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¿Qué es esta integración?
La integración SEPA permite cobrar a los clientes mediante domiciliación bancaria (adeudo directo SEPA). Golfmanager genera el fichero de adeudos (la remesa, conocida como Q19, en formato XML) con los recibos a cobrar, que entregas a tu banco para que cargue cada importe en la cuenta del cliente. También permite procesar las devoluciones que el banco comunique.
La domiciliación (adeudo directo SEPA) es el cobro automático desde la cuenta bancaria del cliente. La remesa Q19 es el fichero (estándar pain.008) con todos los recibos que se envía al banco. El mandato es la autorización que firma el cliente para que se le cobre por su banco.
¿Qué problema resuelve?
Cobra cuotas y facturas automáticamente del banco del cliente, sin tarjeta ni efectivo.
Agrupa todos los recibos en una remesa y la envías al banco de una vez.
Gestiona las devoluciones e incluso aplica gastos de devolución.
Deja registro de cada recibo y su estado.
¿Cómo funciona el ciclo de cobro?
Generas la remesa (Q19) con los recibos a cobrar.
Descargas el fichero XML y lo subes a tu banco.
El banco carga cada importe en la cuenta de cada cliente en la fecha de cobro.
Si algún recibo se devuelve, el banco te entrega un fichero de devoluciones que importas en Golfmanager.
¿Qué sistemas conecta y en qué dirección viajan los datos?
Conecta Golfmanager con tu banco a través de ficheros:
De Golfmanager al banco: el fichero de la remesa (Q19/XML, pain.008) con los recibos a cobrar.
Del banco a Golfmanager: el fichero de devoluciones (pain.002), que importas para marcar los recibos devueltos.
No es una conexión directa: el "puente" son los ficheros que descargas y subes.
Requisitos previos (antes de activar la integración)
Tener facturación activa en Golfmanager.
Tener el módulo SEPA instalado.
Los datos del acreedor y del presentador (tu identificador de acreedor SEPA, prefijo, datos de la cuenta).
El IBAN y el mandato de cada cliente a domiciliar (la autorización firmada y su fecha).
Permisos de facturación para configurar y generar remesas.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Datos del acreedor y presentador (empresa)
Accede a Golfmanager con un usuario con permiso de facturación.
Entra en la ficha de tu empresa.
Introduce el IBAN y el BIC de la cuenta, el identificador de acreedor y su prefijo.
Rellena los datos del presentador: nombre, CIF, prefijo e identificador.
Guarda los cambios.
Paso 2 — Opciones de la remesa
En la configuración de facturación, indica el tipo de factura al cobrar por remesa.
Selecciona el producto para los gastos de devolución (si repercutes esos gastos).
Activa, si lo deseas, "Desglosar la remesa por cliente de cada venta".
Guarda los cambios.
Paso 3 — Clientes a domiciliar
Entra en la ficha del cliente y añade su cuenta bancaria: IBAN y fecha de mandato (la autorización firmada).
Asigna el método de pago "Domiciliación SEPA" a sus cobros.
(Si el cliente tiene varias cuentas) indica la prioridad para elegir cuál se cobra.
🔒 El IBAN de la empresa y de los clientes se guarda de forma cifrada (solo se muestran los últimos dígitos). Asegúrate de tener el mandato firmado de cada cliente antes de domiciliarle cobros.
Explicación de cada campo
A continuación se describe cada campo de la integración: dónde está, qué significa, su impacto en el sistema y un ejemplo de uso (qué ocurre cuando se utiliza y cómo se comporta el sistema).
A) Datos del acreedor y presentador (empresa)
1. IBAN y 2. BIC de la empresa
Descripción: la cuenta bancaria del club donde se ingresan los cobros (el IBAN se guarda cifrado).
Impacto en el sistema: imprescindibles. Sin el IBAN no se puede generar la remesa.
Ejemplo de uso: introduces el IBAN del club; el BIC se calcula solo a partir del IBAN (o lo pones a mano).
Qué ocurre cuando se utiliza: figura como cuenta del acreedor en el fichero.
Comportamiento del sistema: si falta, aparece "La empresa no tiene IBAN"; si el IBAN no es válido, avisa del error de validación.
3. Identificador de acreedor y 4. Prefijo
Descripción: el identificador SEPA de acreedor del club (y su prefijo) que te asigna tu banco.
Impacto en el sistema: identifica al club como emisor de los adeudos.
Ejemplo de uso: introduces el identificador de acreedor que te facilita el banco.
