Tipos de cuota

Te explicamos como crear nuestras cuotas para tus socios.

Actualizado hace más de una semana

Índice

Introducción

En este artículo te enseñaremos todo lo que hay que saber sobre las cuotas en Golfmanager. Aquí van algunas observaciones:

  • Las usaremos para crear los socios y abonados de nuestro club.

  • Un socio/abonado podrá tener más de una cuota (para green fees, taquillas, etc.).

  • El precio de estas cuotas podrá ser dinámico en base a la edad del cliente. Muy útil para cuotas de mantenimiento que van cambiando de valor según el niño va cumpliendo años.

  • El hecho de que un cliente tenga una cuota activa, el sistema le añadirá una etiqueta en su perfil que le otorgará privilegios de socio/abonado.

  • También las cuotas activas nos podrán servir para crear precios dinámicos en ciertos productos. Muy útil por ejemplo si queremos aplicar un 10% de descuento en el restaurante a todos los socios/abonados.

  • Una actualización reciente te permitirá vender estas cuotas via online.

  • El sistema te permitirá generar los recibos de estas cuotas y crear el fichero para domiciliar.

General

Sección: Menú Configuración > Cuotas > Tipos de Cuota

Para crear un nuevo tipo de cuota, vamos a seguir estos pasos:

  • Nombre para este tipo de cuota. Por ejemplo "Cuota anual individual".

  • Periodicidad será cada cuanto queremos generar recibos con este tipo de cuota. Estas son las opciones.

    • Pago único. Usaremos esta opción cuando queremos cobrar una sola vez en el momento del alta. Este tipo de cuotas no generarán recibos automáticos en el futuro. Al contratar esta cuota, el sistema generará un recibo (venta), y el inicio/fin de la cuota será definido por el usuario del sistema.

    • Quincenal. Usaremos esta opción cuando queremos generar un recibo recurrente a este socio cada 15 días.

    • Mensual. Usaremos esta opción cuando queremos generar un recibo recurrente a este socio cada día 1 de mes. La fecha de inicio debe de ser el día 1 del mes en curso para poder generar la primera cuota, y la fecha fin podrá ser elegida por el usuario. El sistema emitirá recibos a este cliente cada día 1 de mes hasta que llegue a esa fecha fin donde dejará de emitir recibos a ese cliente. Si se deja la fecha fin vacía el sistema emitirá recibos mensuales hasta que no se determine una fecha fin.

    • Mismo concepto que el punto anterior para bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual. Es muy importante tener en cuenta que Golfmanager emite recibos en fechas naturales. Es decir:

      • Quincenal: cada día 1 y 15 de mes.

      • Mensual: cada día 1 de mes.

      • Bimensual: cada día 1 de los meses impares.

      • Trimestral: cada día 1 de cada trimestre (enero, abril, julio, octubre).

      • Cuatrimestral: cada día 1 de cada cuatrimestre (enero, mayo, septiembre).

      • Semestral: el día 1 de enero y 1 de julio.

      • Anual: cada día 1 de enero.

    • Es importante saber que el sistema, a la hora de generar un recibo, mirará desde el día de hoy en adelante. En cuanto encuentre una fecha a emitir recibo, se generará. El sistema no empezará de fechas pasadas a no ser que el usuario lo especifique. Es decir, si un socio quiere contratar un día 10 de enero, el sistema generará el primer recibo el 1 de febrero a no ser que le digamos al sistema que el primer recibo es el 1 de enero.

    • Anual desde inscripción. Este caso se comporta de manera distinta a los casos anteriores donde se usa la fecha natural. En este caso, el sistema emite el recibo ese mismo día en años posteriores. Es decir, que si un socio se da de alta en este tipo de cuota un día 3 de abril, hoy día 3 se le generará el primer recibo sin problemas, y el siguiente sería el 3 de abril del año siguiente.

      La diferencia entre anual y anual desde inscripción es que en el anual el socio es socio hasta 31/12 mientras que el otro es socio durante 365 días desde la fecha de inicio.

      Muy importante saber la importancia de, a la hora de crear una cuota a un cliente, los efectos de la fecha fin. Si se especifica una "fecha fin" en esa cuota, una vez pasada esa fecha, el sistema quitará los privilegios de socio a esa persona y no emitirá futuros recibos. Sin embargo, si la fecha fin se deja vacía, el sistema le mantendrá de por vida los privilegios de socio y emitirá recibos futuros hasta que no se diga lo contrario. Lo contrario es ir a esa cuota y poner una fecha fin. Esto es como en tu factura de móvil. La compañía de teléfonos te va a pasar un recibo todos los meses hasta que no comunicas una fecha de baja. Esto es lo mismo. Así que si un socio te comunica la baja, vas a su ficha, a su cuota, y le editas la fecha fin.

