Een nieuwe taak aanmaken
Taken kunnen worden aangemaakt voor uw mobiele teamleden en ingepland voor specifieke data en tijden. Deze taken worden vervolgens verzonden naar de teamleden in het veld, die ze vanuit de cloud synchroniseren met de mobiele Klipboard-app, zodat ze weten waar ze naartoe moeten en wanneer. Reactieve taken kunnen ook worden aangemaakt en toegewezen, maar niet ingepland, om te worden voltooid wanneer dat nodig is.
U kunt een nieuwe taak aanmaken op het webdashboard door te navigeren naar Taken > Nieuwe taak, Klanten > Selecteer de betreffende klant > Nieuwe taak of door op de knop Snel maken + linksboven in het menu van uw webdashboard te drukken.
Alle taken bestaan uit een combinatie van de onderstaande informatie, waarvan sommige verplicht zijn.
Ga naar secties
Algemene informatie
De algemene taakinformatie bevat algemene informatie, specifiek voor de betreffende taak, zoals de klant, locatie, enz.
Informatie die al in Klipboard staat, kan worden geselecteerd uit de beschikbare dropdownmenu's. Als de gewenste informatie nog niet aan Klipboard is toegevoegd, kan deze worden toegevoegd aan elke sectie met het +symbool zichtbaar.
Zie de onderstaande lijst met opties. Elke optie gemarkeerd met een * is verplicht en vereist om de taak aan te maken. Zodra alle verplichte informatie aan de taak is toegevoegd, kunt u de taak op elk gewenst moment aanmaken door op de knop Opslaan en voltooien onder aan het scherm te klikken.
Taaknaam* – Dit is de naam van de taak zoals deze wordt weergegeven in de takenlijst van uw mobiele teamlid.
Categorieën* – Bij het aanmaken van een taak kunt u een of meer categorieën selecteren door de gewenste categorieën te selecteren in het dropdownmenu. Om een extra categorie toe te voegen, klikt u op het plusteken naast Categorieën, voert u de naam van de nieuwe categorie in het zijmenu in en drukt u op Opslaan. De categorie is nu beschikbaar voor selectie. Categorieën zijn een filteroptie in alle taakrasters.
Taakvervaldatum – Hier kunt u de datum en tijd invoeren waarop uw taken moeten worden gestart of voltooid. Het invoeren van een taakvervaldatum heeft geen invloed op de geplande data.
Klantordernummer – Hier kunt u uw klantordernummer invoeren, zodat dit aan de betreffende taak wordt gekoppeld. Houd er rekening mee dat dit niet is gekoppeld aan inkooporders die zijn aangemaakt in de sectie Boekhouding van Klipboard.
Klant* – Hier kunt u de klant selecteren waarvoor de opdracht is bestemd door op de beschikbare vervolgkeuzelijst te klikken en de klant te selecteren. Als deze al op Klipboard staat, kunt u de klantgegevens bewerken door op het penpictogram te klikken of een nieuwe klant toevoegen door op het + pictogram te klikken en de vereiste gegevens in te voeren in het zijmenu.
Locatie* – Zodra een klant zoals hierboven is geselecteerd, wordt de optie Locatie beschikbaar en wordt de hoofdlocatie standaard ingevuld. Hier kunt u de locatie selecteren waar de opdracht moet worden uitgevoerd door op de beschikbare vervolgkeuzelijst te klikken en de gewenste locatie te selecteren. Als deze al op Klipboard staat, kunt u de locatiegegevens bewerken door op het penpictogram te klikken of een nieuwe locatie toevoegen door op het + pictogram te klikken en de vereiste gegevens in te voeren in het zijmenu.
Opmerkingen opdracht – Hier kunt u belangrijke opmerkingen voor de buitendienstmedewerker achterlaten. Deze kunnen maximaal 4000 tekens lang zijn, wat overeenkomt met een A4-pagina. U kunt een gestandaardiseerde sjabloon maken die als basis wordt gebruikt wanneer een nieuwe opdracht wordt aangemaakt door te klikken op Sjabloon instellen. Taaknotities kunnen ook worden weergegeven in de PDF-uitvoer van uw workflowformulieren.
