Ficheros Q19

Como generar el fichero Q19 para remesas bancarias

Actualizado hace más de una semana

Índice

Preguntas Frecuentes

Introducción

Esta versión del cuaderno nº 19 ó Q19 permitirá a los clientes iniciar, de forma ágil, Adeudos Directos SEPA en fichero electrónico – Esquema Básico. Para su aplicación práctica, será preciso el acuerdo previo entre el cliente que demanda el servicio que regula este cuaderno y la entidad de crédito que lo preste.

Te indicamos los pasos a seguir para elaborar una remesa de cobros a la vista y enviarla al banco con el formato Q19.

Lo primero que debes saber es que el formato Q19, también llamado Cuaderno 19, es un formato electrónico ideado para enviar un fichero al banco y que se procese automáticamente. Hay varios formatos Q19 y no son compatibles entre sí, debe elegir el que use tu banco.

Los pasos a seguir para gestionar la remesa son los siguientes:

  • Primero debemos emitir los recibos que vamos a cobrar

  • Crear una remesa con los recibos indicados

  • Genera el fichero Q19

NOTA. SEPA solo permite domiciliar cuentas bancarias que pertenezcan a la CEE


Ficheros Q19

Sección: Menú Principal > Cuotas > Ficheros Q19

Para hacer una remesa hay que generar el fichero Q19 y previamente tendremos que haber emitido los recibos. Mira el artículo de ayuda para Emitir Recibos.

  1. Recomendamos que uses primero el botón de Simular Q19 para ver posibles errores

  2. Una vez que hayas revisado el simulador, selecciona en el botón Nuevo

  3. Rellena los campos solicitados

  4. En la Sección Domiciliaciones disponibles, podemos ver el listado de líneas vendidas pendiente de pago y que tienen activo la opción de Domiciliar = SI

  5. Filtra y selecciona los checkboxes que deseas remesar. El filtro más usado es el de Fecha de uso

  6. Selecciona el botón azul Remesar

  7. Visualizarás un mensaje que dice Recibirá un email cuando el proceso haya terminado. La pantalla seguirá activa para que puedas seguir trabajando en otras cosas. NOTA. Si intentas remesar de nuevo, el sistema no te dejará y te lanzará un mensaje de error.

  8. El email del usuario con el que vayas a remesar, tiene que ser real. Si no recibes el email:

    1. Ve al listado de Últimos emails enviados

    2. Busca el último email enviado con el asunto Q19 Generado correctamente

    3. Selecciona el ID

    4. Ve al campo Error

    5. Si visualizas el siguiente mensaje Invalid address, fíjate en el campo Dirección si el email es correcto

  9. Cuando el proceso haya terminado, recibirás un email con un enlace para descargar el archivo. En caso de que no recibas el email:

    1. Ve al listado de Últimos emails enviados

    2. Busca el último email enviado con el asunto Q19 Generado correctamente

    3. Selecciona el ID

    4. Ve al campo Cuerpo

    5. Copia la URL

    6. Pega en una pestaña nueva de tu navegador

    7. O puedes seguir en el siguiente punto

  10. En la nueva ventana del Q19, presionar el botón Descargar Q19

  11. Guarda el archivo (con extensión .txt) para posteriormente enviar por email a vuestra entidad bancaria. Este archivo se podrá descargar tantas veces como fuera necesario. Una vez remesado, aunque modifiques una línea, el fichero no se modifica, tendrías que modificar manualmente el fichero.

NOTA. La fecha de cobro de lo remesado no se puede cambiar. La fecha de cobro es exactamente el momento en el que se selecciona el botón de remesar. En ese momento se generan los cobros y los tickets.

Botón especial. Simular Q19

Sección: Menú Principal > Cuotas > Ficheros Q19

Para hacer una simulación de las remesas, seguir las siguientes instrucciones:

  1. Selecciona el botón de Simular Q19

  2. Rellenar los campos solicitados con el asterisco rojo

  3. Filtra y selecciona los checkboxes que deseas remesar. El filtro más usado es el de Fecha de uso

  4. Selecciona en el botón de Simular

  5. Selecciona la carpeta donde descargar el archivo de simulación

  6. Selecciona en Guardar

  7. Abrir el archivo con extensión (.xml) descargado y consultar.

Especificar el prefijo acreedor/presentador de la empresa para emitir una remesa del SEPA

Sección: Menú de Configuración > Facturación > Empresas

  1. Selecciona sobre el ID para abrir la empresa a la que se quiere añadir el prefijo

  2. En la Sección Domiciliaciones, rellenar los campos deseados de Prefijo Acreedor y Prefijo Presentador

  3. Selecciona en el botón de Guardar

En caso de no saber los prefijos correctos, rellenar ambos campos con el prefijo “000”.

