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¿Qué son los Inventarios?
Ubicación: Menú Principal > Almacén > Inventarios
Un inventario es un recuento físico de los productos de un almacén. Compara la cantidad teórica (la que calcula el sistema con albaranes, ventas, transferencias y ajustes) con la cantidad real contada. Las diferencias, en unidades y en coste, se regularizan para empezar el nuevo periodo con el stock cuadrado.
Puedes contar a mano, con un lector de códigos de barras o con una PDA.
¿Qué problema resuelve?
Cuadre de existencias: detecta diferencias entre lo que dice el sistema y lo que hay en la estantería.
Valoración económica: muestra cuánto dinero suponen las diferencias.
Recuento rápido: con escáner, cada lectura suma una unidad.
Ajuste automático: un solo botón regulariza todas las diferencias.
Requisitos previos
Almacenes creados (ver v3 - Almacén: Almacenes).
Productos con Gestionar stock y, para escanear, con código de barras.
Opcional: lector de códigos de barras o PDA.
Cómo se configura (paso a paso)
Paso 1 — Preparar los productos
Revisa que los productos tengan su código de barras y, si usas etiquetas, imprímelas desde el Stock.
Paso 2 — Cerrar movimientos pendientes
Antes de contar, registra los albaranes recibidos y las transferencias pendientes, para que el teórico sea correcto.
Detalle de cada campo
Nombre
Nombre del campo: Nombre. Texto.
Descripción: identifica el inventario.
Impacto en el sistema: es el nombre que aparece al usar Enviar a inventario desde el Stock.
Comportamiento del sistema: editable en cualquier momento.
Ejemplo de uso / qué ocurre: «Tienda – cierre 2026».
Almacén
Nombre del campo: Almacén. Selector.
Descripción: almacén que se cuenta.
Impacto en el sistema: el teórico de cada línea es el stock de ese almacén y la regularización ajusta ese almacén.
Comportamiento del sistema: un inventario cubre un único almacén.
Ejemplo de uso / qué ocurre: eliges «Restaurante»; solo se ajusta el stock del restaurante.
Real (líneas)
Nombre del campo: Real. Número.
Descripción: unidades contadas físicamente.
Impacto en el sistema: calcula Diferencia (real − teórico) y Diferencia coste.
Comportamiento del sistema: se escribe a mano o aumenta con cada escaneo (columna Cantidad escaneada).
Ejemplo de uso / qué ocurre: teórico 20, real 18, coste 5 €: diferencia −2 y diferencia coste −10 €.
Resto de campos
Cabecera: Observaciones y totales Teórico, Real, Diferencia y Diferencia coste.
Líneas: Producto, Código de barras, SKU, Marca, Teórico, Coste unitario, Coste teórico, Coste real, Diferencia coste, Estado (Pendiente o Regularizado), Fecha de escaneo, Cantidad escaneada, Creada por escaneo (la línea se añadió al escanear un producto que no estaba) y Observaciones.
Cómo se usa en el día a día
Crear un inventario
En Inventarios, pulsa Nuevo, indica Nombre, Almacén y Observaciones. Guarda.
Pulsa Añadir productos y elige Todos los productos o una Subfamilia. Se añaden con su teórico.
Indica el Real de cada línea o escanea los productos.
Revisa las diferencias y pulsa Regularizar.
Contar con escáner
Abre el inventario y escanea los productos con el lector o la PDA.
Cada lectura suma una unidad al Real y registra la Fecha de escaneo. Si el producto no estaba, se crea su línea.
Añadir productos desde el Stock
Crea el inventario y guárdalo.
En Stock, filtra y selecciona los productos.
Pulsa Acciones > Enviar a inventario y elige el inventario. Se añaden con Real 0.
Qué ocurre al regularizar
Por cada línea con diferencia se genera un movimiento de tipo Inventario que deja el stock igual al Real.
Las líneas pasan a estado Regularizado.
El inventario deja de aparecer en Enviar a inventario.
Listado y acciones disponibles
En el listado: Nuevo, Filtrar y Buscar.
Menú Acciones del detalle: Ver historial, Copiar, Eliminar y Exportar a Excel.
En el detalle: Añadir productos (Todos o por Subfamilia) y Regularizar.
Limitaciones a tener en cuenta
Un almacén por inventario.
No se puede escanear con dos lectores a la vez en el mismo inventario.
Enviar a inventario solo admite inventarios no regularizados.
Ventas durante el recuento: si se vende mientras cuentas, el teórico cambia; cuenta con la tienda cerrada o regulariza enseguida.
Preguntas frecuentes
No aparece mi inventario en «Enviar a inventario».
Ya está regularizado. Crea uno nuevo.
El escáner no suma unidades.
Comprueba que el producto tenga código de barras y que no haya otro escáner trabajando en el mismo inventario.
¿Qué diferencia hay entre inventario y regularización?
El inventario es un recuento completo que fija el stock real; la regularización es un ajuste puntual de un producto con su motivo.
¿Dónde veo los ajustes que hizo el inventario?
En Movimientos, filtrando por Tipo = Inventario.
Buenas prácticas recomendadas
Haz inventarios periódicos (mensual, trimestral o anual).
Cuenta por subfamilias para repartir el trabajo.
Usa el escáner para ganar rapidez y precisión.
Revisa las diferencias grandes antes de regularizar.
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