Met de Klipboard PPM Scheduler kunt u een PPM-serviceschema maken voor meerdere assets bij meerdere klanten. U kunt ook automatisch taken genereren die indien nodig aan uw teamleden in het veld kunnen worden toegewezen.
Wanneer een PPM-serviceschema voor een asset wordt gemaakt, wordt er voor elke benodigde service een servicerecord aangemaakt op basis van de ingestelde frequentie. Deze servicerecords zijn dan klaar voor voltooiing wanneer de service voor de betreffende asset moet worden uitgevoerd.
Let op: als u een asset hebt met een "PPM Scheduler Service Start"-datum ingesteld in de assetdetails (dit kan individueel of via een bulkimport worden ingesteld, zoals hieronder weergegeven), wordt de frequentie van de service berekend op basis van die datum en niet op basis van de datum die u in de PPM Scheduler invoert.
Activa zonder een ingestelde servicedatum in de PPM Scheduler gebruiken de datum die is ingevoerd in de PPM Scheduler.
Ga naar secties:
Maak een PPM-serviceschema.
Om een PPM-serviceschema te maken, navigeert u naar Asset Management en selecteert u het tabblad PPM Scheduler.
Hier kunt u de frequentie van uw schema beschrijven en de activa selecteren die in het schema worden geplaatst.
Titel - Dit is de naam die aan het PPM-schema wordt gegeven. Deze beschrijving geeft elk van de servicerecords in de reeks een naam. Dit kan per servicerecord worden bijgewerkt.
Service herhalend elke - U kunt kiezen voor de herhaling van de servicerecords om de x aantal dagen, weken, maanden en jaren, d.w.z. elke 3 maanden vanaf de datum van de eerste service.
Verzend e-mailherinnering vooraf - Hier kunt u kiezen hoe lang van tevoren uw klanten op de hoogte worden gesteld van aankomende assetservices. Klik hier voor meer informatie over geautomatiseerde e-mails over assetservices.
Servicedatum en -tijd - De datum en tijd van de eerste servicedatum. *Let op: als u een asset heeft met een "PPM Scheduler Service Start"-datum ingesteld in de assetdetails (dit kan individueel of via een bulkimport worden ingesteld), wordt de terugkerende servicefrequentie berekend op basis van die datum en niet op basis van de datum die u in de PPM Scheduler invoert. Assets zonder ingestelde PPM Scheduler Service-datum gebruiken de datum die in de PPM Scheduler is ingevoerd.
Stopdatum - De datum waarop het schema eindigt. U kunt doorlopende assetservices plannen voor maximaal 5 jaar.
Opmerkingen - Alle relevante opmerkingen met betrekking tot het geplande onderhoudsschema kunnen hier worden opgenomen voor toekomstig gebruik.
Asset selecteren voor toewijzing aan PPM-schema
Zodra u uw schema hebt ingesteld, kunt u selecteren welke assets u wilt opnemen. Er zijn verschillende filters in elke kolom, waarmee u het assetraster kunt filteren op specifieke assets, klanten, locaties, enz.
Zodra u hebt gefilterd op de assets waarop u het PPM-schema wilt toepassen, kunt u alle assets op een afzonderlijke pagina selecteren, assets op meerdere pagina's selecteren en/of alle assets uit die gefilterde selectie selecteren.
Zodra u hebt besloten welke activa u wilt opnemen, klikt u eenvoudig op de knop 'Opslaan' rechtsonder in het scherm.
U ontvangt een melding dat uw PPM wordt verwerkt. Zodra Klipboard de planning heeft verwerkt, ontvangt u een e-mail ter bevestiging dat de PPM-serviceplanning nu actief is voor die activa en dat de servicerecords die moeten worden voltooid, voor die activa zijn aangemaakt volgens de ingestelde frequentie.
Automatisch taken aanmaken (optioneel)
Zodra u de activa hebt geselecteerd die aan uw geplande onderhoudsschema zijn gekoppeld, kunt u ervoor kiezen om automatisch niet-toegewezen taken te genereren om deze activaservices uit te voeren door op het gemarkeerde gedeelte hieronder te klikken.
Taaknaam – Dit is de naam van de taak zoals deze wordt weergegeven in de takenlijst van uw mobiele teamlid.
Categorieën – Bij het aanmaken van een taak kunt u een of meer categorieën selecteren door de gewenste categorieën te selecteren in het dropdownmenu. Om een extra categorie toe te voegen, klikt u op het plusteken naast Categorieën, voert u de naam van de nieuwe categorie in het zijmenu in en klikt u op Opslaan. De categorie is nu beschikbaar voor selectie. Categorieën zijn een filterbare optie in alle taakrasters.
