Onze e-mailherinneringen voor de activaservice van onze cliënten kunnen worden aangepast om ervoor te zorgen dat u de boodschap overbrengt die u wilt overbrengen. Ze kunnen worden ingesteld voor een specifieke frequentie en contact, zodat uw cliënt op de hoogte wordt gehouden van aankomende diensten voor zijn activa.
Ga naar secties:
E-mailherinneringen voor activadiensten aanpassen
Om de e-mailherinnering voor activadiensten die naar uw klant wordt verzonden aan te passen, gaat u naar Instellingen > E-mail > Scrol omlaag naar Activaherinneringen. U kunt de onderwerpregel en de berichttekst bijwerken door de aangepaste tekst in de betreffende velden te typen.
U kunt ook extra variabelen gebruiken, zoals 'bedrijfsnaam', 'activanaam', enz. door de optie 'hier' te selecteren. Er verschijnt dan een lijst met variabeleopties. Kopieer en plak de variabelenaam in het e-mailbericht.
Frequentie/schema instellen voor geautomatiseerde e-mailherinneringen voor activaservice
De frequentie of het schema voor de geautomatiseerde e-mailherinneringen voor activaservice wordt ingesteld wanneer u een PPM-schema voor de geselecteerde activa van de klant maakt.
Ga naar Activabeheer > PPM-planner
Klipboard verstuurt slechts één e-mail naar één contactpersoon (de contactpersoon die bij het activum hoort) voor de onderhoudsherinnering. De e-mailherinnering wordt alleen vóór de volgende onderhoudsdatum verzonden, afhankelijk van hoe ver van tevoren u de herinnering instelt bij het aanmaken van een PPM-schema (klik hier om te bekijken hoe u een PPM-schema voor een activum maakt).
Bijvoorbeeld: Activum 1234 moet op 10 november 2019 worden onderhouden en u hebt de herinnering ingesteld om 4 weken eerder te worden verzonden, dan wordt er één herinnering verzonden op 10 oktober 2019.
Activa die recent zijn aangemaakt en een onderhoudsdatum in het verleden hebben of binnenkort moeten worden verzonden
Voor uw klanten die binnenkort een onderhoudsdatum hebben en u hebt hun PPM-schema voor het activum vandaag pas ingesteld, zijn er een aantal variabelen waarmee u rekening moet houden:
Voorbeeld: als u onlangs een activum hebt geïmporteerd of aangemaakt en de herinnering hebt ingesteld om 4 weken van tevoren te worden verzonden, ontvangen ze de herinnering alleen als er meer dan 4 weken voor hun onderhoudsdatum liggen.
Als u onlangs een asset hebt geïmporteerd of aangemaakt en de herinnering vier weken van tevoren hebt ingesteld, maar de volgende onderhoudsdatum over twee weken is, dan ontvangt u geen herinnering.
Dit geldt ook voor assets die u onlangs hebt geïmporteerd of aangemaakt en waarvoor een volgende onderhoudsbeurt moet worden uitgevoerd en de datum in het verleden ligt. Omdat u de asset pas onlangs op het platform hebt geïmporteerd/aangemaakt en de assetplanning er vandaag voor hebt ingesteld, zal het systeem niet registreren dat er een onderhoudsherinnering moet worden verzonden.