Índice
Sección: Menú Principal > Cuotas
Preguntas Frecuentes
Introducción
En este listado vamos a ver todas las cuotas asociadas a nuestros clientes. Es importante mencionar que no hay una base de datos de clientes y otra distinta para socios. Todos los clientes de nuestro club, y sus datos, estarán en nuestro listado de clientes, y en este listado de cuotas se asociarán a esos clientes con alguna de nuestras cuotas.
Las cuotas activas suelen estar asociadas a unas etiquetas, y estas son clave a la hora de mostrar unos precios u otros. Las cuotas, además de las etiquetas, podrán ser usadas para:
Implantar precios dinámicos.
Filtrar algunas actividades o bonos online.
Bloquear una serie de horas.
Desde este listado también emitiremos los recibos y domiciliaciones como ya veremos a lo largo de este artículo.
Previamente a crear nuevas cuotas a nuestros clientes, debes crear los Tipos de Cuotas y el botón de TPV.
Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos.
Imagen del proceso completo de un nuevo socio y sus recibos.
Cómo crear una cuota nueva
Sección: Menú Principal > TPV
Para dar de alta un socio nuevo o asociar alguna cuota a un cliente, lo haremos desde el TPV con el botón correspondiente. Una vez tengas el botón del TPV instalado:
Selecciona en el Botón del TPV
Busca y selecciona el Cliente
Busca y selecciona el Tipo de cuota a asociar.
Escribe opcionalmente el Precio personalizado para este cliente. Normalmente este campo se deja vacío porque la mayoría de veces se cobra al cliente la tarifa estándar. Pero si este cliente va a tener un precio especial, aquí es donde lo debes de poner.
Escribe opcionalmente la Descripción para esta cuota. Si lo dejas en blanco el sistema pondrá como descripción el nombre de la cuota, que suele ser suficiente para la mayoría de clubes. Pero si deseas que la descripción de la cuota tenga un texto especial, este es el lugar para ponerlo.
Elige la Cuenta bancaria en caso de querer domiciliar esta cuota. Esta cuenta se puede crear en este paso o previamente desde la ficha del cliente en la pestaña Cuentas.
Selecciona una Fecha de inicio de esta cuota. A partir de esa fecha la cuota estará activa y desencadenarán todas tus configuraciones especiales (etiquetas, horas, precios, etc.).
Selecciona una Fecha de fin para esta cuota. Si dejas vacío este campo, la cuota estará activa para siempre y hasta que no vuelvas a esta cuota y digas lo contrario. Hay tipos de cuotas (anuales) que se saben cuando caducan, pero hay otros tipos de cuotas (por ejemplo en los gimnasios) que tu renuevas cada mes o año y te consideran socio hasta que no comuniques que te quieres dar de baja. A partir de esa fecha de fin la cuota dejará de estar activa y le dejarán de aplicar todas sus configuraciones especiales (etiquetas, horas, precios, etc.).
Selecciona en Aceptar. Se añadirá la venta al carrito.
Para liquidar esta venta puedes:
Seleccionar el botón de Finalizar y elegir la Forma de pago correspondiente.
Seleccionar el botón de Finalizar y Domiciliar dicho recibo.
Dejar la venta Pendiente de pago.
NOTA. Si añades una cuota a un cliente en el TPV y no la pagas o la dejas con entrega a cuenta, el programa no registrará al cliente como socio hasta que haya un pago. Para que el sistema detecte que es socio, tendrás que dividir líneas en el TPV y pagar una de ellas.
Mientras hacíamos esto en el TPV, el sistema automáticamente añadió:
al listado de cuotas (Menú principal > Cuotas > Cuotas ) a este nuevo cliente y su cuota.
También en la ficha del cliente, en la pestaña de Cuotas, podrás ver esta cuota recién añadida.
En la ficha del cliente podrás observar que automáticamente se le ha generado la etiqueta que corresponde a ese Tipo de cuota.
NOTA. Nunca añadas etiquetas manualmente de los tipos de cuota en la ficha del cliente, en ese caso el sistema te indicará mediante un mensaje de error de "etiqueta asignada".
En la pestaña Cuotas dentro de la ficha del cliente, puedes ver los datos con la información de la cuota.
Seleccionando el ID de la Cuota, puedes visualizar en detalle todos los campos relativos a esta cuota.
Sección General
Sección: Menú Principal > Cuotas
ID de la cuota.
Cuota.
Descripción.
Precio personalizado.
Fecha inicio .
Fecha Fin.
