Une fois votre budget établi, que ce soit pour une nouvelle entreprise ou une société déjà existante, il devient un véritable outil de pilotage. Il permet de répondre à des questions essentielles, telles que :

La trésorerie restera-t-elle positive au cours des trois prochains mois ?
Comment se comparent nos ventes de pains par rapport au budget ?
Quel pourcentage de notre budget marketing a déjà été dépensé ?
Devons-nous utiliser le straight loan disponible ?
Réaliserons-nous réellement les 16 350 € de bénéfices prévus dans le budget ?

…

Le suivi de budget vous apporte ces réponses. Grâce aux imports de votre logiciel comptable, il vous permet de :

visualiser la projection de trésorerie pour les mois à venir,
obtenir un compte de résultat « en atterrissage »,
comparer, mois par mois ou trimestre par trimestre, les données réellement réalisées avec les prévisions budgétaires.

Une fois cette analyse effectuée, vous pouvez en quelques clics générer un rapport à destination de votre client, de votre conseil d’administration ou encore de votre banque.

🎬 Découvrez également la procédure du suivi de budget en image : ici

Voici comment le réaliser :

1.Créez votre budget

Vu que l’idée est de comparer les données réalisées avec les données budgétisées, il est indispensable d’avoir un budget initial qui servira de base comparative.

Pour vous aider, vous trouverez ici la procédure de réalisation d’un budget dans HannaH.

2. Activez votre suivi de budget

1 .Au sein de votre dossier HannaH, cliquez sur le bouton Suivi

2. Précisez la période couverte par le Suivi (date de fin ou durée).

Généralement, le suivi de budget est réalisé sur un exercice, soit 12 mois.

Dans le cas d’un premier exercice décalé, il pourrait se faire sur une durée plus ou moins longue.

3. Appuyer sur le bouton “activer le suivi”

3. Importez vos données réalisées

Importez vos données via API

Importez vos données via API si votre logiciel comptable est connecté avec HannaH en cliquant sur "nouvelle importation du réalisé" puis choisissez automatique, le logiciel, le dossier et les dates. (cfr ci-dessous)

ou Générez un fichier .txt ou .csv ou format first depuis votre logiciel de comptabilité.

Si votre logiciel comptable n'est pas lié avec HannaH, découvrez la procédure pour la plupart des logiciels comptables belges sur ce lien. Si votre logiciel de comptabilité peut générer un fichier Excel avec tous les codes comptables, vous pourrez ensuite le convertir en .csv ou .txt

Cliquez sur “nouvelle importation du réalisé” et téléchargez votre fichier

❗ Pour le suivi de budget, il est indispensable de réaliser votre importation depuis le menu suivi de budget. Si vous faites une importation classique via le bouton importation, vous pourriez perdre les données de votre plan financier.

Réalisez le “mapping” de votre importation (si importation manuelle uniquement)

Dans mon fichier d’origine, quel est le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales?
Période couverte (la durée des données que vous importez).
- Exemple :
  Si vous importez vos données du mois de janvier, vous devez mettre 1 mois.
  Si vous importez vos données trimestrielles, vous devez mettre 3 mois.
Dans mon fichier d’origine, la 1ère ligne est-elle un titre ?
Je relie mes colonnes avec les 4 rubriques (code comptable, intitulé, solde ou débit, crédit).

Si vous n’avez que les soldes dans votre fichier généré, vous ne devez rien relier pour “crédit”.

Réalisez le matching des codes

Une fois l’importation réalisée, HannaH vous propose de traiter le matching des codes.

La première colonne reprend les codes du réalisé importé alors que la deuxième reprend les codes du budget se trouvant dans HannaH.

Par défaut, les codes apparaissent en noir lorsque HannaH trouve un matching directement. Si le code du réalisé n’existe pas dans le budget, HannaH propose le code le plus proche en orange. Vous pouvez choisir un autre code ou dire à

HannaH de créer ce nouveau code dans le budget pour l’étude des écarts et de la projection.

Après le matching tous les codes apparaissent en vert.

4. Regardez l’écran projection

Suite à l’importation, vous avez la possibilité via les petits crayons du tableau de projection de venir modifier manuellement le réalisé importé précédemment.

Vous avez également la possibilité de modifier manuellement la date ‘Situation réelle jusqu’à’:

L’introduction d’une date ultérieure transformera les mois Budgétés en mois Réalisés et permettra de modifier manuellement les valeurs.
Par contre, une date antérieure aura comme conséquence le remplacement des valeurs réalisées par les valeurs budgétisées pour les mois impactés.

Tout à droite, vous retrouverez les colonnes Tot. projection (un mix entre les données de l'année en cours + données budgétisées. Correspond à une situation en atterrissage), Tot. Budget (correspond à ce qui figure dans le budget) et Tot. N-1 si des données ont été encodées.

5. Observez vos écarts

Les écarts peuvent être étudiés de façon mensuelle, trimestrielle, ou avec un cumul personnalisé.

Pour chaque famille (ou chaque élément via les petits yeux de détails) HannaH vous propose une colonne avec le budget, une colonne avec le réalisé, et deux colonnes avec les écarts en valeurs et en pourcentages.

Ces derniers apparaissent en rouge ou en vert en fonction de si le réalisé est moins bien ou mieux que le budget prévu.

6. Regardez votre projection actualisée de trésorerie

Dans votre projection de trésorerie, retrouvez la projection de trésorerie pour les mois à venir. Elle est calculée à partir de trois éléments :

Le solde de trésorerie à la date de projection,
Les prévisions de trésorerie issues de votre budget initial,
Le remboursement des créances et dettes à cette même date (voir explication ci-dessous).

Les montants des dettes et créances correspondent aux soldes réels et peuvent être importés ou encodés. En cliquant sur l’icône du crayon, vous pouvez ajuster manuellement les remboursements de ces montants.

7. Générez votre rapport

Lors de la génération de votre rapport, vous pourrez choisir le template “suivi”. Vous aurez dès lors un rapport professionnel et didactique à remettre à votre client, direction, ou partenaire financier.

💡 Sur les écrans de projection et écarts vous trouverez la bulle de commentaires qui vous permettra d’expliquer, insister, raconter les chiffres.

Ce commentaire pourra bien sûr apparaître dans votre rapport.

8. Suivi de Budget en vidéo

Procédure 📂 Suivi de budget