Índice
Zona de Usuarios:
Cuotas
Q19
Zona de Configuración
Cuotas. Introducción
Sección: Menu principal> Facturación > Cuotas
En este listado vamos a ver todas las cuotas asociadas a nuestros clientes. Es importante mencionar que no hay una base de datos de clientes y otra distinta para socios. Todos los clientes de nuestro club, y sus datos, estarán en nuestro listado de clientes, y en este listado de cuotas se asociarán a esos clientes con alguna de nuestras cuotas.
Previamente a crear nuevas cuotas a nuestros clientes deberemos haber creado los Tipos de Cuotas.
Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos.
Listado de Funcionalidades
Puedes generar los recibos, cobros y facturas de manera totalmente automática. Nuevo Premium
Puedes crear cuotas con distintas periodicidades (mensual, trimestral, semestral y anual).
Puedes crear una periodicidad de pago único.
Puedes decidir si la cuota funciona como prorrateo (usando fechas naturales) o sin prorrateo (desde la fecha de inscripción). Nuevo
La cuota puede añadir una etiqueta al titular y sus beneficiarios, que le darán privilegios automáticamente en el club durante la vigencia de la cuota.
Puedes elegir el día que emites los recibos
Botones especiales
Nueva:
Cliente. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un cliente de tu base de datos
Tipo de cuota. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un tipo de cuota
Inicio. Seleccionar una fecha de inicio (opcional)
Fin. Seleccionar una fecha de fin (opcional)
Precio personalizado. Añadir un precio personalizado (opcional)
Domiciliar. Activar/desactivar esta opción (opcional)
Observaciones privadas. Añadir observaciones privadas (opcional)
Observaciones en factura. Añadir observaciones en la factura (opcional)
Acciones:
Generar Q19
Exportar
Exportar (todas las columnas)
Importar
Edición masiva
Ver la papelera
Emitir cuotas:
Seleccionar un ID
Botones especiales
Editar
Nuevo
Acciones:
Ver historial
Copiar
Eliminar
Emitir cuotas:
Sección General
Cliente. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un cliente de tu base de datos
Tipo de cuota. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un tipo de cuota
Inicio. Seleccionar una fecha de inicio (opcional)
Fin. Seleccionar una fecha de fin (opcional)
Precio personalizado. Añadir un precio personalizado (opcional)
Domiciliar. Activar/desactivar esta opción (opcional)
Observaciones privadas. Añadir observaciones privadas (opcional)
Observaciones en factura. Añadir observaciones en la factura (opcional)
Sección Addons
Nuevo:
Producto. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable un producto
Precio personalizado. Añadir un precio personalizado (opcional)
Inicio. Seleccionar una fecha de inicio (opcional)
Fin. Seleccionar una fecha de fin (opcional)
Observaciones privadas. Añadir observaciones privadas (opcional)
Acciones:
Edición masiva
Sección Beneficiarios
Nuevo:
Cuota. Campo obligatorio. Se visualiza la cuota por defecto
Cliente. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable a un cliente de tu base de datos
Acciones:
Edición masiva
Sección Contratos
Generar contrato:
Plantilla. Campo obligatorio. Seleccionar del desplegable una plantilla o crear una nueva
Acciones:
Edición masiva
Cuotas. Cómo asignar una cuota nueva a un cliente
Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas
Busca y selecciona el ID del cliente. Entrarás en la ficha de tu cliente. Si no existe el cliente deberás crearlo para poder continuar
Selecciona en Nueva
Busca y selecciona el Tipo de cuota a asociar. Previamente la debes de haber creado
Elige la fecha de Inicio de la cuota o desde cuando va a ser socio
Opcionalmente rellena la fecha de Fin para esta cuota o hasta cuando dejará de ser socio. Hay muchas veces que no sabes hasta qué fecha nuestro cliente va a ser socio y, por lo tanto, puedes dejar esta fecha vacía. El sistema seguirá emitiendo recibos a este cliente mientras no haya una fecha fin especificada
Opcionalmente elige la Forma de pago programada para esta cuota, o como le vas cobrar a tu cliente:
Si eliges tu pasarela de pago online (ej. Stripe), el sistema le cobrará la cuota automáticamente a la tarjeta del cliente
