Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mail-Follow-Ups für Meetings einrichten und anpassen
In dieser einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie in den Einstellungen Ihres Notetakers Follow-Up-E-Mails für verschiedene Arten von Meetings einrichten und anpassen können.
Schritte zur Einrichtung und Anpassung von E-Mail-Follow-Ups
Überprüfen Sie zuerst Ihre Benutzerrolle
Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie „Profil bearbeiten“.
Im Dialogfeld sehen Sie Ihre Benutzerrolle im Feld „Rolle“.
Wenn Sie die Benutzerrolle „User“ oder „Admin“ haben:
Schritt 1: Einstellungen öffnen
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben in der Toolbar, um die Einstellungen zu öffnen.
Navigieren Sie zum Tab „Benutzer“.
Schritt 2: Berechtigungen überprüfen
Wenn Sie den Abschnitt „E-Mail-Vorlagen“ sehen, dürfen Sie Vorlagen bearbeiten.
Wenn dieser Abschnitt fehlt, haben Sie keine Berechtigung. In diesem Fall sehen Sie bitte im Abschnitt „Wenn Sie die Benutzerrolle 'Admin' haben“ nach.
Schritt 3 (falls Berechtigungen vorhanden): Vorlagen für unterschiedliche Meeting-Typen hinzufügen
Fügen Sie Vorlagen für verschiedene Meeting-Typen hinzu, wie z. B. Customer Success oder Onboarding-Meetings.
Der Notetaker verwendet automatisch die passende Vorlage nach jedem Meeting und passt diese basierend auf den besprochenen Inhalten an.
Schritt 4 (falls Berechtigungen vorhanden): Automatische Anpassung von E-Mail-Follow-Ups
Bei mehreren Meetings desselben Typs passt der Notetaker die Follow-Up-E-Mails automatisch an die definierten Vorlagen an.
Besprochene Inhalte und die Struktur der Vorlage werden berücksichtigt.
Schritt 5 (falls Berechtigungen vorhanden): Follow-Up-E-Mails anpassen
Wenn Sie mit der automatisch generierten E-Mail nicht vollständig zufrieden sind, können Sie diese anpassen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „E-Mail anpassen“ oben rechts in der E-Mail-Vorlage.
Ändern Sie den Text oder fügen Sie Anweisungen für den Notetaker hinzu, z. B. das Einfügen eines neuen Abschnitts.
Schritt 6: E-Mail Vorlagen kopieren und senden
Klicken Sie auf die Kopieren-Schaltfläche, um die E-Mail zu kopieren.
Fügen Sie die E-Mail in Ihr E-Mail-Programm ein und senden Sie sie direkt an den Empfänger.
Wenn Sie die Benutzerrolle „Admin“ haben:
Schritt 1: Einstellungen öffnen
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben in der Toolbar, um die Einstellungen zu öffnen.
Navigieren Sie zum Tab „Workspace“.
Schritt 2: Überprüfen, ob benutzerspezifische Vorlagen aktiviert sind
Scrollen Sie zum Abschnitt „E-Mail-Vorlagen“.
Hier finden Sie eine Einstellung, mit der Sie benutzerspezifische E-Mail-Vorlagen aktivieren können.
Wenn diese deaktiviert sind, können Benutzer keine eigenen Vorlagen erstellen und sehen den Abschnitt „E-Mail-Vorlagen“ nicht.
Schritt 3: Meeting-Typ-spezifische E-Mail-Vorlagen
Unabhängig davon, ob benutzerspezifische Vorlagen aktiviert sind, können Sie Vorlagen für jeden Meeting-Typ erstellen.
Sind benutzerspezifische Vorlagen aktiviert, werden Meeting-Typ-Vorlagen als Fallback für Benutzer verwendet, die keine Vorlage definiert haben.
Sind benutzerspezifische Vorlagen deaktiviert, gelten die Meeting-Typ-Vorlagen für alle Benutzer.
Schritt 4: Meeting-Typ-spezifische Vorlagen bearbeiten
Navigieren Sie zum Tab „Analyse-Konfiguration“.
Es erscheint eine neue Auswahl an Tabs – klicken Sie auf „Meeting-Typen“.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol oben rechts in der Karte des jeweiligen Meeting-Typs.
Im Dialogfeld wechseln Sie zum Abschnitt „E-Mail-Vorlagen“.
Bearbeiten Sie die Vorlagen für jede Sprache und klicken Sie unten rechts auf „Speichern“.
Fazit
Mit diesen Schritten können Sie Ihre Follow-Up-E-Mails nach Meetings schnell und einfach einrichten und anpassen, sodass sie perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung? Kontaktieren Sie uns unter support@kickscale.com.