestiona las devoluciones, de una en una o de forma masiva, e incluso aplica gastos de devolución.
Deja registro de cada recibo, su estado y el motivo de devolución.
¿Cómo funciona el ciclo de cobro?
Emites los recibos (por ejemplo, de cuotas): se crean ventas pendientes de pago.
Generas la remesa (Q19) con los recibos domiciliados.
Descargas el fichero XML y lo subes a tu banco.
El banco carga cada importe en la cuenta de cada cliente en la fecha de vencimiento.
Marcas los recibos como pagados en Golfmanager.
Si algún recibo se devuelve, lo marcas como devuelto a mano o importando el fichero de devoluciones del banco.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta Golfmanager con tu banco a través de ficheros:
De Golfmanager al banco: el fichero de la remesa (Q19/XML, pain.008) con los recibos a cobrar.
Del banco a Golfmanager: el fichero de devoluciones (pain.002), que importas para marcar los recibos devueltos.
No es una conexión directa: el "puente" son los ficheros que descargas y subes.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager.
Tener el módulo SEPA instalado.
Los datos del acreedor y del presentador (tu identificador de acreedor SEPA, prefijo, datos de la cuenta).
El IBAN y el mandato de cada cliente a domiciliar (la autorización firmada y su fecha).
Permisos de facturación para configurar y generar remesas.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Datos del acreedor y presentador (empresa)
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de facturación.
Entra en la ficha de tu empresa.
Introduce el IBAN y el BIC de la cuenta, el identificador de acreedor y su prefijo.
Rellena los datos del presentador: nombre, CIF, prefijo e identificador.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Opciones de la remesa
Accede a Menú Configuración > Cuotas > Configuración, sección General.
Indica el Tipo de factura al pagar Q19.
Selecciona el Producto cargos por devolución (si repercutes esos gastos).
Activa, si lo deseas, Desglosar Q19 por cliente de la venta.
Guarda los cambios.
Paso 3 — Clientes a domiciliar
Entra en la ficha del cliente y añade su cuenta bancaria: IBAN y fecha de mandato.
(Si el cliente tiene varias cuentas) indica la prioridad para elegir cuál se cobra.
Activa Domiciliar en sus cuotas o ventas. En las cuotas también puedes indicar una Cuenta bancaria concreta, incluso de otro cliente.
🔒 El IBAN de la empresa y de los clientes se guarda de forma cifrada (solo se muestran los últimos dígitos). Asegúrate de tener el mandato firmado de cada cliente antes de domiciliarle cobros.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso.
A) Datos del acreedor y presentador (empresa)
1. IBAN y 2. BIC de la empresa
Descripción: la cuenta bancaria del club donde se ingresan los cobros (el IBAN se guarda cifrado).
Impacto en el sistema: imprescindibles. Sin el IBAN no se puede generar la remesa.
Comportamiento del sistema: el BIC se calcula a partir del IBAN si no lo pones. Si falta el IBAN, aparece "La empresa no tiene IBAN"; si no es válido, avisa del error de validación.
3. Identificador de acreedor y 4. Prefijo
Descripción: el identificador SEPA de acreedor del club (y su prefijo) que te asigna tu banco.
Comportamiento del sistema: puede generarse a partir del CIF y el prefijo; si falta el CIF, avisa ("El CIF del acreedor está vacío").
5. Nombre, 6. CIF, 7. Prefijo y 8. Identificador del presentador
Descripción: los datos de quien presenta el fichero ante el banco (a menudo el propio club).
Comportamiento del sistema: si falta el CIF del presentador, avisa ("El CIF del presentador está vacío").
B) Opciones de la remesa
Ubicación: Menú Configuración > Cuotas > Configuración > sección General
Tipo de factura al pagar Q19: tipo de factura que se genera al marcar un recibo como pagado. Tiene un valor por defecto.
Producto cargos por devolución: producto con el que se crea el cargo de penalización cuando un recibo se devuelve. Si no está configurado y marcas "Añadir cargo por devolución", el sistema avisa.
Desglosar Q19 por cliente de la venta: desactivado (por defecto), el fichero agrupa los cargos por cuenta bancaria (todas las ventas de una cuenta en un único registro). Activado, genera un registro por cada combinación cliente-cuenta.
