Cette procédure vous guide lorsqu’une activité déjà exercée en personne physique est transférée dans une nouvelle société, généralement une SRL. Elle permet de partir des données comptables existantes, de représenter les éléments repris par la société et de construire des prévisions adaptées à la nouvelle structure.
💡 Le passage en société est une constitution particulière : la société démarre juridiquement une nouvelle activité, mais celle-ci repose sur un historique économique existant. Cet historique constitue une base utile, sans devoir être reproduit à l’identique dans les prévisions.
1. Créez le dossier avec le bon usage
Dans la vignette du client, cliquez sur « Nouveau plan financier » et sélectionnez l’usage « Passage en société ». Complétez ensuite la signalétique : forme juridique, dates des exercices, régime fiscal et autres paramètres utiles.
Choisissez de préférence la forme juridique envisagée pour la nouvelle société, le plus souvent une SRL. L’usage « Passage en société » permet de distinguer le projet d’une constitution sans activité antérieure et donne accès à l’importation des comptes de la personne physique.
❗ Ne sélectionnez pas l’usage « Constitution » si vous souhaitez importer l’historique comptable de l’activité existante.
2. Importez les données comptables de la personne physique
2.1 Lancez l’importation
Cliquez sur « Importer les données », puis sélectionnez « Importation d’une balance ».
Deux méthodes sont possibles : l’importation automatique via API ou l’importation manuelle.
Importation automatique via API
Si votre logiciel comptable est connecté à HannaH, sélectionnez le logiciel, le dossier et la période à importer (souvent les derniers chiffres disponibles).
Importation manuelle
Depuis votre logiciel comptable, générez un fichier au format .txt, .csv ou au format First. Si vous disposez d’un fichier Excel contenant les codes comptables, enregistrez-le au format .csv avant de l’importer.
2.2 Réalisez le mapping de l’importation
Vérifiez successivement les paramètres suivants :
le délimiteur de colonnes et le séparateur de décimales utilisés dans le fichier ;
la période couverte par la balance importée ;
la présence éventuelle d’une ligne de titre ;
la correspondance entre les colonnes du fichier et les champs « Code comptable », « Intitulé », « Solde » ou « Débit / Crédit ».
Lorsque le mapping est terminé, cliquez sur « Importer ».
❗ Si un message d’erreur apparaît, une ou plusieurs lignes n’ont peut-être pas été importées. Vérifiez les écrans de saisie afin d’identifier les données effectivement reprises.
3. Adaptez les données d’exploitation
Les produits et les charges importés reflètent le passé de la personne physique. Utilisez-les comme base pour construire l’activité future de la société.
Vous pouvez :
adapter les montants, les périodes, les fréquences, les taux de TVA et les autres paramètres ;
supprimer les lignes qui ne seront plus pertinentes ;
créer de nouvelles lignes pour représenter de nouveaux revenus ou de nouvelles charges ;
personnaliser les valeurs dans le temps pour tenir compte de la saisonnalité, de la croissance ou d’un changement d’organisation.
Pensez notamment aux frais propres à la société : rémunération du dirigeant, cotisations sociales de la société, frais comptables, assurances, frais juridiques, logiciels ou autres coûts administratifs.
4. Reprenez les éléments bilantaires transférés
Déterminez quels éléments de la personne physique seront réellement repris par la société. Il peut notamment s’agir d’immobilisations, de stocks ou de financements liés à l’activité.
4.1 Immobilisations
Pour chaque immobilisation transférée, indiquez la valeur reprise par la société, la date de reprise, la durée d’amortissement restante, le régime de TVA et les modalités de paiement éventuelles.
4.2 Reprenez le stock
Si la société reprend le stock de la personne physique, encodez sa valeur dans le bilan de départ.
4.3 Reprenez les financements uniquement s’ils sont transférés
Un financement existant ne doit être repris que s’il est juridiquement transféré ou refinancé au sein de la société. Encodez alors le capital restant dû, le taux, la durée résiduelle, les échéances et les autres paramètres réels.
4.4 Prévoyez la contrepartie au passif
La reprise d’un actif doit être financée et équilibrée au passif. Selon le montage retenu, la contrepartie pourra notamment prendre la forme :
d’un nouveau financement contracté par la société ;
d’un apport en nature réalisé par le fondateur ;
d’une dette en compte courant de la société envers la personne physique.
Le choix dépend du montage juridique, fiscal et financier retenu.
5. Prévoyez les moyens de départ de la société
Encodez l’apport de départ nécessaire au lancement de la société.
6. Générez le rapport
Ajoutez des commentaires dans les écrans afin d’expliquer l’activité existante, les raisons du passage en société, les éléments transférés, le montage retenu et les principales hypothèses prévisionnelles.
Depuis l’icône d’impression, sélectionnez le rapport spécifique à l’usage « Passage en société », puis adaptez les tableaux, leur ordre, le logo, les couleurs, le titre et les autres options.
7. Vidéo