Klantcontractovereenkomst – Als u contracten hebt ingesteld op Klipboard, kunt u de betreffende taak aan een contract koppelen door het gewenste contract te selecteren in het dropdownmenu.
Klantcontactpersoon – Hier kunt u de klantcontactpersoon selecteren die aan de taak is gekoppeld door te klikken op het dropdownmenu en de betreffende contactpersoon te selecteren als deze al in Klipboard staat. U kunt de klantcontactgegevens bewerken door te klikken op het penpictogram of een nieuwe klantcontactpersoon toevoegen door te klikken op het + pictogram en de vereiste gegevens in te voeren in het zijmenu.
Let op: binnen de optie Klantcontactpersonen kunt u relevante taakcommunicatie voor de contactpersoon selecteren. Deze communicatieopties worden hieronder weergegeven:
Onder de algemene taakinformatie bevinden zich 6 tabbladen, waarvan sommige pas beschikbaar zijn nadat de verplichte selecties in de algemene taakinformatie zijn bijgewerkt. De betreffende tabbladen zijn:
Van de 6 hierboven weergegeven tabbladen bevat alleen het tabblad Workflowformulieren verplichte elementen voor het aanmaken van een taak.
Taken inplannen en toewijzen
Dit gedeelte bevat belangrijke informatie over de planning van de betreffende taak. Vanuit hier kunt u de agenda van de toegewezen mobiele teamleden bekijken in week- of maandweergave, of de agenda indien nodig alleen met kantooruren weergeven.
Teamlid(en) toewijzen – In deze vervolgkeuzelijst kunt u kiezen aan wie u de taak wilt toewijzen uit een lijst met uw actieve teamleden.
Communicatie – Door de optie 'SMS-melding voor geplande taken naar klant sturen' op 'Ja' te zetten, kunt u sms-herinneringen sturen naar klanten voor aankomende geplande taken. Let op: sms-meldingen zijn momenteel beschikbaar in de VS, Canada, het VK en Ierland met ons Professional-abonnement. Voor andere landen kunt u contact met ons opnemen via de chatfunctie. Klik hier voor meer informatie.
Agenda – Door te klikken op de gewenste datum en tijd voor de taak kunt u de taak plannen voor het toegewezen teamlid. Als u de taak plant, verschijnt er een zijbalk waarin u de start-/einddatum en start-/eindtijd kunt opgeven. U kunt van deze taak een terugkerende taak maken door de duur en frequentie van de herhaling in te stellen (het aantal dagen, weken, maanden, jaren) en de frequentie van de herhaling (dag, week, 2 weken, 3 weken, 4 weken, 1 maand, drie maanden, zes maanden, jaar).
Supportteam toevoegen
Omdat je Teams hebt als onderdeel van je Klipboard-abonnement, krijg je de mogelijkheid om een supportteam toe te voegen (let op: de optie voor supportteams wordt alleen weergegeven als de taak niet terugkerend is).
We voeren een aantal slimme achtergrondalgoritmes uit en bepalen wie beschikbaar is op basis van de datum en tijd die je voor de taak hebt gekozen. Dit zorgt ervoor dat je supportteamleden niet kunnen worden ingepland voor taken wanneer ze al zijn toegewezen aan een andere taak met dezelfde datum en tijd.
Beschikbare Support Teamleden worden weergegeven en kunnen als Support Teamlid aan de taak worden toegewezen. Lees het volgende artikel voor meer informatie over Teams.
Workflowformulieren
Workflowformulieren zijn digitale formulieren die speciaal zijn gemaakt voor mobiele teamleden om te gebruiken in hun Android- of iOS Klipboard-apps. Deze formulieren kunnen van alles zijn, van industriestandaardcertificaten tot op maat gemaakte werkbonnen van het bedrijf. Klik hier voor meer informatie over de mobiele workflowformulierbouwer.