    • Trimestral desde inscripción. La fecha de inicio de la cuota no tiene nada que ver con la fecha de inicio de la cuota, mira la fecha de uso del último recibo emitido.

  • Producto. Aquí elegiremos el producto que habríamos creado previamente. La información de este producto dictará el precio para esta cuota, los impuestos, y la cuenta contable (subfamilia).

    Es muy interesante que en Golfmanager se puede tener precios dinámico en nuestros productos según edades. Por lo tanto, configurando bien la tarifa de un producto nos podemos ahorrar crear tipos de cuotas innecesarios. Por ejemplo, si tenemos en nuestro club una cuota de mantenimiento con distintos precios para infantiles, juniors, adultos y seniors, podemos tener un solo tipo de cuota de mantenimiento asociado a un producto que calcula el precio según la edad.

  • Etiqueta. Aquí elegiremos una de nuestras etiquetas previamente creadas. También las podemos crear desde este mismo desplegable dando a "Crear nuevo". Lo que hace este campo es añadir esta etiqueta a la ficha del cliente que tiene esta cuota. Pongamos que elegimos la etiqueta "socio" en este campo y que seguimos con el ejemplo anterior de "Cuota anual individual". Si Pedro se hace socio anual individual, el sistema añadirá a la ficha de Pedro la etiqueta de "socio", y esto tendrá importantes consecuencias. El hecho de que Pedro tenga la etiqueta de socio le dará acceso a tipos de reservas con precios especiales.

    Importante saber que Golfmanager elimina la etiqueta de ese cliente una vez la cuota haya finalizado, dejando de tener privilegios. Por lo tanto, la etiqueta en el tipo de cuota es nuestra manera de conectar a los socios con las tarifas correctas. Por lo tanto, es importante asegurarse que entendemos bien el concepto de etiqueta.

  • Etiqueta beneficiario. En Golfmanager tenemos la posibilidad de tener jugadores dentro de una misma cuota. Por ejemplo, hay campos que tienen abonos familiares o corporativos. Lo que hacemos en estos casos es añadir la cuota al titular o empresa, y dentro de la cuota añadir a los beneficiarios. Lee el artículo de cómo crear una cuota para saber más. Pues bien, el sistema añadirá esta etiqueta a todos esos beneficiarios para que tengan acceso a esos privilegios mientras la cuota esté activa.

  • Categoría. Este campo es solo para categorizar el tipo de cuota, de esta manera luego puedes hacer un informe segmentado para saber cuantas cuotas tienes por categoría. Selecciona del desplegable una de las opciones disponibles:

    • Individual

    • Familiar

    • Corporativo

Cuotas online

Sección: Menú Configuración > Cuotas > Tipos de Cuota

  • Venta online. Activa esta opción si quieres que los jugadores se puedan hacer socios o abonados a través de tu página web.

  • Días. Cuando hacemos un nuevo socio en el back office podemos elegir el día fin de la cuota para un socio, pero en internet no podemos darle a elegir al cliente la fecha fin de su cuota. Si aquí ponemos "364" el sistema le asignará una duración a esta cuota por ese número de días. Sin embargo, para otro tipo de cuotas donde no hay fecha fin porque generamos recibos cada cierto tiempo, nos puede interesar dejar vacío este campo para que este jugador sea considerado socio hasta que no comunique la baja.

    Esta opción de venta online está perfectamente preparada para el pago único y los tipo anual desde inscripción. Para el resto de cuotas recurrentes con fechas naturales (mensual, trimestral) estamos trabajando aún en ello. Imagina que estamos a día 10 de abril. Ahora mismo el sistema emitiría la primera cuota el 1 de abril afectando a la producción. Para algunos clubes estos es importante, no para otros, por lo que este tipo de cuotas no pueden estar activas su venta online. Consulta con nuestro equipo de soporte para saber más.

  • Imagen. Esta imagen se verá en la página web, widget o app a la hora de contratar una cuota.

  • Descripción. Esta descripción se verá en la página web, widget o app a la hora de contratar una cuota. Aquí podrás decir en qué consiste este tipo de cuota.

Una vez ya tienes tu tipo de cuota creada, necesitarás crear un botón en el TPV para poder venderlo. Consulta nuestro artículo de cómo crear botones de TPV o consulta con nuestro equipo de soporte.

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