Nota: En función de la periodicidad del Tipo de cuota, la fecha de inicio (Obligatoria), tendrá que ser el día 1 según su periodicidad, por ej, si es mensual el día 1 de ese mes, si es Anual el día 1 de enero del presente año.
Sección Domiciliación
Sección: Menú Principal > Cuotas
Domiciliar: Este campo lo activaremos si el cliente quiere que la cuota este o no domiciliada.
Cuenta: en el caso de domiciliar la cuota, aquí seleccionaremos el cliente que vaya a realizar el pago de la cuota.
Sección Beneficiarios
Sección: Menú Principal > Cuotas
Esta sección nos permite añadir a Beneficiarios, les dará derecho a disfrutar de los mismos privilegios que el titular, por ejemplo nos servirá para cuotas familiares, añadiremos al cónyuge e hijos y automáticamente en sus fichas de cliente se les añadirá la etiqueta automáticamente que habremos definido previamente para el Beneficiario en el Tipo de cuota.
Para añadir un beneficiario:
Selecciona el botón de Nuevo
Selecciona el Cliente
Selecciona el botón de Guardar
Sección Documentos
Sección: Menú Principal > Cuotas
En esta sección podemos cargar el contrato o documento con las condiciones de la venta:
Nuevo: Seleccionaremos en el desplegable la plantilla que previamente habremos configurado.
Editaremos dentro de la plantilla los datos necesarios según la instrucciones del Club, este documento se puede Firmar, Imprimir y si necesitamos lo podemos Descargar.
Te adjuntamos aquí el acceso directo a la Configuración de Documentos y donde puedes visualizar estos Documentos.
Cómo editar la configuración de una cuota
Sección: Menú Principal > Cuotas
Busca la cuota usando el buscador rápido o filtros
Selecciona en el ID de la Cuota para entrar en el detalle
Modifica cualquier parámetro, como por ejemplo la fecha fin
Selecciona en Guardar
NOTA. También puedas entrar en el detalle de la cuota a través de la ficha del Cliente > pestaña Cuotas > seleccionando en el ID de la cuota.
Cómo editar el precio de un período de una cuota
Sección: Menú Principal > Clientes > pestaña Ventas
Si necesitas editar el precio del periodo de una cuota, tan solo has de emitir la cuota y editarle el precio de la línea de cuota pendiente de pago, para ello sigue estos pasos:
Selecciona en el botón de Pendientes
Selecciona en el ID de la cuota pendiente
Selecciona en el botón Ver en TPV
En el TPV > edita el precio de la línea de la Cuota,
marca la cantidad en el teclado de la pantalla
selecciona en Precio
Cómo añadir un beneficiario a una cuota
Sección: Menú Principal > Cuotas
Un beneficiario de una cuota puede ser el familiar (cuotas familiares) o un empleado (cuotas corporativas). Un beneficiario, siempre y cuando la cuota esté activa, disfrutará de las mismas ventajas que el titular. Para editar los beneficiario de una cuota:
Selecciona Cuotas
Busca la cuota del titular usando el buscador rápido o filtros.
Selecciona el ID de la Cuota para entrar en el detalle.
En la sección Beneficiarios > selecciona en Nuevo.
Busca y selecciona al Cliente Beneficiario.
Selecciona en Guardar.
NOTA: también puedas entrar en el detalle de la cuota a través de la ficha del cliente > pestaña cuotas > seleccionando en el ID de la cuota.
Cómo emitir recibos de las cuotas
Sección: Menú Principal > Cuotas
El hecho de que un cliente tenga asociada una cuota en su perfil, no significa que el sistema le vaya a emitir los recibos automáticamente cada mes, trimestre o año. El club deberá emitir los recibos de las cuotas manualmente, de manera individual o de manera masiva. Para emitir los recibos:
Puedes crear Filtros si no quieres emitir los recibos de manera masiva
Una vez tengas los filtros creados, tienes que seleccionar los checkboxes de esas líneas
Selecciona el botón de Emitir recibos, aparecerá una ventana emergente (popup)
Elige el Periodo que quieres emitir recibos. El sistema es suficientemente inteligente para saber qué recibos hay que emitir y cuales no (porque se hayan generado anteriormente, porque hayan caducado, etc.).
NOTA: puedes seleccionar el botón de Vista previa en Excel antes de emitir los recibos para ver el detalle de lo que el sistema va a emitir. Si ya están generados, no aparecerán en ese excel. El excel te informa de:
A cuantos clientes se le van a emitir los recibos.
Cuantos recibos, y su cantidad, se van a emitir de manera domiciliada y no domiciliada.
