🎬 Découvrez également la procédure d’actualisation de budget en image: ici
Une fois que votre budget est élaboré, que ce soit pour une entreprise en création ou une entreprise existante, il serait dommage de le laisser de côté. Avec HannaH, vous pouvez le mettre à jour avec les données réelles. La façon la plus aisée de le faire sera avec l'outil de suivi de budget.
Vous pouvez également actualiser vos prévisions de trésorerie et de rentabilité tout au long de l'exercice en utilisant les données encodées dans la comptabilité.
La mise à jour du budget est notamment utilisée dans les cas suivants :
Prévoir un financement pour remédier à un déficit de trésorerie;
Optimiser la trésorerie de l'entreprise;
Fournir des prévisions financières récentes à la banque.
1.Créez votre budget
Vu que l’idée est d’actualiser le budget avec les données réalisées, il est indispensable d’avoir un budget initial dans HannaH qui servira de base de travail pour l’actualisation.
💡 Si vous souhaitez réaliser l'actualisation d'un budget pour lequel vous réalisez également un suivi de budget, il sera judicieux de dupliquer votre dossier avant l'actualisation.
En effet, le suivi de budget ne sera plus pertinent pour un dossier actualisé.
2. Importez vos données réalisées
Générez un fichier .txt ou .csv ou format first depuis votre logiciel de comptabilité.
Générez un fichier .txt ou .csv ou format first depuis votre logiciel de comptabilité.
Comment exporter le fichier de votre logiciel comptable? retrouvez de nombreuses procédures ici : https://hanna-solutions.com/fr-be/importation/.
Le fichier généré doit comprendre les colonnes suivantes: codes comptables, intitulé et une colonne de valeur par mois.
💡 Remarques :
Si votre logiciel de comptabilité génère un fichier Excel, n’oubliez pas de le convertir en .csv ou en .txt.
Votre logiciel comptable ne vous permet pas de télécharger ce type de fichier, il faut alors générer un fichier pour chacun des mois que vous souhaitez importer. Exemple : Si vous souhaitez importer vos données d’exploitation pour les 6 premiers mois de l’année, il vous faudra générer 6 fichiers.
Cliquez sur “importer” dans HannaH, ensuite sélectionnez “importation d’un tableau de produits et charges”.
Cliquez sur “importer” dans HannaH, ensuite sélectionnez “importation d’un tableau de produits et charges”.
Téléchargez le fichier généré à l’étape précédente sur HannaH.
Réalisez le “mapping” de votre importation
Réalisez le “mapping” de votre importation
Dans mon fichier d’origine, votre 1re ligne est-elle un titre?
Dans mon fichier d’origine, quel est le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales ?
Type de fichier. Si vous avez une valeur par mois, indiquer soldes mensuels.
Indiquez le nombre de colonnes à importer. Par exemple, si vous actualisez votre budget après 6 mois et que vous avez colonnes, notez 6 mois.
Dans votre fichier importé, pouvez-vous préciser quel est le premier mois à importer dans HannaH (début de votre actualisation) ?
Répéter l’import sur les prévisions. Dans le cadre d’une actualisation de budget, la réponse sera non.
3. Vérifiez les codes comptables importés
Une fois l’importation réaliser, il est important de vérifier les codes comptables. Ci-dessous, certains points auxquels vous devez faire attention :
Avez-vous importé des codes comptables identiques à ceux de votre budget HannaH ?
Avez-vous importé des codes comptables identiques à ceux de votre budget HannaH ?
Les valeurs modifiées correspondent aux lignes ayant des codes identiques dans le budget HannaH et dans le fichier importé.
Exemple : Si mon budget initial comprend une ligne “610000 - Loyers” et que j’importe une ligne “610100 - Loyers”, un doublon apparaîtra dans mon plan financier actualisé. Après importation, deux lignes seront dédiées au loyer. Il est donc nécessaire de supprimer le doublon pour une actualisation précise.
💡 Une solution est d'harmoniser les codes comptables de votre budget HannaH avec ceux de votre logiciel de comptabilité. Cette harmonisation évitera la création de doublons lors de l'actualisation du budget.
Soyez vigilant aux charges ponctuelles.
Soyez vigilant aux charges ponctuelles.
Si vous avez déjà effectué une importation lors de l'élaboration de votre budget et importé la balance comptable, HannaH divise généralement les montants par 12. Cependant, lors de l’actualisation, si vous importez des données mensuelles, les valeurs peuvent être de 0 pendant les 6 premiers mois, faussant ainsi vos prévisions.
Exemple : Vous réglez votre assurance voiture en décembre. Dans votre budget, HannaH a réparti cette charge sur 12 mois, soit 100€ par mois. Lors de l'actualisation, le fichier comptable indique 0€ pour les 6 premiers mois, entraînant une sous-estimation de 600€, ce qui est évidemment incorrect.
Vous avez prévu des coûts dans votre budget et finalement ceux-ci n’ont pas eu lieu. N’oubliez pas d’adapter ces comptes également dans HannaH.
Vous avez prévu des coûts dans votre budget et finalement ceux-ci n’ont pas eu lieu. N’oubliez pas d’adapter ces comptes également dans HannaH.
💡 Une solution peut être de générer, depuis votre logiciel comptable, un fichier incluant les codes comptables inactifs. Ceci afin d’y retrouver des codes comptables avec 0 comme valeur.
De façon générale, il faudra faire attention aux nouveaux codes comptables, aux modifications de codes comptables et aux comptes comptables inactifs.
4. Modifiez/ajoutez les données bilantaires
Les modifications apportées pour les 6 premiers mois de l’année concernent uniquement les données d’exploitation (comptes catégories 6 et 7).
Dans votre budget initial, vous aviez peut-être inclus des éléments impactant votre trésorerie, tels que des investissements, financements, délais de paiement, créances et dettes.
Si ces données ont changé entre l’élaboration du budget initial et son actualisation, n’oubliez pas de les ajuster dans HannaH.
Exemple : Si l’entreprise prévoyait d’acheter une voiture à 26.500€ en juin 2023, mais l’a finalement acquise pour 24.450€ en mai, ajustez cette information.
Exemple 2 : Si les délais de paiement clients sont en réalité de 45 jours au lieu de 30, actualisez vos délais de paiement.
5. Vérifiez si la trésorerie prévue à la date d’actualisation correspond à la réalité
Suite à la mise à jour du budget, la trésorerie prévue dans le plan financier doit normalement correspondre à l'argent réellement disponible sur le compte.
Si ce n'est pas le cas, une solution consiste à créer une nouvelle créance (si la trésorerie réelle est supérieure à la trésorerie prévisionnelle) ou une nouvelle dette (si la trésorerie réelle est inférieure à la trésorerie prévisionnelle), pour un montant correspondant à la différence entre les deux (trésorerie réelle et trésorerie prévisionnelle).
6. Observez vos résultats et générez votre rapport
Observez vos résultats prévisionnels actualisés afin de piloter au mieux votre entreprise. La trésorerie demeure-t-elle suffisante? Faut-il prévoir un nouveau financement?
La rentabilité prévue pour l’année est-elle celle espérée? Ai-je payé assez de versements anticipés ?