Si eliges domiciliación bancaria el sistema le añadirá al archivo Q19/Sepa automáticamente
Si eliges otra forma de pago, el sistema lo marcará como tal pero sin realizar nada automáticamente
Opcionalmente rellena el Precio personalizado para este cliente. Normalmente este campo se deja vacío porque la mayoría de veces se cobra al cliente la tarifa estándar. Pero si este cliente va a tener un precio especial, aquí es donde lo debes de poner
Opcionalmente rellena las Observaciones privadas o notas que podrás visualizar internamente tú cómo empleado pero no el cliente
Opcionalmente rellena las Observaciones en factura o notas que el cliente podrá visualizar en sus facturas de esta cuota
Selecciona en Guardar. Se habilitarán las secciones de Addons y Beneficiarios en la parte inferior de la pantalla
NOTA. Esta cuota se habrá añadido automáticamente al listado de cuotas y a la ficha del cliente (pestaña cuotas). Podrás acceder al listado de cuotas en Menú principal > Facturación > Cuotas para editarla o eliminarla en un futuro cuando necesites.
Cuotas. Cómo añadir un addon a una cuota existente
Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas
Introducción a addons.
Un addon es como un extra a la cuota principal del cliente. Ej. cuota de buggy, cuota de taquilla. La factura entonces vendrán con conceptos separados, por un lado la cuota principal (ej. cuota socio) y por otro los addons (ej. taquilla).
Nota 1. Los addons tienen la misma periodicidad que la cuota principal. Si vas a cobrar los distintos conceptos en días diferentes, no podrás hacerlo como addon y tendrás que crear otra cuota con ese extra.
Nota 2. Los addons dependen de la cuota principal, es decir, se cancelarán automáticamente si se cancela la cuota principal.
Cómo añadir un addon.
Selecciona en Nuevo
Busca y selecciona el Producto que debe de haber sido creado anteriormente
Opcionalmente escribe un Precio personalizado si vas a cobrar al cliente un precio distinto al estándar definido en el producto
Opcionalmente elige una fecha de Inicio y Fin. Si se deja en blanco, se usarán las fechas de la cuota principal
Opcionalmente escribe Observaciones privadas para añadir notas a este addon. Nota, no será visible por el cliente
Selecciona en Guardar
Se habrá añadido el addon y será facturado al cliente junto con la cuota principal cuando se vayan a emitir los recibos.
Cuotas. Cómo añadir un beneficiario a una cuota existente
Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas
Esta sección te puede ser muy útil si tu club gestiona cuotas familiares y/o corporativas.
Selecciona en Nuevo
Busca y selecciona al Beneficiario
Selecciona en Guardar
El beneficiario será añadido a la cuota principal junto con los beneficios generados por esta.
NOTA. Los beneficios de la etiqueta del tipo de cuota serán transmitidos a los beneficiarios mientras la cuota del titular esté activa.
Cuotas. Cómo emitir el primer recibo
Sección: Menú Principal > Facturación > Cuotas
Una vez completados los pasos anteriores (cuota del titular, addons y beneficiarios) puedes continuar de dos maneras:
Que quieras cobrar el primer recibo en en ese mismo momento
Que quieras dejar ese recibo pendiente hasta la próxima emisión de recibos masiva
En esta sección vamos a ver el primer caso:
Si has seguido los pasos anteriores, seguramente ya estás en el detalle de la cuota de tu cliente, pero si estás en otra parte del programa accede al listado de cuotas en Menú principal > Facturación > Cuotas
Busca la cuota deseada
Selecciona en su ID para entrar en el detalle de la cuota
En la parte superior, selecciona en Emitir cuota. Aparecerá un popup
Confirma el Rango de fechas deseado
NOTA. Por defecto el sistema te ofrecerá el rango de fechas de este mes. Pero si quieres emitir recibos de un periodo mayor edita las fechas a tu gusto
Selecciona en Aceptar. el sistema habrá generado una venta y una factura pendiente de pago. El sistema te redirigirá al listado de facturas donde verás la que acabas de generar
Selecciona en la Referencia de la factura
Selecciona en Recibo
Selecciona la Forma de pago
Selecciona en Aceptar
La venta y las facturas cambiarán si estado a pagadas.