Klantcontactpersoon – Hier kunt u de klantcontactpersoon selecteren die aan de taak is gekoppeld door te klikken op het beschikbare dropdownmenu en de betreffende contactpersoon te selecteren als deze al op het Klipboard staat. U kunt de klantcontactgegevens bewerken door te klikken op het penpictogram of een nieuwe klantcontactpersoon toevoegen door te klikken op het + pictogram en de vereiste gegevens in te voeren in het zijmenu. Taaknotities – Hier kunt u belangrijke taaknotities voor de buitendienstmedewerker achterlaten. Deze notities kunnen maximaal 4000 tekens lang zijn, wat overeenkomt met een A4-pagina. U kunt een gestandaardiseerde sjabloon maken die als basis dient wanneer een nieuwe taak wordt aangemaakt door te klikken op Sjabloon instellen. Taaknotities kunnen ook worden weergegeven in de PDF-uitvoer van uw workflowformulieren.
Klantordernummer – Hier kunt u uw klantordernummer toevoegen, zodat dit aan de betreffende taak wordt gekoppeld. Houd er rekening mee dat dit niet is gekoppeld aan inkooporders die zijn aangemaakt in de sectie Boekhouding van Klipboard.
Taak automatisch aanmaken vóór de PPM-vervaldatum – Hier kunt u instellen hoe ver van tevoren u uw taken wilt aanmaken. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw taak twee weken voor de levering wordt aangemaakt, voer dan 14 dagen in het daarvoor bestemde vakje in.
Klantcontract – Als u contracten in Klipboard hebt aangemaakt, kunt u de betreffende taak aan een contract koppelen door het gewenste contract te selecteren in het dropdownmenu.
Mobiele Workflowformulieren
Let op: Voor elke taak die u uitvoert via de mobiele Klipboard-app moet minimaal één Workflowformulier worden ingevuld.
Formulier of Formuliergroepen selecteren* – Hier kunt u kiezen uit individuele formulieren of een vooraf bepaalde groep formulieren, specifiek voor de taak. U kunt dit doen door te kiezen uit het dropdownmenu Formuliergroep of door het/de benodigde formulier(en) voor de taak te selecteren uit uw lijst met gepubliceerde workflowformulieren. Door de optie Verplicht aan te vinken, kunnen mobiele teamleden de taak niet voltooien tenzij het verplichte workflowformulier is ingevuld. Klik hier voor meer informatie over formuliergroepen.
Formulieren zoeken – Als u de naam weet van het formulier dat u aan de taak wilt toevoegen, kunt u ernaar zoeken met behulp van de zoekbalk.
Er is geen limiet aan het aantal workflowformulieren dat u aan een taak kunt koppelen. Klik hier voor een video over het maken van Workflowformulieren op Klipboard.
Producten en diensten
Op het tabblad Producten en diensten kunt u producten en diensten uit uw inventaris aan de opdracht koppelen, nieuwe inventarisartikelen toevoegen en offertes aan de opdracht toevoegen of verwijderen. Onderaan de pagina vindt u een financieel overzicht van de opdracht.
Let op: dit is alleen van toepassing als u onze functie Offertes en facturen als onderdeel van uw abonnement hebt.
Artikel toevoegen - U kunt producten/diensten uit uw inventaris aan de opdracht toevoegen door op de knop Artikel toevoegen te klikken en de product-/dienstnaam te selecteren in het dropdownmenu. Als het product/de dienst nog niet in uw inventaris is opgeslagen, kunt u deze handmatig toevoegen.
Financiële specificatie - Onderaan het scherm ziet u de financiële specificatie van de betreffende opdracht. Dit omvat de totale kosten, totale verkoop, btw en het totaal verschuldigde bedrag. Deze bedragen worden berekend op basis van de cijfers die aan de bovenstaande posten zijn gekoppeld. Mochten er posten worden verwijderd, dan worden de cijfers opnieuw berekend.
Let op: alleen producten vereisen een productcode; diensten hebben geen code nodig. Voor meer informatie over het inventarisgedeelte klikt u hier.
Foto's en documenten van de opdracht
Op het tabblad Foto's en documenten van de opdracht kunt u zoveel PDF-documenten en foto's aan de opdracht toevoegen als u nodig hebt, zodat uw buitendienstmedewerker deze in de app kan bekijken wanneer ze met de app zijn gesynchroniseerd.
Vink eenvoudig de vakjes aan voor de PDF-documenten en foto's die u aan de opdracht wilt toevoegen.
Documenten zoeken - Met de zoekbalk kunt u zoeken in alle documenten die u op Klipboard hebt opgeslagen. Klik hier voor meer informatie over het opslaan van documenten op Klipboard.
Document uploaden - U kunt documenten vanaf uw computer uploaden door op de knop 'Documenten uploaden' te klikken. Houd er rekening mee dat alleen PDF-, JPG-, GIF- en PNG-bestanden zijn toegestaan en dat de maximale bestandsgrootte 10 MB is. Als u een Word- of Excel-bestand nodig hebt, sla de bestanden dan op als PDF voordat u ze uploadt.
Documentspecificatie - Onderaan het scherm ziet u de documentspecificatie voor de betreffende opdracht. Deze bevat de documentnaam, de bijbehorende klant, het bestandstype en de categorie.
Er is geen limiet aan het aantal documenten en foto's dat u aan een opdracht kunt koppelen. Klik hier voor meer informatie over documenten.
zichtbaar zijn in het raster 'Niet-toegewezen taken' en in de planner, zoals hieronder weergegeven:
