Die Einwilligungs-E-Mail bei Kickscale gewährleistet die Compliance, wenn ein Bot an einem Meeting teilnehmen soll. Diese E-Mail holt mindestens 24 Stunden vor dem Meeting die Aufzeichnungseinwilligung von externen Teilnehmern ein.
Was ist die automatische Einwilligungs-E-Mail?
Wenn ein Meeting mit externen Teilnehmern geplant ist und der Kickscale Notetaker teilnehmen soll, wird eine automatische Einwilligungs-E-Mail versandt:
Diese holt die Einwilligung der Teilnehmer für die Aufzeichnung des Meetings ein
Bei Ablehnung oder Einwilligung werden Sie per Mail informiert.
Wichtig: Lehnt ein Teilnehmer ab, sollten Sie den Notetaker nicht ins Meeting lassen.
Schritte zum Aktivieren oder Deaktivieren der E-Mail
Gehen Sie zu Ihren Workspace-Einstellungen in der Kickscale-Plattform
Navigieren Sie zum Bereich Meeting-Aufzeichnung Einwilligungs-E-Mail
Schalten Sie die Einstellung entweder:
Aktivieren, um E-Mail-Versand sicherzustellen
Deaktivieren, wenn Sie diese Funktion nicht mehr nutzen möchten
Speichern Sie Ihre Änderungen
So funktioniert die E-Mail
Nach Aktivierung wird die automatische E-Mail:
An alle externen Teilnehmer mindestens 24 Stunden vor dem Meeting versandt
Enthält die Option, der Einwilligung zuzustimmen oder abzulehnen
Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über deren Antwort:
Zugestimmt: Der Bot darf am Meeting teilnehmen
Abgelehnt: Sie müssen sicherstellen, dass der Bot nicht teilnimmt
Tipps und Best Practices
Benachrichtigungen prüfen: Überprüfen Sie die Teilnehmerantworten vor Meetingbeginn
Klare Kommunikation: Informieren Sie externe Teilnehmer vorab über Zweck des Bots und der Aufzeichnung
Vorausplanung: Planen Sie Meetings rechtzeitig, um das 24-Stunden-Zeitfenster einzuhalten
Problembehandlung:
Warum wurde die Einwilligungs-E-Mail nicht versandt?
Prüfen Sie, ob die Funktion in den Admin-Einstellungen aktiviert ist
Überprüfen Sie die Korrektheit der E-Mail-Adressen der Teilnehmer
Was tun, wenn ein Teilnehmer nicht antwortet?
Holen Sie manuell die Einwilligung vor dem Meeting ein
Kann ich die Einwilligungs-E-Mail erneut senden?
Aktuell ist kein automatischer Neuversand möglich. Kontaktieren Sie bei Bedarf den Teilnehmer direkt
Benötigen Sie weitere Hilfe? Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie unser Support-Team unter support@kickscale.com