Qué ocurre cuando se utiliza: se incluye en el fichero como identificador del acreedor.
Comportamiento del sistema: puede generarse a partir del CIF y el prefijo; si falta el CIF, avisa ("El CIF del acreedor está vacío").
5. Nombre, 6. CIF, 7. Prefijo y 8. Identificador del presentador
Descripción: los datos de quien presenta el fichero ante el banco (a menudo el propio club).
Impacto en el sistema: identifican al presentador en la cabecera del fichero.
Ejemplo de uso: rellenas el nombre y el CIF del presentador; el identificador puede calcularse solo.
Qué ocurre cuando se utiliza: el fichero sale con los datos del presentador correctos.
Comportamiento del sistema: si falta el CIF del presentador, avisa ("El CIF del presentador está vacío").
B) Opciones de la remesa (configuración)
Tipo de factura al cobrar Q19: el tipo de factura que se asigna al marcar un recibo como pagado. Impacto: la factura del cobro sale con ese tipo. Comportamiento: tiene un valor por defecto.
Producto para los gastos de devolución: el producto con el que se crea el cargo de gastos cuando un recibo se devuelve. Impacto: necesario si repercutes gastos de devolución. Comportamiento: si no está configurado y marcas "añadir gastos", avisa de que lo configures.
Desglosar la remesa por cliente de cada venta: agrupa los recibos por cuenta bancaria y por cliente de la venta. Impacto: cambia cómo se agrupan las líneas del fichero. Comportamiento: desactivado, agrupa solo por cuenta bancaria.
C) Datos bancarios del cliente
IBAN, BIC, Fecha de mandato, Prioridad y Últimos dígitos
Descripción: la cuenta del cliente a la que se cargan los recibos. La fecha de mandato es cuándo firmó la autorización. La prioridad elige la cuenta si el cliente tiene varias. Los últimos dígitos son la vista enmascarada de la cuenta.
Impacto en el sistema: el IBAN y la fecha de mandato son obligatorios para poder domiciliar. El IBAN se guarda cifrado.
Ejemplo de uso: añades el IBAN del cliente y la fecha en que firmó el mandato.
Qué ocurre cuando se utiliza: el cliente ya puede entrar en una remesa.
Comportamiento del sistema: si falta el IBAN o la fecha de mandato, ese recibo no entra en la remesa y se avisa ("…no tiene cuenta bancaria asociada" / "…no tiene fecha de aceptación del mandato"). El BIC se calcula a partir del IBAN si no lo pones.
D) En la venta y en la remesa
Domiciliación (en la venta): marca la venta para cobrarla por SEPA. Comportamiento: solo se pueden domiciliar ventas pendientes de pago.
Cuenta bancaria (en la venta): opcional; fuerza una cuenta concreta. Si se deja vacía, se usa la cuenta principal del cliente (o la del "Facturar a").
Línea Q19 (en la venta): indica que la venta está en una remesa. Comportamiento: mientras esté en la remesa, la venta no se puede pagar ni cancelar directamente; se gestiona desde la remesa.
Remesa (Q19): descripción, empresa, fecha de cobro, número de líneas, total y pagadas. La fecha de cobro es cuándo cargará el banco.
Estado de devolución de cada recibo: "no devuelto", "devuelto" o "devuelto y excluido", con su motivo y fecha de devolución (se rellenan al importar el fichero del banco).
Cómo se usa en el día a día (paso a paso)
Selecciona las ventas pendientes de domiciliar y genera la remesa (Q19) indicando la empresa, la fecha de cobro y una descripción.
Abre la remesa y descarga el fichero XML (también puedes descargar un resumen en Excel para revisarla).
Sube el fichero XML a tu banco.
Cuando el banco confirme el cobro, marca los recibos como pagados (se genera su factura).
Si hay devoluciones, impórtalas (ver el apartado siguiente). El cliente puede ver sus recibos en su zona de cliente.
Devoluciones de recibos
Cuando un recibo se devuelve, el banco te entrega un fichero de devoluciones (pain.002). Súbelo a Golfmanager con la opción de cargar devoluciones y el sistema marca como devueltos los recibos correspondientes, con su motivo y fecha de devolución. Al confirmar puedes elegir:
Solo devolver: marca el recibo como devuelto, pero sigue en la remesa (puedes reintentar el cobro).
Devolver y desactivar la domiciliación: además, quita la domiciliación al recibo para cobrarlo por otra vía.
Devolver y cancelar la suscripción (si usas suscripciones).
Si lo has configurado, puede aplicar los gastos de devolución creando un cargo con el producto indicado.
