Lanza tus encuestas con control total sobre el alcance, mensajería y destinatarios.
Esta guía te ayudará a crear, programar y enviar una evaluación en Helios, paso a paso. Asegúrate de haber completado la implementación previa: cuestionarios, empresas y contactos deben estar cargados antes de iniciar este proceso.
✅ Paso 1: Accede a la sección “Evaluaciones”
Desde el menú lateral izquierdo, haz clic en Evaluaciones.
Verás el panel de evaluaciones, donde se listan todas las encuestas creadas.
📊 Paso 2: Entiende el panel de evaluaciones
Cada evaluación aparece en una tabla con la siguiente información:
Nombre de la evaluación
Alcance: Experiencia general o Transaccional
Estado:
Borrador: evaluación aún no finalizada
Programada: ya configurada, pero aún no inicia
Activa: en curso
Finalizada: ha alcanzado su fecha de fin
Cerrada: ya no admite cambios
Fecha de inicio y fin
Tasa de respuesta
Menú de acciones (ícono de tres puntos)
⚙️ Paso 3: Opciones desde el menú de acciones
Haz clic en los tres puntos para acceder a:
Editar nombre de la evaluación
Editar fechas (agendado)
Editar mensajería
Agregar destinatarios
Reenviar a quienes no respondieron
Importar respuestas (Excel)
Exportar respuestas
Cerrar evaluación
Eliminar evaluación
➕ Paso 4: Crear una nueva evaluación
Haz clic en Crear evaluación (esquina superior derecha).
Define:
Nombre de la evaluación (obligatorio)
Alcance: Experiencia general o Transacción
🧩 Paso 5: Asocia un cuestionario
Selecciona el cuestionario previamente creado que será usado para esta evaluación.
📅 Paso 6: Programa el agendado
Define:
Fecha y hora de inicio
Fecha y hora de fin
Configura reenvíos automáticos:
Cuántos días después del primer envío
Número máximo de reenvíos
Hora en la que se deben realizar
✉️ Paso 7: Configura la mensajería
Canales disponibles:
Correo electrónico
WhatsApp
Se recomienda usar ambos para mayor alcance.
Personalización del correo:
Asunto
Imagen superior
Logo
Texto introductorio (obligatorio)
Color del botón de respuesta
Botón de inicio de encuesta
Puedes enviar pruebas a tu correo para revisar el formato antes del envío real.
Personalización del WhatsApp:
Saludo automático: "Hola, [nombre del contacto]"
Texto personalizado
Pruebas disponibles también vía número telefónico
👥 Paso 8: Agrega destinatarios
Si la encuesta es relacional, selecciona contactos.
Si es transaccional, selecciona transacciones asociadas.
Opcionalmente, puedes importar desde Excel:
Descarga el archivo sample.xlsx
Completa los datos
Sube el archivo para importar destinatarios
🔍 Paso 9: Validación final y confirmación
Antes de finalizar, el sistema hará un data check para validar:
Si hay errores en los destinatarios
Si el cuestionario está correctamente vinculado
Si los tiempos y mensajes están completos
Una vez validado, la evaluación quedará lista y programada para su envío automático.
💡 Tip final
Revisa cuidadosamente la mensajería y programa reenvíos con sentido estratégico. La personalización, el canal correcto y un buen texto introductorio son claves para maximizar la tasa de respuesta.
¿Listo para lanzar tu evaluación?
Tu sistema ya está 100% operativo. El siguiente paso es monitorear los avances en la tasa de respuesta y gestionar el seguimiento desde la vista de cada evaluación activa.