Una vez convencido de que los recibos a emitir son correctos, selecciona el botón de Emitir recibos. En estos momentos el sistema va a emitir una venta pendiente de pago (o albarán) a cada cliente.
NOTA: Más adelante podrás ver estas líneas desde el listado de ventas o desde la ficha del cliente. El cliente podrá acceder a ver su deuda pendiente con el club desde su perfil de la App o Widget. Estas ventas pendientes se podrán pagar:
El club > a través de un fichero SEPA o Q19 (domiciliación)
En recepción > abonando en efectivo, tarjeta,...
Desde el widget o APP > a través de la zona de Mis compras
NOTA: algunos clubes van acto seguido al listado de ventas para emitir una factura completa a cada cliente por estas cuotas. Otros clubes no hacen nada y les vale con la factura simplificada tras la remesa bancaria o el pago en recepción.
En el siguiente paso el sistema te pregunta si quieres crear un fichero Q19 y remesar aquellas ventas creadas y marcadas como "a domiciliar".
Selecciona el botón de Cerrar si no quieres remesar
NOTA: si generamos la remesa el sistema marcará todas esas ventas pendientes de pago como "pagadas" y generará una factura simplificada o un recibo/ticket en caso de estar ya facturadas previamente.
Cómo pagar una cuota pendiente
Sección: Menú Principal
Como hemos explicado en el punto anterior, al emitir un recibo, el sistema crea unas ventas pendientes de pago y las asocia a cada cliente.
Desde listado de líneas vendidas o Clientes,
Selecciona el ID de esa venta pendiente de pago
Selecciona en el botón de Ver en TPV
Selecciona Finalizar
Selecciona la Forma de pago
Cómo eliminar la deuda de la cuota del Cliente
Sección: Menú Principal
Si quieres eliminar la deuda de la cuota del Cliente,
desde el Fichero Q19:
desde esa misma línea que ya has marcado como devuelta
selecciona el botón de Pagar en TPV
selecciona el botón de Anular
desde la ficha del Cliente:
ve a la pestaña de Ventas
selecciona el ID de la línea deseada
selecciona el botón de Ver en TPV
selecciona el botón de Anular
desde el Listado de Ventas
Cómo dar de baja una cuota
Sección: Menú Principal > Cuotas
Busca por cliente
Selecciona el ID de la Cuota
Ahora tienes dos maneras:
Introduce una Fecha fin en esta cuota (hoy o una fecha pasada) para que esta cuota quede inactiva en tu listado de cuotas y selecciona el botón de Guardar. A partir de este momento los privilegios de la cuota dejarán de aplicarse.
Selecciona el checkbox y el botón de Eliminar si no quieres tener esta cuota en el listado.
NOTA. Recomendamos evitar esta opción, pero puede ser útil para cuotas creadas por error, o que quieres eliminar correctamente.
Firmar un Contrato Digital de un Abono o Cuota
Sección: Menú Principal > Clientes
Previamente has de haber creado la cuota al cliente, una vez realizado ese paso,
Busca y entra en la ficha de cliente
Selecciona en la pestaña Cuotas
Selecciona la línea o ID de la cuota deseada
En la parte inferior > Sección Documentos > selecciona en el botón Nuevo
Rellena los campos deseados
Selecciona en el botón de Guardar
Cómo añadir el listado de Beneficiarios al Menú Principal
Para crear un acceso directo al listado de Beneficiarios de una Cuota al listado de Cuotas del Menú Principal, desde la URL de la barra de direcciones,
tienes que acceder al menú de administración poniendo: /admin/admin/menu después del nombre de tu tenant, como por ejemplo:
clubdegolf.golfmanager.com/admin/admin/menu
crea un filtro del campo Nombre del menu que contenga main
busca del menú principal Cuota, recurring o el nombre que aparezca en la lista de tu menú principal
copia ese ID y modificas o añades la información siguiente en cada campo:
Texto: le modificas el nombre de ese acceso directo que vas a crear nuevo, en este caso Beneficiarios
Prioridad: la prioridad que deseas en ese listado
URL: usa el siguiente enlace: /admin/recurring/additionalclient
Icono: borra el icono
Nombre: borra el nombre
Depende de: añades lo que ponga en el campo Nombre: recurring
Selecciona el botón de Guardar
Refresca la página
En dicho listado se visualizarán los siguientes campos:
ID. Es el ID del Beneficiario
Cuota. Es la cuota del cliente Titular
Cliente. Es el cliente Beneficiario
Tipo de Cuota. Es el nombre del Tip de cuota
Curso del módulo de Cuotas
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