El “prefijo presentador” es el primero que aparece dentro del archivo XML que se descarga al generar un Q19. El siguiente y último que aparece es el “prefijo acreedor”. Se distinguen porque ambos presentan un formato como el que sigue:

ES53000BXXXXXXXX

Siendo BXXXXXXXX el CIF de la Empresa y 000 el prefijo presentador/acreedor.

Cómo marcar un recibo como devuelto

Sección: Menú Principal > Cuotas > Ficheros Q19

  • Busca y selecciona el ID del Fichero del recibo devuelto

  • En la sección de Líneas > busca al Cliente del recibo devuelto

  • Selecciona esa línea y marca una de las siguientes opciones:

    • Marcar devueltas: si esperas cobrar esta venta en un futuro y para que se incluya en futuras remesas.

    • Marcar devueltas y no domiciliar: si tienes la certeza de que este cliente no va a pagar esta deuda, y para no añadir esta línea a futuras remesas e incurrir en más costes de devolución.

  • Selecciona en Aceptar

    NOTA. Aquí podrás generar una factura rectificativa si así lo deseas.

En estos momentos el sistema:

  • Crea un cobro en negativo con la forma de pago Domiciliación

  • Crea un ticket en negativo por la misma cantidad

  • Marca esta cuota como devuelta

  • De momento el sistema NO bloquea a este socio y le sigue permitiendo reservar online. Pero tenemos una opción manual en la ficha de ese cliente (opción Bloqueado) donde poder impedirlo. Para más información sobre esta opción, dirígete a este link

Cómo pagar un recibo devuelto

Sección: Menú Principal > Cuotas > Ficheros Q19

  • Busca y selecciona el ID del Fichero del recibo devuelto

  • En la sección de Líneas > busca al Cliente del recibo devuelto

  • Selecciona en Pagar en TPV > Finalizar > Selecciona la Forma de pago

Cómo eliminar o modificar el fichero Q19

Sección: Menú Principal > Cuotas > Ficheros Q19

No se puede eliminar ni modificar un fichero Q19. Tienes que seguir los pasos siguientes:

  • Seleccionar todas líneas

  • Seleccionar el botón de Marcar como devueltas. Para más información, dirígete a este link.

  • Y volver a generar un nuevo Q19. Para más información, dirígete a este link.

    NOTA. Si modificas alguna línea de la remesa, el fichero nunca te aparecerá modificado, el sistema siempre te descargarás la remesa original. Solo puede hacerse marcando todas como devueltas y volver a generar un nuevo Q19.

Tienes también la opción de poder modificar el fichero descargado. Tienes que modificar ese fichero a mano porque por mucho que lo modifiques en el sistema, el archivo se mantendrá igual que al principio.

  1. abre el fichero. Si no puedes:

    1. Selecciona el fichero con el botón derecho del ratón

    2. Selecciona Abrir con...

    3. Selecciona Bloc de notas

  2. busca esas líneas en el fichero

  3. elimina o modifica esas líneas

  4. sigue buscando por si hubiera otras líneas con esos mismos datos

  5. elimina o modifica esas líneas igual que en el primer caso

  6. guarda ese archivo para importarlo al banco

Cómo agrupa el SEPA

Agrupa por número de cuenta bancaria.
Es decir, si tienes 5 líneas vendidas de una familia y con todos a Facturar a un titular, en este caso, SEPA domiciliaria 300€ a cuenta A y 100€ a cuenta B:

titular 100€ > DOMICILIADO EN CUENTA A
titular 100€ > DOMICILIADO EN CUENTA A
hijo1 50€ > DOMICILIADO EN CUENTA A
hijo2 50€ > DOMICILIADO EN CUENTA A
cónyuge 100€ > DOMICILIADO EN CUENTA B

Mensaje error: Error 63493

Para más información, dirígete a este link.

Mensaje error: 504 Gateway Time-out

Sección: Menú Principal > Cuotas > Ficheros Q19

Si visualizas este mensaje al intentar generar un Fichero Q19, ve a este link para obtener más información.

Mensaje error: Los productos "XXXX" tienen especificada una empresa distinta de la de la caja

Para más información, dirígete a este link.

Mensaje error: No se encuentra la forma de pago "Domiciliación" en el sistema

Para más información, dirígete a este link.

Mensaje error: La línea XXXX (xxxxxx xxxxx xxxxx) no tiene una cuenta bancaria asociada id XXXX

Para más información, dirígete a este link.

Mensaje error: la fecha de la firma del mandato es anterior a la fecha de adeudo/cobro

Para más información, dirígete a este link.

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