C) Datos bancarios del cliente
IBAN, BIC, Fecha de mandato, Prioridad, Últimos dígitos IBAN y Observaciones
Descripción: la cuenta del cliente a la que se cargan los recibos. La fecha de mandato es cuándo firmó la autorización. La prioridad elige la cuenta si el cliente tiene varias.
Impacto en el sistema: el IBAN y la fecha de mandato son obligatorios para poder domiciliar.
Comportamiento del sistema: si falta alguno, ese recibo no entra en la remesa y se avisa ("…no tiene cuenta bancaria asociada" / "…no tiene fecha de aceptación del mandato").
D) En la cuota, la venta y la remesa
Domiciliar (en la cuota o la venta): marca los recibos para cobrarlos por SEPA. Solo se pueden domiciliar ventas pendientes de pago.
Cuenta bancaria (en la cuota o la venta): opcional; fuerza una cuenta concreta. Vacía, se usa la cuenta del cliente con mayor prioridad (o la del "Facturar a").
Línea Q19 (en la venta): indica que la venta está en una remesa. Mientras lo esté, no se puede pagar ni anular directamente.
Archivo Q19: Descripción, Empresa, Vencimiento (fecha de cobro), Líneas, Total, Pagadas y Observaciones.
Línea Q19: Venta, Total, Estado, Cliente de la venta, Cliente de la cuenta, Cuenta, Devolución (No devuelto, Devuelta, Devuelto y excluido), Motivo de devolución y Fecha de devolución.
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Generar la remesa (Q19)
Ubicación: Menú Principal > Facturación > Q19 (también desde Facturación > Cuotas > Acciones > Generar Q19)
Pulsa Generar Q19. Aparece un popup.
Añade una Descripción para identificar la remesa.
Selecciona la Fecha de vencimiento (cuándo cargará el banco).
Selecciona la Empresa con la que se emite.
Pulsa Aceptar. Verás los posibles errores (cliente sin cuenta o sin mandato…) o la confirmación.
Pulsa Descargar para obtener el fichero XML (también puedes descargar un resumen en Excel) y súbelo a tu banca online.
Marcar los recibos como pagados
En el listado de Q19, selecciona la referencia de la remesa.
Marca las líneas (el primer checkbox de la columna marca todas).
En Acciones, selecciona Marcar pagado y pulsa Aceptar.
Las líneas pasan de Pendiente de pago (rojo) a Pagado (verde) y se genera la factura con el Tipo de factura al pagar Q19.
Avisar a los clientes
Desde la remesa, en Acciones, puedes enviar un mensaje a los clientes incluidos. Ej.: "Vamos a pasar las cuotas; por favor, tengan saldo para evitar devoluciones".
⚠️ Una venta no puede estar en más de una Q19. Una venta incluida en una Q19 no se puede pagar desde ventas ni el TPV: quítala antes de la remesa.
Devoluciones de recibos
Un cliente puede devolver un recibo por falta de saldo o desde su banca online. Al marcarlo como devuelto, el sistema genera un cobro en negativo y la venta y la factura vuelven a quedar pendientes de pago. Hay tres opciones:
Marcar devuelto: el recibo se volverá a incluir en la próxima Q19. Úsalo si crees que el cliente pagará la próxima vez.
Marcar devuelto y no domiciliar: el recibo no se volverá a remesar (estado Devuelto y excluido). Evita nuevos gastos bancarios.
Marcar devuelto y dar de baja: si la línea es de una cuota, además pone fecha de fin a la cuota, que deja de emitir recibos.
Devolución manual
Selecciona la referencia de la Q19 en la que se cobró al cliente.
En la parte inferior, marca la línea del cliente.
En Acciones, selecciona Marcar devuelto y elige una de las tres opciones.
Si aplica, marca Añadir cargo por devolución.
Pulsa Aceptar.
Devolución masiva con el fichero del banco
Accede a Menú Principal > Facturación > Q19.
Pulsa Cargar devoluciones.
Selecciona el fichero de devoluciones (pain.002) que te ha dado el banco.
Revisa el resumen de devoluciones detectadas.
