In Kickscale gibt es zwei Möglichkeiten, E-Mail-Followup Vorlagen zu verwalten:
1. Zentrale Verwaltung durch den Workspace-Administrator
2. Individuelle Verwaltung durch die Nutzer
In diesem Artikel zeigen wir dir beide Methoden und erklären, wie du die Vorlagen konfigurieren kannst.
1. Zentrale Verwaltung der E-Mail-Vorlagen
Bei dieser Methode werden die E-Mail-Vorlagen zentral vom Workspace-Administrator verwaltet. Die Nutzer können keine eigenen Vorlagen definieren, wodurch einheitliche Followup-E-Mails für alle Meeting-Typen gewährleistet werden.
So richtest du die zentrale Verwaltung der E-Mail-Vorlagen ein:
1. Gehe zu Einstellungen.
2. Wähle Arbeitsbereich > Allgemein aus.
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt E-Mail-Vorlagen.
4. Deaktiviere die nutzerspezifischen Vorlagen.
5. Klicke auf E-Mail-Vorlagen verwalten.
(Du wirst zur Konfigurationsseite der Meeting-Typen weitergeleitet.)
6. Wähle den Meeting-Typ aus, den du bearbeiten möchtest.
7. Klicke auf Bearbeiten und wechsle zum Tab E-Mail-Followup Vorlage.
8. Passe die Vorlage für den ausgewählten Meeting-Typ an.
Vorteile der zentralen Verwaltung:
• Einheitliche Kommunikation für alle Nutzer.
• Spart Zeit, da die Nutzer auf vordefinierte Vorlagen zugreifen können.
2. Nutzerspezifische Verwaltung der E-Mail-Vorlagen
Alternativ kannst du nutzerspezifische E-Mail-Vorlagen aktivieren, wodurch jeder Nutzer eigene Vorlagen für verschiedene Meeting-Typen definieren kann.
So aktivierst du nutzerspezifische E-Mail-Vorlagen:
1. Gehe zu Einstellungen.
2. Wähle Arbeitsbereich > Allgemein aus.
3. Scrolle nach unten zum Abschnitt E-Mail-Vorlagen.
4. Aktiviere die nutzerspezifischen Vorlagen.
So können Nutzer eigene E-Mail-Vorlagen definieren:
1. Der Nutzer sollte zu Einstellungen gehen.
2. Den Benutzer-Tab auswählen.
3. Den Abschnitt E-Mail-Followup Vorlagen suchen.
4. Für einen bestimmten Meeting-Typ eine Vorlage hinzufügen, indem auf Vorlage hinzufügen geklickt wird.
5. Die E-Mail-Vorlage nach den eigenen Vorstellungen anpassen.
Vorteile der nutzerspezifischen Verwaltung:
• Nutzer können Followup-E-Mails individuell gestalten.
• Mehr Flexibilität bei verschiedenen Meeting-Typen.
Tipps und Best Practices
• Wähle die richtige Methode, die zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.
Für standardisierte Kommunikation eignet sich die zentrale Verwaltung. Wenn Flexibilität wichtig ist, empfiehlt sich die nutzerspezifische Option.
• Überprüfe zentrale Vorlagen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell und professionell sind.
• Wenn nutzerspezifische Vorlagen verwendet werden, sollten Nutzer darauf achten, klare, prägnante und ansprechende Vorlagen zu erstellen.
Fehlerbehebung
F: Ich sehe keine Option, um E-Mail-Vorlagen in meinen Einstellungen zu verwalten.
A: Stelle sicher, dass du über die notwendigen Administratorrechte verfügst, um die Arbeitsbereich-Einstellungen zu bearbeiten.
F: Die Nutzer können keine eigenen E-Mail-Vorlagen hinzufügen.
A: Überprüfe, ob die Option für nutzerspezifische Vorlagen in den Arbeitsbereich-Einstellungen aktiviert ist.
Wenn du weitere Fragen hast oder Hilfe benötigst, kontaktiere bitte unser Support-Team unter support@kickscale.com.