Cette procédure vous aide à préparer un budget destiné à la direction, au conseil d’administration, à un pouvoir subsidiant ou à un autre partenaire d’une structure sociale.
1. Importez la balance comptable
1.1 Paramétrez le dossier
Sélectionnez « Association » comme forme juridique afin d’appliquer les paramètres adaptés, puis choisissez «Entreprise existante / Passage en société» pour permettre l’importation.
💡Pour élaborer un budget 2027 sur une année civile, importez la balance clôturée à la fin de 2026 et faites débuter les prévisions en janvier 2027.
1.2 Lancez l’importation
Cliquez sur « Importer les données », puis sélectionnez « Importation d’une balance ».
Deux méthodes sont possibles : l’importation automatique via API ou l’importation manuelle.
Importation automatique via API
Si votre logiciel comptable est connecté à HannaH, sélectionnez le logiciel, le dossier et la période à importer (souvent les derniers chiffres disponibles).
Importation manuelle
Depuis votre logiciel comptable, générez un fichier au format .txt, .csv ou au format First. Si vous disposez d’un fichier Excel contenant les codes comptables, enregistrez-le au format .csv avant de l’importer.
1.3 Réalisez le mapping de l’importation
Vérifiez successivement les paramètres suivants :
le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales utilisés dans le fichier ;
la période couverte par la balance importée ;
la présence éventuelle d’une ligne de titre ;
la correspondance entre les colonnes du fichier et les champs «Code comptable», «Intitulé», «Solde» ou «Débit / Crédit».
Lorsque le mapping est terminé, cliquez sur « Importer ».
❗ Si un message d’erreur apparaît, une ou plusieurs lignes n’ont peut-être pas été importées. Vérifiez les écrans de saisie afin d’identifier les données effectivement reprises.
2. Adaptez les données importées
L’importation fournit le bilan de départ et les valeurs de l’exercice précédent. Modifiez les postes bilantaires dans le bilan initial ou dans les écrans « Investissements », « Créances & Dettes » et « Financements & Apports ».
2.1 (Facultatif) Reprenez la saisonnalité
2.1 (Facultatif) Reprenez la saisonnalité
Importez un tableau mensuel de produits et charges lorsque les subsides, activités ou dépenses varient fortement au cours de l’année.
💡 La saisonnalité est particulièrement utile pour anticiper les périodes durant lesquelles les dépenses précèdent le versement des subsides.
2.2 Mettez à jour les produits
distinguez les subsides structurels, ponctuels et liés à des projets ;
encodez les cotisations, dons, prestations, ventes et autres recettes ;
positionnez chaque versement selon son calendrier probable ;
2.3 Mettez à jour les charges
adaptez les frais de personnel, indexations et recrutements ;
ajoutez les nouveaux engagements, investissements et financements ;
supprimez les lignes qui ne sont plus pertinentes.
3. Affinez les prévisions
3.1 Ajustez les créances, les dettes et les délais de paiement
La balance générale ne permet pas à HannaH de connaître automatiquement les échéanciers ni les délais de paiement.
Deux approches sont possibles :
si vous supposez que les créances et les dettes resteront stables, conservez les échéanciers et un délai de paiement de 0 mois ;
si vous souhaitez une projection de trésorerie plus précise, adaptez les échéanciers ligne par ligne dans « Créances & Dettes » en les soldant, puis renseignez les délais dans l’écran « Délais de paiement ».
Exemple : si les créances clients sont généralement encaissées sur deux mois, répartissez leur remboursement sur janvier et février, puis indiquez un délai de paiement de deux mois pour les ventes concernées.
3.2 Détaillez les investissements existants
Lors de l’importation, HannaH peut regrouper les immobilisations existantes dans une ligne « Total existing fixed assets ». Les amortissements sont alors estimés à partir de l’exercice précédent. Cette estimation peut suffire pour une analyse centrée sur la trésorerie, puisque les amortissements n’entraînent pas de sortie de trésorerie.
Pour obtenir une prévision plus précise :
adaptez les lignes d’investissements importées en indiquant soit la valeur résiduelle et la dotation annuelle, soit la valeur d’acquisition et la durée d’amortissement ;
supprimez ensuite la ligne « Total existing fixed assets » afin d’éviter les doubles comptages.
💡 Il est rarement pertinent d'adapter l'ensemble des lignes d'investissement. Il est souvent préférable de modifier soit les grosses masses d'actifs immobilisés, soit uniquement les lignes pertinentes pour la compréhension du plan financier. Il est toujours possible d'ajouter le tableau d'amortissement détaillé dans les annexes du plan financier.
3.3 Détaillez les financements existants
Pour chacun des financements, HannaH va regrouper les dettes financières à long terme et à court terme dans une ligne de 17 unique. La durée du crédit est calculée en prenant vos dettes à long terme (17) divisées par vos dettes à court terme (42), puis divisées par 12 mois. Les intérêts de ce crédit sont ajoutés à vos frais généraux.
Il s’agit d’une estimation rapide qui doit être affinée si vous souhaitez obtenir un échéancier précis.
Pour chaque financement :
adaptez la ligne avec les paramètres réels : taux, durée et fréquence de remboursement ;
supprimez, dans les frais généraux, les lignes d’intérêts déjà recalculées par HannaH.
3.4 Vérifiez la TVA, la TVA non déductible et les DNA
À l’importation, HannaH ne connaît pas le paramétrage fiscal de chaque ligne. Vérifiez les taux de TVA, les pourcentages de TVA non déductible et les dépenses non admises.
Pour modifier plusieurs lignes, utilisez l’encodage rapide : la vue en tableau permet d’appliquer un même paramètre à plusieurs éléments en une seule opération.
Les DNA peuvent être ajoutées globalement dans « Fiscalité > Calcul de l’impôt ».
4. Analysez le budget
les activités structurelles et les projets sont-ils financés ?
le calendrier des subsides permet-il de maintenir une trésorerie positive ?
les frais de personnel et leur indexation sont-ils correctement couverts ?
une marge est-elle prévue pour les dépenses imprévues ?
5. Préparez le rapport
Ajoutez des commentaires par écran pour expliquer les hypothèses, les financements publics, les projets, les risques et les écarts par rapport à l’exercice précédent.
Personnalisez le rapport selon son destinataire et sélectionnez uniquement les tableaux nécessaires à la décision.
6. Exploitez le budget
Activez le suivi de budget afin de comparer périodiquement le réalisé aux prévisions et de produire les reportings attendus.
7. Vidéo