Elige Devolver, Devolver y no domiciliar o Devolver y dar de baja, y si aplica Añadir cargo por devolución.
Pulsa Aceptar. El sistema guarda el motivo y la fecha de devolución en cada línea.
Cargos por devolución
Permite cobrar al cliente una penalización por la devolución.
Crea un producto en Menú Configuración > Facturación > Productos (ej. Cargo devolución) con su precio.
Selecciónalo en Menú Configuración > Cuotas > Configuración > Producto cargos por devolución.
Al devolver un recibo, marca Añadir cargo por devolución: se crea una venta adicional con ese producto en la cuenta del cliente.
Motivos de devolución
Al importar el fichero del banco, cada línea recibe un motivo estándar SEPA, por ejemplo: Fondos insuficientes, Cuenta cerrada, Cuenta bloqueada, Formato de cuenta incorrecto, Mandato inexistente, Solicitado por el cliente, Deudor envía solicitud de reembolso, Duplicado, Deudor fallecido, Razón no especificada por cliente o Motivo regulatorio, entre otros.
Cobrar un recibo devuelto
Tras la devolución, la venta y la factura vuelven a estar pendientes de pago. Puedes:
Esperar a la próxima Q19, si usaste Marcar devuelto.
Cobrarla por otra vía (TPV, ventas o ficha del cliente) si usaste Marcar devuelto y no domiciliar.
Limitaciones a tener en cuenta
Funciona mediante ficheros: no hay conexión directa con la entidad.
Cada cliente necesita IBAN y fecha de mandato para poder domiciliarle.
Requiere los datos de acreedor/presentador correctos.
Una venta solo puede estar en una Q19 y, mientras esté, no se paga ni se anula directamente.
Opera en euros y como adeudo recurrente estándar (CORE).
El cobro real lo hace el banco: Golfmanager prepara y registra; marcar pagados es un paso manual.
Preguntas frecuentes
No se genera la remesa.
Suele faltar algún dato del acreedor o el IBAN de la empresa ("La empresa no tiene IBAN", "El CIF del acreedor está vacío"). Complétalos en la ficha de la empresa.
Un cliente no entra en la remesa.
Le falta el IBAN, la fecha de mandato o tener activo Domiciliar. Complétalos y repite.
Aparece "El IBAN no es válido".
Revisa el formato y el dígito de control (debe empezar por el código de país, por ejemplo ES).
El banco rechaza el fichero.
Casi siempre por datos de acreedor/presentador incorrectos. Revísalos con tu banco.
No puedo pagar o cancelar una venta porque "está en una Q19".
Gestiónala desde la remesa (marcar pagada, devolver) o quítala de ella si está pendiente.
Las ventas siguen pendientes aunque el banco ya cobró.
Debes marcarlas desde la Q19 con Acciones > Marcar pagado.
Aparece "Fichero pain.002 no válido".
Descarga de nuevo el fichero de devoluciones de tu banco y vuelve a subirlo.
Un recibo devuelto vuelve a aparecer en la siguiente remesa.
Se marcó con Marcar devuelto. Si no quieres reintentarlo, usa Marcar devuelto y no domiciliar.
¿Cómo cobro los gastos de devolución?
Configura el Producto cargos por devolución y marca Añadir cargo por devolución al devolver.
¿Cómo agrupa el fichero los recibos?
Por cuenta bancaria. Activa Desglosar Q19 por cliente de la venta para un registro por cliente y cuenta.
Un cliente tiene varias cuentas. ¿Cuál se cobra?
La indicada en la cuota o venta; si no hay ninguna, la de mayor prioridad.
¿Está protegido el IBAN?
Sí. Se guarda cifrado y solo se muestran los últimos dígitos.
¿El cliente puede ver sus recibos?
Sí, en su zona de cliente.
Buenas prácticas recomendadas
Reúne los datos de acreedor/presentador con tu banco antes de empezar.
Guarda los mandatos firmados y registra su fecha.
Avisa a los clientes antes de pasar la remesa.
Revisa la remesa (resumen en Excel) antes de enviarla.
Marca los pagados en cuanto el banco confirme el cobro.
Importa siempre las devoluciones con el fichero del banco para guardar el motivo.