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Sección: Menú Principal > Stock > Inventarios
Preguntas Frecuentes
Introducción
La herramienta de inventario te será útil para controlar al final de un periodo la cantidad que tienes de cada artículo, comparar con lo que dice el programa, y regularizar las diferencias.
Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos.
Como hacer un inventario
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Desde el Menú principal:
Haz clic en Stock > Inventario > Nuevo.
Elige el Almacén en el que vas a realizar el inventario.
Asigna un Nombre a este inventario. Por ejemplo "Inventario Noviembre Golf".
Añade una Observación si lo estimas necesario.
Haz clic en Guardar. Con esto habremos creado la "cabecera" de nuestro inventario y se habilitará en la parte inferior una nueva sección donde añadir nuestros productos.
NOTA: sólo podrás hacer el inventario de aquellos productos que tienen activada la opción Gestionar stock y con código de barras.
Como añadir productos al inventario
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Para añadir productos puedes optar por alguna de estas opciones:
Agregar > Desde buscador. Puedes usar esta opción si quieres añadir los productos uno a uno de manera manual.
Busca y selecciona el Producto.
Escribe la Cantidad que tienes de este producto en este almacén.
Agregar > Desde una subfamilia. Puedes usar esta opción para añadir de una vez todos los productos dentro de una subfamilia.
Busca y selecciona la Subfamilia.
Haz clic en Agregar esta subfamilia.
Nota: Desde aquí podrás añadir todos los productos que tienen activada la opción de "Gestionar stock" en su ficha y que contenga código de barras de todas las subfamilias.
Agregar > Desde Excel. Con esta herramienta podrás importar los datos desde un Excel, que se puede generar manualmente o con un escáner/PDA específicos para esta tarea.
Busca y selecciona el Excel a importar.
Agregar > Desde CSV. Con esta herramienta podrás importar los datos desde un Excel o un archivo de texto .txt, que se puede generar manualmente o con un escáner/PDA específicos para esta tarea.
Agregar > Todos los Productos. para añadir todos los productos que tienen stock virtual pero que realmente su stock en tienda es nulo. Elige está opción sólo en caso de realizar un inventario total. Con esta opción podrás añadir todos los productos que tienen activada la opción de "Gestionar stock" en su ficha y que contengan códigos de barras.
Como añadir productos manualmente desde el buscador a un inventario
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Clic en el ID del inventario.
Clic en Agregar > Desde buscador.
En el pop up selecciona el producto en el desplegable y las unidades.
Clic en Aceptar.
Como añadir productos desde una subfamilia
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Cuando se hace un inventario hay que tener en cuenta también aquellos productos que el sistema refleja que tienen stock, pero que realmente su stock físico en tienda es cero. Para añadir estos productos al inventario con 0 unidades siga los siguientes pasos:
Dirígete al ID del inventario correspondiente.
Clic en Agregar > Desde una subfamilia.
Selecciona en el desplegable la Subfamilia y clic en Agregar esta subfamilia para añadir los productos correspondientes a la subfamilia elegida. Elige está opción en caso de hacer un inventario parcial.
Como importar un excel con códigos de barras a un inventario
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Con esta herramienta podrás importar los datos desde un Excel, que se puede generar manualmente o con un escáner/PDA específicos para esta tarea.
Para hacer un inventario mediante una importación hay que crear un archivo excel que recoja solo códigos de barras de los productos.
Para ello, abre un archivo nuevo de excel, sitúa el cursor en la celda B1,
Con escáner: empieza a leer los códigos de barras de los productos con la pistola lectora, uno tras otro y tantas veces como productos haya, tal y como puedes ver en el siguiente ejemplo.
Manualmente: añade los códigos de barras de los productos, uno tras otro y tantas veces como productos haya, tal y como puedes ver en el siguiente ejemplo.
