Vous souhaitez réaliser votre budget pour l'an prochain de votre structure sociale? Vous devez élaborer un budget pour votre conseil d'administration ou un pouvoir subsidiant ? Retrouvez ci-dessous les démarches à suivre pour le réaliser dans HannaH.

1.Importez la balance comptable

Afin de gagner du temps et de la précision, importez la dernière balance comptable dans HannaH. Ceci est une bonne base pour démarrer la construction du budget. En effet, vous aurez le bon bilan de départ et vous retrouverez l’ensemble de vos codes comptables et intitulés dans HannaH.

Pour avoir les bons paramètres fiscaux, sélectionner "association" pour la forme juridique. Ensuite, pour l’importation de votre balance, vous devez sélectionner, dans la signalétique du plan financier : entreprise existante/passage en société.

👍 La date de début du 1er exercice doit être le mois qui suit la clôture de la balance que vous importez. Exemple : Si vous voulez faire votre budget 2026, vous importez votre balance au 31/12/2025 et vous commencez vos prévisions en 01/26.

Cliquez sur “importer les données”, ensuite sélectionnez importation d’une balance

Vous avez ensuite l'option entre soit l'import automatique via API soit en manuel. Les 2 options vous sont expliquées ci-dessous.

Import automatique via API

Importez vos données via l’API si votre logiciel comptable est connecté à HannaH. Sélectionnez ensuite le logiciel, le dossier et la période à importer.

Pour un budget, la période correspond généralement aux 12 mois qui précèdent le début des prévisions.

Exemple : pour établir le budget 2026, il convient d’importer la balance de l’année 2025 (du 01/01/2025 au 31/12/2025).

Import manuel : générez un fichier .txt ou .csv ou format first depuis votre logiciel de comptabilité.

👍 Découvrez la procédure pour la plupart des logiciels comptables belges sur ce lien. Si votre logiciel de comptabilité peut générer un fichier Excel avec tous les codes comptables, vous pourrez ensuite le convertir en .csv ou .txt

Import manuel : réalisez le “mapping” de votre importation

Dans mon fichier d’origine, quel est le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales?
Période couverte (la durée de l’exercice que vous importez). Exemple : Si vous importez votre balance au 31/12/2025 et que c’est un exercice de 12 mois, vous devez mettre 12 mois.
Dans mon fichier d’origine, la 1ère ligne est-elle un titre ?
Je relie mes colonnes avec les 4 rubriques (code comptable, intitulé, solde ou débit, crédit).

Une fois le “mapping” réalisé, cliquez sur “importer”

❗ Si vous voyez un message d'erreur, cela signifie souvent que HannaH n'a pas réussi à importer une ligne. Veuillez vérifier vos écrans pour voir ce qui a été importé.

2. Importation terminée ✅, adaptez votre budget

Vous retrouverez dans HannaH le bon bilan de départ et l’ensemble de vos codes comptables et intitulés. Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement les postes bilantaires dans le Bilan initial ou via les données bilantaires (Investissements, Créances & Dettes, Financements & Apports). Cette importation représente une aide précieuse mais vous avez encore quelques étapes à suivre afin de finaliser votre budget. En effet, vous avez actuellement encore les valeurs de l’année passée.

[Facultatif] Retravaillez votre saisonnalité.

Pour obtenir les données d'exploitation de l'année dernière mois par mois, vous pouvez effectuer une deuxième importation.

Remarque : il est important de tenir compte de la saisonnalité lors de vos prévisions de trésorerie et lors du suivi du budget mensuel. Cependant, cette saisonnalité n'affecte pas les prévisions de rentabilité annuelle.

Premièrement, générez un fichier dans votre comptabilité, qui comporte les colonnes suivantes : codes comptables, intitulé, une colonne de valeur par mois.

Une fois le fichier prêt, enregistrez-le en csv. ou txt.
Cliquez sur “importer”, ensuite sélectionnez “importation d’un tableau de produits et charges”.

Téléchargez votre fichier sur HannaH.

Réalisez le “mapping” de votre importation

Dans mon fichier d’origine, la 1ère ligne est-elle un titre?
Dans mon fichier d’origine, quel est le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales ?
Type de fichier. Si vous avez une valeur par mois, indiquer soldes mensuels.
Indiquez le nombre de colonnes à importer. Par exemple, si vous avez 12 colonnes, notez 12 mois.
Dans votre fichier importé, pouvez-vous préciser quel est le premier mois à importer dans HannaH (début de vos prévisions) ?
Répétez l’import sur les prévisions. Vous pouvez cocher “Oui” si vous souhaitez avoir la même saisonnalité sur vos exercices futurs.

👍 Remarque : Votre logiciel comptable ne vous permet pas de télécharger ce type de fichier, il faut alors générer un fichier pour chacun des mois que vous souhaitez importer. Si vous souhaitez importer vos données d’exploitation pour les 12 mois de l’année dernière, il faut que vous génériez 12 fichiers et réalisez 12 importations.

D’autres options pour obtenir de la saisonnalité existent:

créez un tableau dans Excel ou Google sheet avec les valeurs budgétisées et importez-le de la même manière que décrite ci-dessus.
modifiez manuellement les valeurs des éléments via leurs écrans de personnalisation dans HannaH. Indiquez la saisonnalité du 1er exercice et ensuite baser les variations sur base de votre premier exercice.

Mise à jour de vos données d’exploitation prévisionnelles

Supprimez les lignes qui ne sont plus pertinentes.

Par exemple, si vous avez payé des frais de location de voiture l'année dernière mais que vous n'avez plus cette voiture, vous devez supprimer cette ligne.

Faites varier les montants existants via l'écran d'encodage "indexation" ou via les écrans de personnalisation de chacun de vos éléments.

Par exemple, vous pouvez augmenter tous vos frais généraux en fonction de l'indexation prévue.

Ajoutez vos nouvelles lignes de revenus ou de charges.

Par exemple, vous avez un nouveau produit, n’oubliez pas de l’encoder dans l’écran revenu.

[Facultatif] Si besoin, modifiez votre approvisionnement pour le rendre variable afin de facilement l'ajuster en fonction de vos revenus et gérer vos stocks.

Ajouter vos nouvelles données prévisionnelles (engagements, investissements, financements, nouveau produit, ...)

Par exemple si vous envisagez l’achat de mobilier (25.000€) en 10/2024, il faut encoder un nouvel investissement pour 25.000€ et préciser la durée de votre amortissement.

Vous avez désormais un budget précis, détaillé et rigoureux. Ce serait stupide de ne plus l’exploiter et de le laisser moisir. Découvrez l’actualisation de budget et le suivi de budget qui vous permettront d’impressionner vos stakeholders et de remplir vos différentes obligations de reporting.`

3. Affinez vos prévisions

En fonction du niveau de précision que vous souhaitez obtenir, vous pouvez vous arrêter là ou affiner vos prévisions.

Travaillez sur les échéanciers de vos créances et dettes, et vos délais de paiement

Sur base de la balance générale que vous importez, HannaH ne connaît pas vos délais de paiement.

Soit vous n’êtes pas obligés d’en indiquer. En effet, vous pouvez émettre l’hypothèse que les créances et les dettes vont rester stables dans le temps. Vous ne modifiez donc pas vos échéanciers et ne mettez pas de délais de paiement (0 mois).
Soit vous retravaillez vos délais de paiements et vos échéanciers :
- Premièrement, soldez les différents échéanciers dans l’écran créances & dettes. Vous devez regarder ligne par ligne et indiquer les remboursements correspondants.
  Par exemple, vous savez que vos créances se remboursent sur 2 mois. Du coup, vous allez les solder en partie en janvier et en partie en février. De la sorte :
- Ensuite, insérez vos délais de paiement pour l’ensemble de vos valeurs. Cette action se réalise dans l’écran “Délais de paiement”.
  Par exemple, 2 mois pour les créances clients

Travaillez les investissements

HannaH ne connaît pas les détails de vos investissements quand vous importez votre balance générale. Du coup, il ajoute une ligne "total existing fixed assets" qui regroupe tous vos investissements. Pour les amortissements annuels, HannaH se base sur les chiffres de l'année dernière. C'est une estimation qui peut être suffisante dans certains cas (par exemple si vous souhaitez uniquement vérifier votre liquidité). En effet, les amortissements n’influencent pas le calcul de la trésorerie.

Cependant, si vous voulez ajuster vos investissements, vous pouvez suivre ces étapes:

Adaptez vos lignes d’investissements importées en indiquant la valeur résiduelle ainsi que la dotation annuelle d’amortissements ou la valeur d’acquisition et la durée d’amortissements.
Supprimez la ligne “total existing fixed assets”

Travaillez les financements

Quand vous importez votre balance générale dans HannaH, le logiciel ne connaît pas les détails de vos financements. Il ajoute donc une ligne "total existing funding" qui rassemble toutes vos dettes à long terme (17) et à court terme (42).

La durée du crédit est calculée en prenant vos dettes à long terme (17) divisées par vos dettes à court terme (42), puis divisées par 12 mois. Les intérêts de ce crédit sont ajoutés à vos frais généraux.

C'est une estimation rapide de vos financements, qui peut être utile dans certains cas.

Cependant, si vous souhaitez ajuster vos financements, suivez ces étapes :

Réadaptez vos lignes 17 importées en y mettant les bons paramètres (taux, durée, fréquence,...) + le montant initial du crédit avec la date d’obtention ou la valeur du crédit à la date d’importation (17 et 42 ensemble).
Supprimez votre ligne de 42 qui est désormais générée par votre ligne de 17
Supprimez votre ligne “Total Existing Funding” une fois que vous aurez adapté tous vos 17
Supprimez les lignes 65 liées aux intérêts de votre crédit dans vos frais généraux

Travaillez les Taux de TVA, TVA non déductible et DNA

Quand vous importez votre balance dans HannaH, le programme n’en connaît pas les détails. Par défaut, il met la TVA à 21% pour toutes les lignes. En fonction du degré de précision attendu, vous pouvez laisser ces réglages tels quels.

Notez que les DNA peuvent être ajoutées en une fois manuellement dans l’écran "Fiscalité > Calcul de l'impôt".

Si vous souhaitez modifier le taux de TVA, la TVA non déductible ou les DNA de plusieurs lignes, nous vous conseillons d’utiliser l’encodage rapide.

Ce mode vous offre une vue d’ensemble sous forme de tableau, sans devoir ouvrir et fermer chaque ligne individuellement.
Il vous permet également d’appliquer des actions groupées, comme modifier un paramètre pour plusieurs lignes en une seule opération.

Vous avez désormais un budget précis, détaillé et rigoureux. Ce serait stupide de ne plus l’exploiter et de le laisser moisir. Découvrez le suivi de budget qui vous permettra d’impressionner vos stakeholders.

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