NOTA. Si la cuota la paga otra persona (por ejemplo el caso de un hijo de socio), se visualizará en la descripción de la venta y la factura el cliente de esa cuota para que pueda el socio tener todos los conceptos de la factura perfectamente desglosados.
NOTA. V3 te permite poner observaciones en factura en cada forma de pago. De esta manera, cuando un cliente por ejemplo vaya a pagar una factura por Transferencia bancaria, verá en la parte inferior de su factura estas observaciones con instrucciones y número de cuenta. Todo este proceso se configura una vez en V3 y el resto de facturas salen con observaciones personalizadas según la forma de pago preferida del cliente.
Cuotas. Cómo emitir recibos masivamente
Sección: Menú Principal > Facturación > Cuotas
En esta sección vamos a ver como poder emitir los recibos a todos nuestros socios/abonados.
En la parte superior, selecciona en Emitir cuota. Aparecerá un pop up
Confirma el Rango de fechas deseado. Nota por defecto el sistema te ofrecerá el rango de fechas de este mes. Pero si quieres emitir recibos de un periodo mayor edita las fechas a tu gusto
Selecciona en Aceptar. El sistema calculará automáticamente a qué clientes le corresponden generar un recibo y le generará una venta y una factura pendiente de pago a cada uno.
NOTA. Si en el rango elegido no hay cuotas a las que poder emitir recibos, el botón Aceptar estará en modo apagado para que no le puedas dar pensando que has emitido recibos. Elige un rango con nuevas fechas y verás que este botón cambia de color
A partir de aquí podrás continuar de dos maneras:
Si tienes la opción Facturar automáticamente activada, serás redirigido al listado de Facturas emitidas para poder continuar a partir de ahí.
Si tienes la opción Facturar automáticamente desactivada, puedes continuar manualmente como quieras, a través del listado de Facturas, de Ventas o a través de la Ficha del cliente.
NOTA. Si la cuota la paga otra persona (por ejemplo el caso de un hijo de socio), se visualizará en la descripción de la venta y la factura el cliente de esa cuota para que pueda el socio tener todos los conceptos de la factura perfectamente desglosados.
NOTA. V3 te permite poner observaciones en factura en cada forma de pago. De esta manera, cuando un cliente por ejemplo vaya a pagar una factura por Transferencia bancaria, verá en la parte inferior de su factura estas observaciones con instrucciones y número de cuenta. Todo este proceso se configura una vez en V3 y el resto de facturas salen con observaciones personalizadas según la forma de pago preferida del cliente.
Cuotas. Cómo se facturan los recibos
Sección: Menú Principal > Facturación > Cuotas
Es interesante que sepas como funciona V3 por detrás mientras emites tus cuotas. En este caso hablamos de varios puntos importantes relacionados con la facturación:
Al emitir las cuotas el sistema generará por detrás una venta de cuota por cada cliente. En el mismo paso, V3 te permite activar la opción de generar facturas automáticamente y, además de generar la venta como hemos dicho, podrá generar las facturas sin ningún paso adicional.
El cliente que tenga en su ficha tenga la opción de Facturar a activada, se le emitirá la cuota a su nombre, pero se generará la venta, la factura y el cobro al cliente que tenga en ese Factura a. Por lo tanto, es posible que todas las cuotas de una familia se agrupen en una sola factura y cargo usando esta funcionalidad. En la factura de esta familia, se desglosará cada cuota y se podrá identificar claramente en la descripción que la cuota es de un servicio y un familiar en concreto.