NOTA: Las celdas de la columna B deberán tener un formato tipo “texto”. Clic en la pestaña Inicio de la hoja excel y en el apartado Número, selecciona el formato Texto
Una vez terminado y guardado el excel, dirígete al inventario correspondiente y desde la sección Líneas:
Clic en Agregar > Desde Excel.
Clic en Seleccionar Archivo.
Selecciona el archivo de tu ordenador.
Clic Abrir.
Si en la importación hubiera algún error, entonces las líneas se visualizaran con un fondo rosado y, en la columna se mostrará un mensaje indicando el tipo de error. Para más información, selecciona este link.
Como corregir los errores al importar un archivo de excel a un inventario
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Para hacer un inventario mediante una importación hay que crear un archivo excel que recoja solo códigos de barras de los productos que se van a inventariar.
Si en la importación hubiera algún error, entonces las líneas se visualizaran con un fondo rosado y, en la columna Error se mostrará un mensaje indicando el tipo de error.
Los dos tipos de errores posibles son los siguientes:
El producto no gestiona stock: Para solucionar este error clic en los tres puntitos y selecciona Gestionar stock ó Eliminar.
Asocie un producto a este código de barras: Para solucionar este error clic en los tres puntitos y selecciona Buscar producto, Crear producto ó Eliminar.
Como añadir productos desde CSV
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Con esta herramienta podrás importar los datos desde un Excel o desde un archivo de texto .txt, que se puede generar manualmente o con un escáner/PDA específicos para esta tarea.
Para hacer un inventario mediante una importación hay que crear un archivo excel, que recoja solo códigos de barras de los productos y el conteo, y luego guardarlo como un archivo texto .txt.
Para ello, abre un archivo nuevo:
Con archivo Excel: sitúa el cursor en la celda A1 para el código de barras y en la celda B1 para el conteo.
NOTA: Las celdas de la columna A del Excel deberán tener un formato tipo “texto”. Selecciona en la pestaña Inicio de la hoja excel y en el apartado Número, selecciona el formato Texto.
Con archivo de Texto: código de barra + coma (,) + conteo.
Si preparaste un archivo Excel, ahora hay que pasarlo a archivo .csv para poder importarlo:
Selecciona Guardar como > Otros formatos o más opciones
En el desplegable Tipo > selecciona la opción CSV (delimitado por comas)
Selecciona el botón de Guardar
Ve a la carpeta donde hayas guardado este archivo
Selecciona el archivo con el botón derecho del ratón > Abrir con > WordPad o Bloc de notas
Selecciona la opción Seleccionar todo
Selecciona la opción Reemplazar
En Buscar pon punto y coma > ;
y en Reemplazar por pon coma > ,
Selecciona el botón de Reemplazar todo
Selecciona Guardar y cerrar el archivo
Dirígete al inventario correspondiente y desde la sección Líneas:
Selecciona en el desplegable de Agregar > Desde CSV
Selecciona en Seleccionar Archivo
Selecciona el archivo de tu ordenador que acabas de guardar
Selecciona en el botón Abrir
Si en la importación hubiera algún error, entonces las líneas se visualizaran con un fondo rosado y, en la columna se mostrará un mensaje indicando el tipo de error. Para más información, selecciona este link.
Como añadir productos desde la opción "Todos los Productos"
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Con esta opción podrás añadir todos los productos que tienen activada la opción de "Gestionar stock" en su ficha y que contengan códigos de barras.
Para añadir todos los productos que tienen stock virtual pero que realmente su stock en tienda es nulo. Elige está opción sólo en caso de realizar un inventario total.
Una ventana emergente indicara cuantos productos han sido añadidos ó nos avisará en el caso de que hubiera algún error.
Clic en el ID del inventario.
Clic en Agregar > Todos los Productos.
Y se añadirán todos los productos con stock.
Conectar pistola Láser / lector código de barras
Para ello, conecta la pistola al ordenador, ya sea por cable o bluetooth.
