Een kasplanning helpt bij het anticiperen op liquiditeitsbehoeften, vertragingen in de inning van contanten en betalingen, de liquiditeitsreserves en de impact van belangrijke beslissingen.

1. Importeer de boekhoudkundige balans

Importeer de meest recente boekhoudkundige balans om de beginbalans, boekhoudcodes en historische waarden op te halen.

1.1 De dossier configureren

Selecteer 'Bestaande onderneming / Oprichting'. Voor een balans die eindigt in 2026, start de prognose in januari 2027.

1.2 Start de import

Klik op "gegevens importeren" en selecteer vervolgens "Een balans importeren".

Er zijn twee methoden mogelijk: automatisch importeren via de API of handmatig importeren.

Automatische import via API
Als uw boekhoudsoftware is gekoppeld aan HannaH, selecteer dan de software, het dossier en de periode die u wilt importeren (vaak de meest recente beschikbare cijfers).

Handmatige import
Genereer vanuit uw boekhoudsoftware een bestand in.txt-,.csv- of First-formaat. Als u een Excel-bestand met de boekhoudcodes hebt, sla dit dan eerst op in.csv-formaat voordat u het importeert.

Raadpleeg de exportprocedures voor de belangrijkste Belgische boekhoudsoftware.

1.3 Voer de importmapping uit

Controleer de volgende parameters achtereenvolgens:

het kolomscheidingsteken en het decimale scheidingsteken die in het bestand worden gebruikt;
de periode die wordt gedekt door het geïmporteerde saldo;
de mogelijke aanwezigheid van een titelregel;
De overeenkomst tussen de kolommen van het bestand en de velden "Rekeningcode", "Titel", "Saldo" of "Debet/Credit".

Zodra de mapping voltooid is, klikt u op 'Importeren'.

❗ Als er een foutmelding verschijnt, zijn mogelijk een of meer regels niet geïmporteerd. Controleer de gegevensinvoerschermen om te zien welke gegevens wél zijn geïmporteerd.

2. Verfijn de geïmporteerde database

2.1 (Optioneel) Hergebruik de seizoensinvloeden uit de vorige oefening — optioneel

Een tweede import kan producten en uitgaven per maand spreiden. Deze stap is met name handig voor prognoses en het bijhouden van het maandelijkse budget. Het heeft echter geen invloed op het jaarbudget.

Om seizoensinvloeden te importeren:

Genereer vanuit uw boekhoudsoftware een bestand met de boekhoudcodes, de titels en een kolom met waarden per maand;
Sla het bestand op in.csv- of.txt-formaat;
Klik op "Importeren" en vervolgens op "Een tabel met producten en uitgaven importeren";
Download het bestand en voer de mapping uit;
Selecteer "Maandelijkse saldi" wanneer het bestand een waarde per maand bevat;
Geef het aantal maanden op dat geïmporteerd moet worden en de eerste maand van de prognose;
Activeer 'Importeer prognoses opnieuw' als u dezelfde seizoenspatronen voor volgende boekjaren wilt behouden.

💡 Als uw boekhoudsoftware het exporteren van een maandtabel niet toestaat, kunt u een tabel maken in Excel of Google Sheets, één bestand per maand importeren of de seizoensinvloed handmatig aanpassen in de aanpassingsschermen.

2.2 De vorderingen, schulden en vertragingen aanpassen

De algemene balans geeft HannaH geen automatische informatie over de deadlines of de Betalingstermijnen.

Er zijn twee mogelijke benaderingen:

Als u ervan uitgaat dat de vorderingen en schulden stabiel blijven, behoud dan de betalingsschema's en een betalingstermijn van 0 maanden;
Als u een nauwkeurigere projectie of kasplanning wilt, pas dan de deadlines regel voor regel aan in "vorderingen & schulden" door ze te sluiten en voer vervolgens de deadlines in op het scherm "Betalingstermijnen".

Voorbeeld: Als klanten van vorderingen normaal gesproken over twee maanden betaald krijgen, spreid dan hun terugbetaling over januari en februari en geef voor de betreffende verkopen een betalingstermijn van twee maanden aan.

2.3 Beschrijf de bestaande financieringen in detail.

Voor elke financieringen combineert HannaH de lange- en kortetermijn financiële schulden tot één regel van 17. De looptijd van de lening wordt berekend door uw lange-termijn schulden (17) te delen door uw korte-termijn schulden (42) en vervolgens te delen door 12 maanden. De rente over deze lening wordt bij uw Algemene kosten opgeteld.

Dit is een snelle schatting die nog verfijnd moet worden voor een nauwkeurige tijdsplanning.

Voor elke financiering:

Pas de lijn aan met de daadwerkelijke parameters: rente, looptijd en frequentie van terugbetaling;
Verwijder in de Algemene kosten de rentelijnen die al door HannaH opnieuw zijn berekend.

2.4 Controleer de btw, de Niet-aftrekbare btw en de Verworpen uitgaven

Bij het importeren kent HannaH de belastinginstellingen voor elke regel niet. Controleer de Btw-tarief, de percentages van Niet-aftrekbare btw en de niet-subsidiabele uitgaven.

Om meerdere regels te wijzigen, gebruikt u de sneltoets gegevens: de tabelweergave stelt u in staat om dezelfde parameter in één bewerking op meerdere elementen toe te passen.

De Verworpen uitgaven kan globaal worden toegevoegd in "Fiscaliteit > Belastingberekening".

3. Pas de operationele prognoses aan.

Verwijder de opbrengsten en de kosten die niet langer relevant zijn;
De bedragen, hun seizoensgebondenheid en hun startdatum aanpassen;
nieuwe producten, werving, besparingen en toezeggingen toevoegen;
Controleer de aandelen en aankopen wanneer ze gekoppeld zijn aan kasplanning.

4. Codeer belangrijke kasplanning-bewegingen

Voeg de investeringen, de verkoop van activa, inbreng, nieuwe leningen, dividenden, uitzonderlijke terugbetalingen en andere geplande transacties toe.

💡 Controleer voor elke transactie het bedrag, de maand van betaling of incasso, de btw, eventuele financiering en de betalingsvoorwaarden.

5. Analyseer de projectie

Bepaal het minimale maandelijkse saldo;
Identificeer het tekort in de eerste maand en het bedrag van de maximale behoefte;
Bereken de duur waarin de beschikbare kasplanning de activiteit kan financieren;
Controleer of u in staat bent om aan de deadlines voor krediet, belastingen en leveranciers te voldoen.

6. Test verschillende scenario's

Herhaal de casus om een daling van de omzet, een betalingsachterstand, een kostenstijging of een extra investering te testen. Vergelijk de scenario's en voeg een veiligheidsmarge toe.

7. Genereer het rapport

Presenteer de maandelijkse projectie, perioden van spanning, financieringsbehoeften en belangrijke hypotheses. Voeg toelichtingen toe ter verduidelijking van de voorgestelde maatregelen.

Procedure 📂 Stel een kasplanning op