Let op: Voor elke taak die wordt uitgevoerd in de mobiele Klipboard-app, moet minimaal één workflowformulier worden ingevuld.
Mobiele Workflowformulieren
Formulier of Formuliergroepen selecteren* – Hier kunt u kiezen uit individuele formulieren of een vooraf bepaalde groep formulieren, specifiek voor de betreffende taak. U kunt dit doen door te kiezen uit het dropdownmenu Formuliergroep of door het/de formulier(en) te selecteren die nodig zijn voor de taak in uw lijst met gepubliceerde workflowformulieren. Door de optie Verplicht aan te vinken, kunnen mobiele teamleden de taak niet voltooien tenzij het verplichte workflowformulier is ingevuld. Klik hier voor meer informatie over formuliergroepen.
Kopiëren van vorige: Hier heeft u toegang tot de workflowformulieren van eerder voltooide taken. Een kopie van het ingevulde verplichte workflowformulier dat bij de vorige taak is ingevuld, wordt gedownload naar het apparaat van de mobiele teamleden, waar ze het naar wens kunnen bewerken en bijwerken. Dit wijzigt geen gegevens in het workflowformulier dat aan de vorige taak is gekoppeld.
Formulieren zoeken – Als u de naam weet van het formulier dat u aan de taak wilt toevoegen, kunt u ernaar zoeken met behulp van de zoekbalk.
Er is geen limiet aan het aantal workflowformulieren dat u aan een taak kunt koppelen. Klik hier om een video te bekijken over het maken van workflowformulieren op Klipboard.
Producten en diensten
Op het tabblad Producten en diensten kunt u producten en diensten uit uw inventaris aan de opdracht koppelen, nieuwe inventarisartikelen toevoegen en offertes aan de opdracht toevoegen of verwijderen. Onderaan de pagina vindt u een overzicht van de financiële gegevens die aan de opdracht zijn gekoppeld.
Let op: dit is alleen van toepassing als u onze functie Offertes & Facturen als onderdeel van uw abonnement hebt.
Gekoppelde offerte & onderwerp – Hier kunt u een offerte uit het gedeelte Offertes van Klipboard koppelen aan de betreffende opdracht door het offertenummer te selecteren in de keuzelijst. Hierdoor worden alle producten en diensten die aan de offerte zijn gekoppeld, naar de opdracht gehaald en wordt het offerteonderwerp in de onderwerpbalk ingevuld. Om de offerte uit de opdracht te verwijderen, klikt u op de knop Offerte verwijderen.
Artikel toevoegen – U kunt producten/diensten uit uw inventaris aan de opdracht toevoegen door te klikken op de knop Artikel toevoegen en de product-/dienstnaam te selecteren in het keuzemenu. Als het product/de dienst nog niet in uw inventaris is opgeslagen, kunt u deze handmatig toevoegen.
Gekoppelde producten/diensten – Alle producten/diensten die aan de opdracht zijn gekoppeld, worden hier weergegeven met productcode, product-/dienstnaam, omschrijving, rekeningcode, btw-bedrag, aantal, eenheidskosten, eenheidsverkoop en ID.
Financiële specificatie – Onderaan het scherm ziet u de financiële specificatie voor de betreffende opdracht. Dit omvat de totale kosten, totale verkoop, belasting en het totaal verschuldigde bedrag. Deze bedragen worden berekend op basis van de cijfers die aan de bovenstaande posten zijn gekoppeld. Mochten er posten worden verwijderd, dan worden de cijfers opnieuw berekend.
Let op: Alleen producten vereisen een productcode, diensten niet. Klik hier voor meer informatie over de inventaris.
Foto's en documenten van de opdracht
Op het tabblad Foto's en documenten van de opdracht kunt u zoveel PDF-documenten en foto's aan de opdracht toevoegen als u nodig hebt. Uw buitendienstmedewerker kan deze dan in de app bekijken wanneer ze gesynchroniseerd zijn met de app.