Para que la pistola lea el código de barras, previamente se ha de cumplimentar los códigos de barras en los productos.
Dirígete al Inventario y lee el código de barras del producto.
Se añadirá automáticamente al conteo.
Líneas de un inventario
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Una vez añadidos los productos veremos:
ID: Identificador único de este producto en Golfmanager.
Nombre del producto.
Código de barras de este producto.
Conteo o número de unidades que tenemos de este producto en este almacén. Esta cantidad podrá ser modificada manualmente y, presionando "Enter" en el teclado, la diferencia será actualizada.
Cantidad teórica de este producto en este almacén según el sistema.
Diferencia entre la cantidad contada y la teórica del sistema.
Subfamilia del producto para ayudar en listados y filtros.
Familia del producto para ayudar en listados y filtros.
Error. Muestra cualquier aviso en el inventario de este producto (sin código de barras, etc.).
Nota: podremos eliminar un producto de esta lista seleccionándolo y presionando el botón Eliminar.
📊 Coste medio en el inventario
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Se han añadido las columnas de precio medio en los inventarios para poder visualizar el coste de la regularización.
Cómo importar líneas de inventario desde un excel
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Puedes usar el listado de stock o el de productos u otro inventario para obtener un excel con los datos del ID y el código de barras del producto.
Para importar líneas de inventario, NO puede haber ninguna línea regularizada. En ese caso tendrás que crear un inventario nuevo.
Crear un excel con las siguientes columnas:
inventoryId: es el ID del inventario
Producto: es el ID del producto
Código de barras: es el código de barras de ese producto
Conteo: cantidad de productos contados
Estado: 1 (pendiente de regularizar)
Guardar el archivo
Desde dentro del ID de un inventario
Ve hasta abajo, a la sección Líneas
Selecciona los 3 puntitos > importar desde excel
Seleccionar el archivo guardado anteriormente
Seleccionar en el desplegable de la primera columna el campo > Inventario
Seleccionar el botón de Importar
Seleccionar el botón de Actualizar cantidades teóricas
Como regularizar un inventario
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Una vez tenemos las diferencias bien claras podremos opcionalmente:
Regularizar stock, para regularizar las líneas seleccionadas o
Regularizar todas para regularizar todas las líneas de este inventario con diferencias.
En este momento el sistema creará unos movimientos de almacén de tipo "Regularización" para dejar las cantidades de cada producto según nuestro último conteo.
Como ver los movimientos de un inventario
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Podremos ver solo los Movimientos de almacén que este inventario y su regularización han creado. El sistema te llevará al listado de movimientos de stock con el filtro de este inventario incorporado.
NOTA: la valoración del inventario de un mismo articulo con diferentes reposiciones y diferentes precios de coste será valorado por el precio medio ponderado (PMP) siempre que tengas configurado el sistema con la avanzada de precio medio stock.autoUpdateAverageCost. Para más información, dirígete a este link.
🛍️ Consulta fácilmente los movimientos de un inventario
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Añadimos en el inventario un botón que nos da la posibilidad de acceder a todos los movimientos de stock generados por ese inventario. En este caso, por venir de un inventario, de tipo "regularizaciones". Con este nuevo botón, accederás fácilmente a la trazabilidad de tus inventarios.
🛍️ Botón para recalcular cantidades en inventarios
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Cuando hacías un inventario muy largo, podría pasar que durante este realizaras alguna venta a un producto ya inventariado o por contar. Habrá veces que necesitarás recalcular las cantidades teóricas, y otras no. Para ello, hemos añadido un botón para que actúes de la forma que mejor te convenga.
Video tutorial de un inventario
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Aquí también tienes un link a un video donde explicamos como hacer un inventario (minuto 31:10)
¿Se puede hacer un inventario desde 2 ordenadores a la vez?
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Puedes hacer un inventario desde 2 ordenadores y con 2 pistolas diferentes o puedes hacer un inventario para cada subfamilia desde cada ordenador.