Le suivi de budget transforme votre budget initial en outil de pilotage. Il permet de comparer le réalisé au budget, d’obtenir un résultat en atterrissage et d’actualiser la projection de trésorerie.
1. Disposez d’un budget initial
Le suivi compare les réalisations comptables aux prévisions. Vérifiez donc qu’un budget complet et validé existe dans le dossier avant d’activer le suivi.
❗ Conservez le budget initial comme base de comparaison. Ne remplacez pas ses valeurs par le réalisé avant d’activer le suivi.
2. Activez le suivi
ouvrez le dossier et cliquez sur « Suivi » ;
précisez la période couverte, généralement un exercice ;
cliquez sur « Activer le suivi ».
3. Importez les données réalisées
3.1 Importation automatique
Dans le menu du suivi, cliquez sur « Nouvelle importation du réalisé », sélectionnez l’importation automatique, puis le logiciel, le dossier et la période.
3.2 Importation manuelle
Générez un fichier .txt, .csv ou First depuis votre logiciel comptable. Cliquez ensuite sur « Nouvelle importation du réalisé » et téléchargez le fichier.
❗ Réalisez toujours l’importation depuis le menu « Suivi ». Une importation classique dans le plan financier pourrait modifier ou remplacer les données budgétaires.
3.3 Réalisez le mapping
indiquez le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales ;
précisez la période couverte par les données réalisées ;
indiquez si la première ligne contient les titres ;
reliez les colonnes aux champs «Code comptable», «Intitulé», «Solde» ou «Débit / Crédit».
4. Vérifiez le matching des codes
HannaH rapproche les codes du réalisé des codes du budget. Vérifiez chaque proposition, particulièrement les correspondances affichées en orange.
un code correctement associé apparaît en noir ou en vert ;
si le code n’existe pas dans le budget, sélectionnez une autre ligne ou demandez à HannaH de créer le nouveau code ;
terminez le matching jusqu’à ce que toutes les correspondances soient validées.
5. Analysez la projection
L’écran « Projection » combine le réalisé jusqu’à la date choisie et le budget pour les périodes restantes. Les crayons permettent de corriger manuellement les valeurs importées.
Vérifiez la date « Situation réelle jusqu’à ». Une date ultérieure transforme des mois budgétés en mois réalisés ; une date antérieure remplace les réalisations concernées par le budget.
Comparez les colonnes « Total projection », « Total budget » et, lorsqu’elles sont disponibles, les données de l’exercice précédent.
6. Analysez les écarts
Étudiez les écarts mensuellement, trimestriellement ou selon un cumul personnalisé. Pour chaque famille ou élément, HannaH affiche le budget, le réalisé ainsi que les écarts en valeur et en pourcentage.
💡 Ne vous limitez pas à la couleur de l’écart. Analysez sa cause, son caractère ponctuel ou durable et son influence sur la projection de fin d’exercice.
7. Vérifiez la projection de trésorerie
La projection actualisée repose sur le solde réel de trésorerie, les prévisions restantes du budget et le remboursement des créances et dettes à la date du suivi.
Contrôlez les soldes de créances et dettes et adaptez leurs échéanciers si les encaissements ou paiements prévus ont changé.
8. Générez le rapport
Dans l’impression, sélectionnez le modèle « Suivi ». Ajoutez des commentaires sur les écrans de projection et d’écarts afin d’expliquer les principaux résultats et mesures à prendre.
9. Vidéo