Según la configuración que tengas en el tipo de factura, es probable que el tipo de factura completa exige que los clientes a los que facturas deban de tener en su ficha un NIF válido. Por lo tanto, si tienes la facturación automática activada, no vas a poder emitir recibos si hay clientes sin NIF. Añade esta información en los clientes que faltan y vuelve a emitir recibos hasta que no obtengas ningún error de NIFs. Esto no aplica a los familiares que facturan todo al titular.
Cuotas. Cómo cobrar un recibo manualmente
Sección: Menu principal > Facturación > Cuotas
Podrás cobrar un recibo individualmente o a todos los clientes a la vez mediante SEPA o tarjeta tokenizada. Ahora vamos a ver el primer caso.
Lo que ha hecho el sistema de cuotas al emitir recibos es generar ventas y facturas a cada cliente como cualquier otra parte del sistema (reservas, tpv, etc.), por lo que puedes seguir las instrucciones genéricas del sistema para pagarlas.
Q19. Cómo cobrar recibos masivamente
Sección: Menu principal > Facturación > Q19
Al emitir los recibos de manera individual o masiva, el sistema habrá creado tanto ventas como facturas pendientes de pago a cada cliente. Podrás cobrar un recibo individualmente o todos a la vez mediante SEPA o tarjeta tokenizada. En esta sección vamos a ver como cobrar todos los recibos generados de manera masiva.
Q19. Cómo cobrar los recibos mediante domiciliación SEPA
Sección: Menú Principal > Facturación > Q19
Selecciona en Generar Q19. Aparecerá un popup
Añade una Descripción para este Q19. Te servirá para identificarlo después entre todos tus Q19s
Selecciona la Fecha de vencimiento
Selecciona la Empresa con la que quieres emitir el Q19
Selecciona Aceptar. Saldrá una ventana con posibles errores o una ventana de confirmación.
Selecciona Aceptar para cerrar este popup
Ahora, o más adelante, puedes descargar el fichero Q19 seleccionando en Descargar. Este fichero descargado será el que tendrás que subir en tu banca online.
Para marcar como pagadas las ventas incluidas en el Q19, sigue los siguientes pasos:
Desde el listado de Q19, selecciona la referencia del Q19
En el detalle del Q19, selecciona todos los checkbox de las líneas del Q19. Si seleccionas el primero de la columna, se marcarán todos.
En la sección de líneas del Q19, selecciona el botón de Acciones.
En el desplegable selecciona Marcar pagado.
En el popup que aparece, selecciona Aceptar
El estado de la línea pasará de Pendiente de pago (rojo) a Pagado (verde)
NOTAS.
Desde la pantalla de Q19, en el botón de Acciones, podrás mandar un mensaje a tus clientes. Por ejemplo, “vamos a pasar las cuotas por favor tengan saldo para evitar devoluciones”
Una venta no puede estar en más de un Q19
Una venta incluida en un Q19 no se puede pagar directamente desde ventas. Tendrías que eliminarlo del Q19 para pagar en TPV
En la pantalla de Q19 se ven las ventas domiciliadas agrupadas por cliente. Haciendo clic en una línea accederás al detalle de todos los cargos de ese cliente. Si añades más ventas al Q19, se incluirá en las ventas ya agrupadas anteriormente de ese cliente
Q19. Cómo devolver un recibo en el Q19
Sección: Menú Principal > Facturación > Q19
Es muy probable que algún cliente te devuelva algún recibo, bien por falta de saldo o que ellos lo han devuelto manualmente desde su banca online. Para marcar en V3 que este recibo ha sido devuelto deberás seguir los siguientes pasos:
Busca y Selecciona la referencia del Q19 en el que hiciste el cobro a tu cliente.
En el detalle del Q19, en la parte inferior, busca y Selecciona tu cliente que ha devuelto el recibo.
Ahora puedes continuar de dos formas:
Selecciona en Marcar devuelto si quieres volver a remesar este recibo más adelante. La usamos cuando pensamos que el cliente va a pagar la siguiente vez que le domiciliemos. Cuando vayas a generar el próximo Q19, el sistema añadirá este recibo de nuevo.
Selecciona en Marcar devuelto y no domiciliar si no quieres volver a remesar este recibo más adelante. La usamos cuando pensamos que el cliente no va a pagar la siguiente vez que le domiciliemos y así evitar gastos bancarios de devolución. Cuando vayas a generar el próximo Q19, el sistema no añadirá este recibo de nuevo.
Selecciona en Aceptar
El sistema generará un cobro en negativo en la caja, haciendo que la venta y factura esté pendiente de pago. Verás en el propio Q19, en la línea de ese cliente, que el recibo ha sido devuelto.
Q19. Cómo pagar un recibo devuelto
Sección: Menu principal > Facturación > Q19
Cuando se devuelve un recibo desde el Q19 lo que en realidad está pasando por detrás es que la venta y la factura han vuelto a ser marcadas como pendientes de pago. Entonces, puedes pagar estas ventas pendientes.
Configuración:
Sección: Menú Configuración > Cuotas > Configuración
Emisión automática de cuotas. Activar/desactivar esta opción. El sistema mirará todos los días si hay recibos que emitir ese día, como lo tendría que hacer cualquier humano, y los generará automáticamente. Esto resultará en un ahorro importante de tiempo para el club.
Cobro automático. Selecciona del desplegable una opción o crear uno nuevo:
Bono monedero
Bono unidades
Depósito
Generar facturas. Activar/desactivar esta opción, se generan del tipo predeterminado. Si quieres que tras emitir los recibos automáticos se emita una factura, aunque no estén pagadas.
Tipos de cuota
Sección: Menú Configuración > Cuotas > Tipos de cuotas
Una cuota es un servicio que ofrece el club a sus clientes.
Estas cuotas se podrán cobrar al cliente de diferentes maneras: un sólo pago al inicio, o recurrentemente (suscripción).
La emisión de estas cuotas puede ser manual o el sistema las puede generar automáticamente, incluyendo el cobro, la facturación y el envío al cliente de estos. Estas cuotas podrán añadir etiquetas a los clientes que lo contraten, las cuales le darán beneficios en disponibilidad, precios, etc.
Sección General
Nombre para tu cuota. Ej. Cuota anual.
Periodicidad de tu cuota: mensual, trimestral, semestral o anual.
Producto. Cada vez que emitas un recibo de una cuota, se creará una venta con este producto que previamente deberás haber creado. En el producto es donde vas a poner el precio para este tipo de cuota.
Prorrateo o no. Aquí te explico los casos:
Prorrateo SI. El sistema emitirá los recibos de los clientes usando fechas naturales: día 1 de cada mes, trimestre, semestre o año. Por lo tanto, el precio del primer recibo será un cálculo desde hoy hasta el primer día 1 de manera proporcional. Ejemplo, si la cuota mensual cuesta 100€ y me inscribo en el club un día 15, pagaré sólo 50€ que es la parte proporcional del mes, y el siguiente recibo sería el día 1 del siguiente mes de 100€.
Prorrateo NO. El sistema ignorará las fechas naturales y contará a partir de la fecha de inscripción. Siguiendo con el ejemplo anterior, si la cuota mensual es de 100€ y me inscribo en el club un día 15, pagaré 100€ y el siguiente recibo será el día 15 del mes siguiente de 100€.
Etiqueta que asigna que se le añadirá al contratar la cuota. Esta etiqueta le podrá dar beneficios por ser socio siempre. Y cuando la cuota esté activa. En cuanto la cuota llegue a su fin esta etiqueta desaparecerá de su ficha y dejará de tener esos privilegios de ser socio. Todo este proceso de etiquetas, si está todo bien configurado, es automático y ahorra mucho tiempo y errores al club.
Etiqueta de beneficiario. Mismo caso del punto anterior pero con el beneficiario de la cuota. V3 te permite crear una cuota asociado a un titular, y también permite añadir a la misma cuota uno o varios beneficiarios. Pues la etiqueta se añade automáticamente a los beneficiarios siempre que la cuota esté activa. En algunas ocasiones te puede interesar que la etiqueta sea distinta a la del titular.
Día de emisión. Este campo está visible si tienes marcada la opción anterior de Prorrateo. Cuando eliges prorrateo, hemos dicho antes que el sistema hace el cálculo hasta el siguiente día 1. Funcionará así si este campo lo dejas vacío, pero a lo mejor a tu club le interesa empezar el día 5 a contar. Este cambio va a afectar en dos cosas muy importantes:
El cálculo del prorrateo se va a hacer hasta este día y no hasta el día 1.
Los recibos se van a generar ese día y no el día 1. Por lo tanto no hay que confundirse con “cuando genero los Q19”. Lo más normal es que funciones con el día 1, y que luego tu emitas los recibos cuando tú quieras (día 28, día 3…) pero siempre calculando los prorrateos hasta el día 1.
Sección Venta online
Venta online. Seleccionar esta opción para activar la venta online.
Descripción. Añade una descripción para la venta online
Imagen.
Sección Clientes
Esta sección muestra un listado de todos los clientes que tienen asociada este Tipo de Cuota. Desde este listado, al igual que desde el listado de cuotas general, también es posible crear una nueva cuota y emitir recibos de este Tipo de Cuota.
Este listado también es posible visualizarlo en una tabla.
Sección Tabla
Esta sección muestra todos los clientes que tienen asociada este tipo de cuota en formato tabla. Esta tabla es muy útil para que de un modo visual puedas consultar el estado de las cuotas de tus clientes.
Filtro de fecha: Permite seleccionar un rango de fechas específico.
Emitir: Puedes seleccionar una o varias cuotas, así como columnas de cuotas, para emitirlas.
Omitir: Permite seleccionar y omitir cuotas específicas de los clientes, facilitando una gestión más flexible de las mismas. Para omitir una cuota desde la tabla:
Selecciona las cuotas que deseas omitir. Puedes omitir las cuotas por cliente y por mes.
Ten en cuenta que solo se pueden omitir las cuotas que no hayan sido emitidas
Selecciona el botón Omitir.
Verás como en la celda de la cuota seleccionada, el importe es sustituido por una línea discontinua y no se muestra el importe.
Si seleccionas Emitir Todas, el sistema filtrará las cuotas que ya han sido omitidas y te mostrará un mensaje con el número de las cuotas emitidas.
TPV: Te permite seleccionar una o varias cuotas, así como columnas de cuotas, y acceder al TPV con esas cuotas.
Pago rápido: Ofrece la posibilidad de seleccionar una o varias cuotas, así como columnas de cuotas, y proceder al pago rápido con esas cuotas. La última fila de la tabla muestra el total en cantidad de dinero y el número de recibos.
Colores:
Azul: Pendiente de emitir recibo
Rojo: Recibo emitido y pendiente de pago
Verde: Recibo emitido y pagado
Nota 1: Este formato tabla para la visualización de las cuotas, también está disponible en aquellos cursos donde el Tipo de curso asignado, tenga añadida una cuota.
Nota 2: Para la gestión de cursos en el módulo Escuela con un número reducido de alumnos, el uso de una tabla puede ser una herramienta útil para organizar y visualizar la información de manera eficiente. Para gestionar las cuotas del club recomendamos que se gestiones desde el listado de cuotas ya que la visualización de la tabla está limitada a 100 registros.
Addons
Sección: Menú Configuración > Cuotas > Addons
Producto.
Precio personalizado.
Inicio.
Fin.
Observaciones privadas.