Limitaciones a tener en cuenta
Funciona mediante ficheros: generas la remesa y la subes al banco; las devoluciones se importan desde el fichero del banco. No hay conexión directa con la entidad.
Cada cliente necesita IBAN y fecha de mandato para poder domiciliarle.
Requiere los datos de acreedor/presentador correctos.
Una venta dentro de una remesa no se paga ni se cancela directamente; se gestiona desde la remesa.
Opera en euros y como adeudo recurrente estándar.
El cobro real lo hace el banco: Golfmanager prepara y registra; el cargo y las devoluciones dependen de la entidad.
Preguntas frecuentes
No se genera la remesa.
Suele faltar algún dato del acreedor o el IBAN de la empresa. Aparecen avisos del tipo "La empresa no tiene IBAN" o "El CIF del acreedor está vacío". Completa los datos SEPA en la ficha de la empresa y vuelve a intentarlo.
Un cliente no entra en la remesa.
Le falta el IBAN, la fecha de mandato o el método "Domiciliación SEPA". El sistema avisa ("…no tiene cuenta bancaria asociada" / "…no tiene fecha de aceptación del mandato"). Complétalos en su ficha y repite.
Aparece "El IBAN no es válido".
El IBAN tiene un formato o un dígito de control incorrecto. Revísalo (debe empezar por el código de país, por ejemplo ES) y vuelve a guardarlo.
El banco rechaza el fichero.
Casi siempre por datos de acreedor/presentador incorrectos. Revisa el identificador de acreedor, el CIF y los datos del presentador con tu banco.
No puedo pagar o cancelar una venta porque "está en una Q19".
Una venta dentro de una remesa no se gestiona desde la venta, sino desde la propia remesa. Quítala de la remesa (si está pendiente) o gestiónala allí (marcar pagada, devolver, etc.).
Me dice que solo se pueden domiciliar ventas pendientes de pago.
Has intentado domiciliar una venta ya pagada o cancelada. Solo entran en la remesa las ventas pendientes.
Las devoluciones no se reflejan.
No se ha importado el fichero del banco. Sube el fichero de devoluciones (pain.002) con la opción de cargar devoluciones; entonces los recibos se marcan como devueltos.
Aparece "Fichero pain.002 no válido".
El fichero no tiene el formato esperado (XML mal formado o de otro tipo). Descarga de nuevo el fichero de devoluciones de tu banco y vuelve a subirlo.
¿Qué pasa exactamente al importar una devolución?
El recibo se marca como devuelto, con su motivo y fecha. Puedes elegir "solo devolver" (sigue en la remesa para reintentar), "devolver y desactivar la domiciliación" o "devolver y cancelar la suscripción", y opcionalmente aplicar gastos de devolución.
¿Cómo cobro los gastos de devolución?
Al cargar la devolución, marca la opción de añadir gastos. Para ello necesitas tener configurado el producto de gastos de devolución; si no, el sistema te avisa de que lo configures.
¿Puedo reintentar un recibo devuelto?
Sí, si lo marcaste como "solo devuelto": sigue en la remesa y puedes volver a presentarlo al banco. Si lo desactivaste, primero tendrás que volver a domiciliarlo.
¿En qué moneda y con qué tipo de adeudo se cobra?
En euros y como adeudo directo SEPA recurrente (estándar CORE).
¿Está protegido el IBAN?
Sí. El IBAN de la empresa y de los clientes se guarda cifrado y solo se muestran los últimos dígitos de la cuenta.
¿Qué identifica el mandato del cliente?
El cliente y la fecha de mandato (cuándo firmó la autorización). Por eso esa fecha es obligatoria para poder cobrarle.
Un cliente tiene varias cuentas. ¿Cuál se cobra?
La de mayor prioridad (salvo que indiques una cuenta concreta en la venta). Ajusta la prioridad en sus cuentas bancarias.
¿El cliente puede ver sus recibos?
Sí, en su zona de cliente puede consultar sus recibos domiciliados.
¿Puedo revisar la remesa antes de enviarla?
Sí. Además del fichero XML, puedes descargar un resumen en Excel para comprobar los recibos antes de subirla al banco.
Buenas prácticas recomendadas
Reúne los datos de acreedor/presentador con tu banco antes de empezar.
Guarda los mandatos firmados de los clientes que domicilies y registra su fecha.
Importa siempre las devoluciones para mantener los recibos al día.
Revisa la remesa (puedes descargar el resumen en Excel) antes de enviarla al banco.