Vink eenvoudig de vakjes aan voor de PDF-documenten en foto's die u aan de opdracht wilt toevoegen.
Documenten zoeken – Met de zoekbalk kunt u zoeken in alle documenten die u op Klipboard hebt opgeslagen. Klik hier voor meer informatie over het opslaan van documenten op Klipboard.
Document uploaden – U kunt documenten uploaden vanaf uw desktop door te klikken op de knop 'Documenten uploaden'. Houd er rekening mee dat alleen PDF-, JPG-, GIF- en PNG-bestanden zijn toegestaan en dat de maximale bestandsgrootte 10 MB is. Als u een Word- of Excel-bestand nodig heeft, sla de bestanden dan op als PDF voordat u ze uploadt.
Documentspecificatie – Onderaan het scherm ziet u de documentspecificatie voor de betreffende opdracht. Deze bevat de documentnaam, de bijbehorende klant, het bestandstype en de categorie.
Er is geen limiet aan het aantal documenten en foto's dat u aan een opdracht kunt koppelen. Klik hier voor meer informatie over documenten.
Gepland onderhoud
Het tabblad Gepland onderhoud toont de activa die aan onderhoud toe zijn voor de geselecteerde klant. Lees het volgende artikel hier voor informatie over het aanmaken van taken voor Gepland Preventief Onderhoud.
Om het activum te selecteren waaraan u gepland onderhoud wilt uitvoeren, vinkt u eenvoudigweg het vakje aan de rechterkant van het scherm aan dat bij het betreffende activum hoort. Alleen activa die in een PPM-schema zijn opgenomen, kunnen worden geselecteerd. Klik hier voor informatie over het instellen van een PPM-schema.
Activumnaam - De naam die aan het activum is gegeven.
Serienummer - Het serienummer dat aan het activum is gekoppeld.
PPM-schema - De naam van het PPM-schema dat aan het activum is gekoppeld.
Servicetype - Het servicetype dat aan dit activum is gekoppeld.
Laatste reactieve service - De datum van de laatste reactieve service die aan het activum is uitgevoerd.
Laatste geplande service - De datum van de laatste service die aan de klant is uitgevoerd.
Volgend gepland onderhoud - De datum van de volgende geplande service voor het activum. Herinnering verzonden – geeft aan of er een herinnering is verzonden met betrekking tot de Asset Service. Houd er rekening mee dat meldingen worden verzonden naar de contactpersoon die aan de Asset is gekoppeld, niet naar de contactpersoon die aan de klant is gekoppeld. Klik hier voor meer informatie over herinneringen voor Asset Service.
Reactief onderhoud
Het tabblad Reactief onderhoud toont u alle activa op de locatie van de klant, waarop u de juiste activa voor reactief onderhoud kunt zoeken en selecteren. Lees het volgende artikel hier voor informatie over het aanmaken van taken voor reactief onderhoud.
Reactief onderhoud kan worden uitgevoerd op alle activa die aan de klant zijn gekoppeld.
Naam van het activum - De naam die aan het activum is gegeven.
Serienummer - Het serienummer dat aan het activum is gekoppeld.
Locatie van het activum - De locatie die aan het activum is gekoppeld.
Activumnummer van de klant - Het activanummer van de klant dat aan het betreffende activum is gekoppeld.
Laatste geplande servicebeurt - De datum van de laatste geplande servicebeurt voor het activum.
Volgende geplande servicebeurt - De datum van de volgende geplande servicebeurt voor het activum.
Laatste reactieve servicebeurt - De datum van de laatste reactieve servicebeurt voor het activum.
Zodra u alle relevante elementen voor de betreffende taak hebt geselecteerd, kunt u op Opslaan en voltooien klikken. De taak wordt dan opgeslagen in de map 'Toegewezen taken' 😁.